Контроль выставления счетов клиентам

1'ис. 44. Алгоритм контроля выставления и оплаты счетов по договорам комплексного обслуживания корпоративного автопарка

Так, работник отдела маркетинга и продаж, отвечающий за исполнение заключенного договора, на периодической основе и в соответствии с усло-ииями договора должен подготовить проект счета и после необходимой об­работки передать его в финансово-экономический отдел на проверку.

Финансово-экономический отдел, в свою очередь осуществляя финан­совый контроль, должен проверить соответствие проекта счета действу­ющим регламентным процедурам и условиям договора. Финансовый конт­ролер должен обратить внимание на правильность указания в проекте счета i юмера договора, кода услуги, кода доходной статьи бюджета, центра ответ­ственности и других обязательных реквизитов счета.

В случае если поступивший документ соответствует установленным тре­бованиям бюджетного и финансового учета, он направляется в бухгалтерию для окончательного оформления — подписания и скрепления печатью орга­низации. После оформления счет передается клиенту, а сведения о номере, сумме, дате и т.д. — курирующему клиента менеджеру из отдела маркетинга и продаж.

11собходимо отметить, что в случае определенного заключенным догово­ром порядка проведения оплаты, например когда клиент по договору дол­жен осуществлять платежи за услуги автодилера до 10 числа каждого месяца, процедура подготовки, оформления и выставления счета должна быть четко отлажена, чтобы избежать задержек с перечислением уже запланированных средств па счета автодилерской компании. Для лого в регламентах и ин­струкциях для ИСПОЛНИТелеЙ должны быть детально прописаны нес опера

ции и сроки их выполнения. Так, если счет должен быть выставлен к опре­деленной дате, а на его подготовку и проверку финансовыми службами ком­пании отпущено два дня (см. рис. 44), то менеджер отдела маркетинга и продаж должен подготовить и передать в финансово-экономический отдел проект счета не позднее чем за два дня до предполагаемой даты его передачи в оформленном виде клиенту.

В свою очередь мониторинг и бюджетный контроль поступлений по вы­ставленным счетам также должен осуществляться на основе регламентации и распределения ответственности. Для безналичных расчетов на основе бан­ковской выписки ежедневно формируются сведения о поступивших на рас­четные счета суммах, учет которых ведется в привязке к выставленным сче­там и договорам. Благодаря такой связи между документами фактические поступления могут быть распределены далее финансовым контролером по объектам управленческого учета на основе тех бюджетных реквизитов, кото­рые устанавливались и определялись в отношении соответствующего счета еще на стадии его подготовки менеджером. Таким образом, специалист фи­нансово-экономической службы, имея подтверждение из бухгалтерии об оплате клиентом счета, может сам контролировать фактическое исполнение бюджетов поступлений денежных средств в разрезе требуемого анализа: до­говоров, номенклатуры услуг, центров ответственности, статей бюджета и т.д.

Менеджер отдела маркетинга и продаж на основе такой связки расчетно-платежных документов и поступивших платежей имеет возможность конт­ролировать состояние расчетов с клиентом и предпринимать соответству­ющие меры, например инициировать претензионную работу по договору оказания услуг.

Связав все описанные операции по подготовке, выставлению и оплате счетов на основе регламентов, финансовые службы, осуществляющие бюд­жетный контроль, получают возможность проводить оперативный монито­ринг исполнения плановых показателей. Еще одним важным результатом такой работы является возможность краткосрочного прогнозирования ве­личины и сроков поступлений по выставленным счетам. Как будет показано далее, данные прогноза используются для управления ликвидностью и упо­рядочения финансовых потоков компании (табл. 78).

Контроль расходов в процессе соответствующей обработки и оплаты сче­тов поставщиков автомобилей и услуг и подрядчиков можно разделить на следующие основные комплексы:

• оперативное (ежедневное, месячное, квартальное) планирование и про­гнозирование движения денежных средств компании;

• обработка поступивших на оплату счетов подрядчиков и поставили ков на основе регламентных бюджетных процедур и отслеживание их оплаты. Для адекватного планирования достаточности денежных средств ИСПОЛЬ

зуется график движения денежных средств, составляемый на основе данных О прогнозируемых поступлениях и запланированных платежах (см. табл. 78). Такой отчет, по сути, является детализированной копией плана движения денежных средств компании-автодилера (см. главу 2),

Краткосрочное планирование, с одной стороны, позволяет учитывать па
раметр...... условия уже заключенных и непо(ред< гненно готовящих) и i n

лючению договоров, а с другой — дает возможность дополнительно про-нализировать текущие результаты финансово-хозяйственной деятельности точки зрения выполнения годовых и перспективных бюджетов и программ, также управлять ликвидностью и достаточностью денежных средств для существления различных расходов.

В основе составления такого графика лежит прогнозирование финансо­во состояния компании-автодилера и ее ликвидности с помощью опреде-ения величин и сроков возникновения ожидаемых поступлений и плате­жи. В нашем примере, приведенном в табл. 78, график составлен на один есяц с разбивкой по неделям. Краткосрочное прогнозирование сроков и бъемов платежей осуществляется в соответствии как с условиями уже за-л юченных договоров, проектов договоров, по которым расчеты ожидаются планируемом периоде, так и данными статистики прошлых периодов.

Основываясь на общей прогнозируемой величине платежей за год, фи-ансовый менеджер проверяет соответствие утвержденному годовому пока-1телю расходов денежных средств. В нашем случае полученная величина олыпе запланированной в годовом бюджете, и прежде чем согласовать ее и ключить в утверждаемый график движения денежных средств, финансо-1.1 и контролер должен проанализировать причины выявленного несоответ-твия, а результаты доложить руководству.

Далее на основе согласованных величин поступлений и платежей финан-ОВЫЙ менеджер определяет предельные сроки оплаты полученных счетов т контрагентов — самый ранний и самый поздний в зависимости от условий oi опора и требуемого уровня ликвидности компании. Если компания раз-МЩает свободные денежные средства в ликвидные финансовые инстру-iciiTbi, то при такой политике экономически целесообразно оплачивать чета как можно позже, не отвлекая их из высокоэффективных активов и ри этом не нарушая условий заключенных договоров и приоритетности латежей.

Кроме того, финансовый работник проверяет прогнозируемую величину латежей, чтобы иметь достаточно свободных денежных средств для оплаты ^обходимой суммы. В нашем примере в результате планирования финан-ОВЫЙ менеджер выявил «кассовый разрыв» на второй рабочей неделе ян-аря (см. табл. 78).

Устранять обнаруженные «кассовые разрывы» рекомендуется с помощью ледующего алгоритма действий:

1) i фоработать с приносящими доход подразделениями (отделом марке-

.... а и продаж, отделом сервисного обслуживания автомобилей) возмож-

[рСТЬ оплаты клиентами услуг автодилера в более ранние сроки;

2) определить с менеджерами договоры, оплата по счетам которых пла-[Ируется на период с «кассовым разрывом», и возможность переноса оплаты щ более поздний срок;

3) рассчитать целесообразность привлечения заемных ресурсов или про-ажи части активов для финансирования планирующегося недостатка сво-одных денежных средств.

Далее при поступлении счетов на оплату из подразделений осуществля­йся бюджетный КОНТРОЛЬ. На рис. 45 представлен обобщенный алгоритм

[роведения бюджетного контроля выставленных автодилеру счетов и после

п. соответствия счета условиям договора

1.1U. ^Исправление замечаний

заявки на

Эо21

(1:

1.6. Запрос разрешения у ' распорядителя бюджетных средств на финансирование превышения бюджета

' 1.4.11роведение бюджетного контроля поступившей заявки,

1.5. Включение заявки в реестр платежей

Включение внепланово! заявки в реестр платежей

1.8. Проверка платежей на следующий день

1.9.Возврат документа с замечаниями

sa||

б

1.14. Учетсведений о платежах по счетам

1.11. Уведомление

< «ботка и учет полученных выписок

платежных поручений

менеджеров

и контролеров

о переносе срока

Да

оплаты и его причинах

J --------------

Рис. 45. Схема бюджетного контроля оплаты полученных счетов

дующей их оплаты. Последовательность контроля перечисления денежных средств предполагает разграничение функций и операций между исполни­телями в структурных подразделениях, финансовыми контролерами и бух­галтерией, выполняющей подготовку платежных поручений и обработку банковских выписок.

Менеджер, курирующий договор, получает счет от поставщика или под­рядчика. Так, например, счет может выставляться сторонней организацией, выполняющей техническое обслуживание инженерного оборудования и убо-рочно-очистные (клининговые) работы на объектах дилерской компании по договору, который курирует техническая служба компании. В свою очередь техническая служба по установленным инструкциям обязана в регламентные сроки проверить, соответствуют ли сумма счета и сроки его выставления усло-ниям договора. Если получен счет на оплату аванса, то менеджер проверяет правильность суммы и сроков оплаты. Если же счет, например, выставлен по факту выполненных работ, менеджер должен проверить, все ли условия дого­вора соблюдены в части выполненных работ, оказанных услуг. Иными сло­нами, выясняется наличие соответствующим образом оформленных актов и накладных. В случае выявления несоответствий счет возвращается подряд­чику для исправления. Правильно оформленный счет направляется далее в фи нансовые службы для прохождения бюджетного контроля, где осуществля­ется его проверка на соответствие плану платежей.

П роверка поступивших в финансово-экономический отдел счетов также касается наименований статей бюджета, на которые должна быть отнесена сумма платежа. При ожидаемом превышении утвержденных бюджетных ли­митов можно использовать следующий порядок действий. Структурные подразделения запрашивают одобрение (акцепт) счета у распорядителя бюд­жетных средств должностного лица, которое имеет полномочие на пере­распределение бюджетных лимитов. Как правило, ЭТО финансовый дирек­тор пли руководитель компании.

После проведения всех указанных контрольных процедур счет включа­ется в реестр платежей, который затем утверждается руководством и направ­ляется с приложением соответствующих счетов на оплату в бухгалтерию для подготовки платежных поручений и их передачи в банк. Отметим, что в при­веденном на рис. 45 механизме бюджетного контроля платежей перед оформлением платежных поручений за бухгалтерией закреплена проверка правильности оформления счетов с точки зрения налогового и валютного законодательства. Бухгалтерия проверяет наличие обязательных реквизитов (ИНН, КПП), правильность их оформления и т.д. После проведения плате­жей и получения выписок с расчетных счетов бухгалтерия производит учет фактически оплаченных сумм в соответствующей базе.

На основе данных учета сумм и сроков перевода денежных средств ме­неджер подразделения имеет возможность контролировать исполнение фи­нансовых обязательств по договору с контрагентом, а финансовый контро­лер — отслеживать текущее исполнение расходных статей бюджета и планов компании.

Описанный порядок может дополняться и изменяться в зависимости от функционального распределения полномочий между центрами ответствен­ности автомобильного дилера. Тем не менее установленная последователь­ность разработки и определения возможных оперативных мер позволяет финансовому контролеру управлять ожидаемыми бюджетными показате­лями, а компании — обеспечить финансовую устойчивость и бесперебойное финансирование ее деятельности.

19. Техническая эксплуатация объектов недвижимости, инженерных систем и оборудования автоцентра

Управление технической эксплуатацией объектов автодилерского центра и его оборудованием — важный аспект управления автодилерским бизне сом. Затраты на эксплуатацию зданий, сооружений и различного оборудова­ния не являются превалирующими в структуре себестоимости компании-ав тодилера, между тем несвоевременность проведения планово-предупреди­тельных ремонтных работ увеличивает риск внезапного выхода из строя оборудования и срывов производственных работ по обслуживанию клиен­тов. Возникновение аварийных ситуаций может привести к значительным потерям выручки, недовольству клиентов и потере репутации автодилера.

Избежать этого удается, если компания систематически проводит осмотры конструкций, инженерных сооружений и коммуникаций, заранее выявляя изношенные узлы и элементы, регулярно, в соответствии с норма тивными сроками и степенью аварийности осуществляет их замену п ре монт. В случае возникновения аварийных ситуаций слаженная и регламсп тированная работа служб по их устранению позволит снизить ущерб и в мак симально сжатые сроки устранить последствия.

Таким образом, эффективная организация технической эксплуатации зданий и оборудования позволяет спи ш и, затраты автодилера за счет:

• своевременного проведения ремонта и гехнического обслуживания объ сктов, помещений и оборудования автодилер(кого центра,

• снижения простоев оборудования и постов сервисного центра путем под­держания его в работоспособном состоянии;

• внедрения ресурсосберегающих технологий и энергосберегающего обо­рудования;

• оптимизации затрат на коммунальное и техническое обслуживание на основе конкурсного отбора эксплуатирующей организации и адресного, пообъектного учета расходов энергии.

Комплексный подход к такого рода процессам эксплуатации должен со­стоять из следующих мероприятий и операций, учитывающих особенности бизнеса автодилерского центра (рис. 46):

• техническое обслуживание и санитарное содержание объектов, помеще­ний и торгово-сервисных центров автодилера;

• техническое обслуживание инженерных систем, производственного обо­рудования автодилера;

• обеспечение объектов автодилера коммунальными услугами;

• ремонт оборудования и проведение ремонтных работ на объектах автоди­лера.

Для снижения рисков возникновения аварий и снижения эффективности работы производственного оборудования из-за его неконтролируемого из­носа при организации процесса следует обращать внимание на следующие основные моменты:

• разграничение по центрам ответственности основных мероприятий и операций, выполняемых на основе использования собственных матери­альных, производственных и кадровых ресурсов и осуществляемых внеш­ними исполнителями, привлекаемыми по аутсорсингу, — эксплуатиру­ющими организациями, специализированными компаниями, город­скими коммунальными службами и т.д.;

• функционирование системы диспетчеризации, обеспечивающей единую оперативную координацию информационных потоков между центрами ответственности, собственными и привлеченными исполнителями, кли­ентами, службами и т.д.;

• наличие аварийно-ремонтной службы, обеспечивающей оперативную ликвидацию последствий аварий на срок, достаточный для окончатель­ного восстановления работоспособности и функционирования вышед­шего из строя и пришедшего в негодность оборудования.

Далее рассмотрим особенность регламентации перечисленных на рис. 46 основных направлений бизнес-процесса технической эксплуатации автоди­лерского центра: технического обслуживания и санитарного содержания зданий и помещений, технического обслуживания инженерных систем и производственного оборудования, обеспечения объектов коммунальными услугами и проведения планово-предупредительных ремонтных работ.

Техническое обслуживание и санитарное содержание зданий и помещений включает в себя проведение плановых и внеплановых осмотров и оценку со­стояния элементов объектов недвижимости. Как правило, в первую очередь для технического мониторинга должны быть регламентированы сроки и по­рядок проведения плановых весенних и осенних осмотров. Это вызвано необ­ходимостью завершения соответствующих мероприятий н<> подготовке объ­ектов к сезонной эксплуатации весенне гсетней и осенне зимней. Сроки

проведения исследований могут варьироваться в зависимости от географи­ческого месторасположения зданий и сооружений, климатических особен­ностей и наступления зимнего или летнего периода. Например, в России мероприятия по проведению осенних осмотров и подготовке объектов к зимней эксплуатации должны быть завершены в северных и восточных районах до 1 сентября, в центральных — до 15 сентября, а в южных — до 1 октября.

Сами плановые мероприятия технического мониторинга целесообразно проводить на основе составленных и утвержденных руководством компании пообъектных планов-графиков осмотра с указанием сроков и ответственных сотрудников. Отметим, что в соответствующих регламентах должно быть обязательно предусмотрено и описано документальное оформление прово­димых осмотров — актов осмотра и дефектных ведомостей с перечнем выяв­ленных неисправностей и неполадок. Соответствующие акты осмотра явля­ются основанием как для определения наиболее предпочтительного режима эксплуатации, так и для проведения важных с технико-экономической точки зрения работ по планово-предупредительному ремонту здания, поме­щений, систем и оборудования.

Проведение внеплановых осмотров как механизм технического монито­ринга также должен быть регламентирован. В первую очередь при регламен­тации должны быть определены сроки проведения и ответственные испол­нители (собственный персонал и/или внешние контрагенты) соответству­ющих мероприятий.

Полученные данные о состоянии, акты обследования, дефектные ведо­мости и т.д. учитываются в технических паспортах объектов. Актуализация технико-эксплуатационных характеристик зданий, сооружений, систем и оборудования осуществляется с целью постоянной оценки на предмет соот­ветствия их заданным технико-эксплуатационным параметрам качества, чтобы избежать возникновения аварий, их неэффективной эксплуатации и расхода энергии.

Чтобы учесть не только техническую целесообразность проведения ре-монтно-профилактических работ, но и экономическую, необходимо преду­сматривать следующую последовательность действий при осмотре помеще­ния или оборудования:

1) учет технико-эксплуатационных характеристик по полученным ак­там, ведомостям проведенного осмотра;

2) определение возможных вариантов (комплексов) мер, позволяющих обеспечить приемлемый уровень параметров эксплуатационных качеств по­мещения или оборудования;

3) проведение технико-экономической экспертизы разработанных ва­риантов на основе прогнозируемых изменений качественных, количествен­ных и стоимостных показателей ключевых процессов, влияющих па затраты дилерского центра;

4) выбор наиболее предпочтительного варианта с точки зрения C0OTH0 шения «цепа качество».

Не меньшего внимания заслуживает регламентация повседневных one
раций, выполняемых с более высокой частотой и периодичностью, Май
более частыми являются мероприятия по (•.. и|..... му < одержанию обы ■

_ т - " =

Реализуемые

функции

s бизнес-процессе

Реализуемые операции - мероприятия и управленческие воздействия

Соисполнитель

{контрагент}

по взаимодействию

Регламентируемые

сроки

исполнения

операций

Регламентируемые

результаты

выполнения операций

G

1 раз в полгода

1 раз в квартал

Ежемесячно

1. Проведение осмотров

и мониторинг технического состояния объектов недвижимости

1.3,