2015-06-28
16817
Регламентация операций управления закупками ТМЦ касается в первую редь порядка и сроков получения, обработки и исполнения заявок на спечение. Менеджер по закупкам должен иметь четкие инструкции, ка-заявки и от кого он должен получить, как он должен проверить их соответствие утвержденным нормам, в какие сроки он должен закупить мате-лы, чтобы они были доставлены в нужное время и в нужное место.
Гак, например, в зависимости от отправителя заявки, регламентирован-с сроков ее исполнения, заявленных ТМЦ менеджер по закупке определеные оптимальные сроки поставки закупленного ассортимента (табл. 77). для подтверждения объемов закупок менеджер определяет дату и место рузки товарно-материальных ценностей либо подразделению-заказчику, на временное хранение на склад.
Таблица 77 Регламентация сроков закупки и места отгрузки ТМЦ
| правитель заявки | Категория заявки | Заявленные на закупку ТМЦ | Регламентированные сроки закупки и поставки | Место отгрузки ТМЦ |
| оджер по печению | Плановая | Канцелярские принадлежности для аппарата управления | В течение трех дней с начала очередного квартала | Структурные подразделения компании |
| Внеплановая | Подарки для V/P-клиентов в отдел маркетинга и продаж | В течение трех рабочих дней | Автосалон | |
| пджер по щскому | Плановая | Расходные материалы к компьютерной периферии | В течение 10 рабочих дней | Склад 1 |
| ению | Внеплановая | Моющие средства для мытья автомобилей | В течение двух дней с даты получения заявки | Склад 2 (автосервис) |
Менеджер склада на основе данных о текущей и прогнозируемой величинe складских остатков в разрезе номенклатуры ТМЦ, видов запасов направляет заявку на плановую, дополнительную закупку материалов и оборудования либо на уменьшение или отказ от закупки в ранее оговоренные покупки.
Например, внеплановая заявка на пополнение страхового складского за-а смазочных веществ должна быть выполнена в кратчайшие сроки, noun.ку снижение уровня такого запаса ниже допустимого связано с увеличением сроков проведения ремонта и снижением продуктивности автосерервиса.
После уточнения и согласования объемов и сроков закупки материалов и оборудования менеджер формирует заказ, который может быть структурирован как по номенклатуре ТМЦ, так и по срокам и объемам поставки.
Следующее важное направление в деятельности менеджера по закупкам ТМЦ — управление непосредственно договорными отношениями с поставщиками в процессе размещения и выполнения заказов на доставку ТМЦ (рис. 42). Чтобы построить систему своевременных поставок ТМЦ «точно в срок», регламентом прежде всего должно быть предусмотрено использование следующих видов договорных отношений:
1) рамочные договоры поставок ТМЦ, заключаемые на определенный период и содержащие условие об автоматической пролонгации на указанный в нем срок. Закупка по таким договорам обычно производится в режиме оперативной заявки;
2) договоры, которые предусматривают разовую поставку ТМЦ.
Уточнение объемов и сроков поставки с менеджерами по складу
Рис. 42. Последовательность действий менеджера по закупке ТМЦ
Использование рамочных договоров в закупочной деятельности позволяет минимизировать сроки поставки и отгрузки ТМЦ поставщиком за счет отсутствия необходимости поиска и отбора поставщика, оценки его надежности, ПОДГОТОВКИ, согласования и заключения договора поставки. Следовательно такие договоры позволяют оперативно заказать ТМЦ. Перед заключением та-их договоров следует тщательно провести отбор и оценку стоимости и качества предлагаемых потенциальным поставщиком материалов и оборудования.
Кроме того, на всем протяжении сотрудничества с поставщиком по амочному договору менеджер по закупке должен периодически оценивать адежность контрагента, проводить сравнительный анализ качества и цен риобретенных у рассматриваемого поставщика ТМЦ. В случае если по данным мониторинга поставщик в сравнении с альтернативными контрагентами увеличил цены без соответствующих качественных изменений, нарушил сроки поставки и иные условия сотрудничества, это может служить основанием для расторжения договора.
Договоры на разовую поставку ТМЦ должны использоваться в основном пя закупки материалов и оборудования, спрос на которые у компании не-остоянен или по которым не нужна оперативная доставка. Каждый раз перед заключением разового договора менеджер должен провести либо конкурентный анализ, либо конкурс. Условия выполнения договора при этом олжны тщательно контролироваться менеджером вплоть до получения све-гний из подразделений о сроках, объемах и качестве поставляемых мате-иалов.
В случае если договорные условия выполнены полностью, то менеджер носит поставщика в список надежных партнеров, если нет — то в список ежелательных контрагентов. Соответственно впоследствии для закупок МЦ нежелательные контрагенты должны рассматриваться менеджером в оследнюю очередь. С надежными же партнерами, выполняющими на постоянной основе все условия поставки, автоцентр в дальнейшем может за-лючить рамочные договоры и соглашения, упростить в отношениях с ними роцедуру отбора и рассмотрения заявок на поставку.
Таким образом, на основе постоянного регламентированного и структурнного по срокам и результату взаимодействия с поставщиками и менеджарами компании обеспечивается качественная поставка ТМЦ для фуктурных подразделений автодилерской компании.
Хранение и распределение товарно-материальных ценностей
Хранение товарно-материальных ценностей должно осуществляться по ринципу «что более и чаще востребовано, то должно быть более допустимо». Поэтому, располагая различные ТМЦ на складских площадях, авто-плсру необходимо рационально планировать логистику движения материальных потоков внутри склада, а также размещение материалов в зависимости от частоты их использования. В этом случае эффективно расположить ТМЦ помогут ранее рассмотренные методы ABC- и XYZ- анализа (см. не. 33 и табл. 59).
В управлении распределением ТМЦ можно выделить следующие основные мероприятия, которые должны быть четко регламентированы по порядку и срокам реализации:
1) получение и обработка требований, заявок на отпуск ТМ Ц со стороны фуктурных подразделений компании-автодилера;
2) проверка на складе наличия требуемых ТМЦ, подготовка па отпуск МЦ со склада;
3) подготовка, оформление и передача заявки на покупку ТМЦ менеджеру по закупке в случае недостаточного количества требуемых материалов и оборудования на складе, а также их несоответствия условиям, указанным в заявке.
На рис. 43 представлены порядок, сроки и взаимосвязи основных мероприятий и операций, которые закрепляются за работниками, ответственными за материально-техническое обеспечение. В соответствии со схемой менеджером по обеспечению (менеджером по снабжению) определяются параметры поставки на основе планов потребления и закупок и внеплановых заявок, которые необходимо проверить на соответствие утвержденным нормативам.
Определение даты приобретения и доставки ТМЦ с поставщиками, оформление необходимых документов
Рис. 43. Порядок взаимодействия менеджеров в процессе материально-технического обеспечения
В случае ожидаемого превышения утвержденных норм финансово-экономическими службами должно быть оперативно согласовано увеличение суммы непредвиденных расходов после уточнения характера закупок, их технической и экономической целесообразности.
После того как заявка согласована, менеджер по обеспечению связывается со складом, чтобы проверить наличие требуемых материалов и оборудования в нужном количестве. Специалист по складскому хранению по каждой заявленной позиции номенклатуры ТМЦ делает проверку на предмет ее наличия. По результатам такой проверки менеджер по складу дает подтверждение о готовности отгрузить заявленные материалы и оборудование в полном или частичном объеме либо сообщает о невозможности отпуска в случае отсутствия ТМЦ на складе. Обработанную таким образом заявку он возвра щает менеджеру по обеспечению.
Снабженец подтверждает объемы и сроки отпуска товаров и материалов, которые есть в наличии на складе, после чего менеджер по складу осуществляет транспортное перемещение и подготовку ТМЦ к отгрузке. Объем материала и оборудования, который может быть отгружен со склада, менеджер по обеспечению готовит заявку на приобретение, которая незамедлительно направляется менеджеру по закупкам.
Менеджер по закупкам в соответствии с регламентированным порядком своих действий производит обработку заявки, согласовывает с поставщиками условия доставки, оформляет все необходимые документы. В процессе исполнения заявки менеджер по закупкам информирует менеджера по снабжению об ожидаемых сроках отгрузки ТМЦ поставщиком.
После поставки груза в указанное место он подлежит приемке, основным моментом которой является оформление документов об отсутствии претензий.
Рассмотренный порядок осуществления планирования, закупки, хранения и распределения товарно-материальных ценностей для внутреннего потребления может быть реализован не только в автодилерских компаниях с большими масштабами деятельности и централизованной службой снабжения и логистики. Успехом внедрения системы поставки требуемых материальных ресурсов для выполнения каждодневных операций «точно в срок» могут воспользоваться и небольшие компании, а также обособленные подразделения автодилера. При этом функции по складскому хранению, закупке и отпуску ТМЦ могут быть возложены на одного специалиста.
Финансирование деятельности и проведение взаиморасчетов с контрагентами
Одна из частых проблем финансирования деятельности в атводилер-стве — достаточность финансовых ресурсов при одновременном обеспечении максимальной рентабельности их использования. Мобилизуя значительные объемы денежных средств в оборотном капитале — в необходимых запасах автомобилей и запчастей для продажи, автодилеру нужно оптимизировать финансовые потоки таким образом, чтобы, с одной стороны, сохранить требуемую доходность и оборачиваемость оборотного капитала, а с другой — бесперебойно финансировать собственные операционные и капитальные затраты.
Чтобы добиться такого баланса, требуются адекватное планирование финансовых средств компании и одновременный контроль за их поступлением и расходованием.
Вследствие этого в структуре единого бизнес-процесса управления финансами можно выделить следующие основные участки, использование и регламентация которых позволит повысить эффективность управления финансовыми ресурсами компании-автодилера:
- контроль исполнения условий договоров и проведения по ним расчетов, направленный на обеспечение полноты и достаточности поступления денежных средств за реализованные услуги и автомобили;
- упорядочивание финансовых потоков в соответствии с приоритетами использования денежных средств компании и задачами поддержания ее ликвидности.
С учетом указанных требований финансового менеджмента в управлении автодилерской компанией регламентация бизнес процесса финансирования должна быть направлена в том числе: на своевременность заключения договоров, необходимых для закупки и продажи, обслуживания и ремонта автомобилей; оперативный контроль выполнения работ, оказания услуг, приобретения товарно-материальных ценностей, используемых в процессе деятельности автодилерекою центра; проведение расчетов по заключенным договорам, выполненным работам, оказанным услугам, приобретенным ТМЦ.
Мониторинг исполнения условий заключенных договоров и проведения расчетов по ним является существенной составляющей всей системы контроля эффективности деятельности. В основу этого механизма положены принципы и инструменты казначейского управления — контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в соответствующих бюджетах.
Оперативный контроль исполнения бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет финансовый (бюджетный) контролер. Он оценивает каждый поступающий документ (счет, заявку) на осуществление расчетов и выясняет, не превышается ли лимит по соответству ющей статье бюджета. Превышение лимитов в бюджетном периоде может допускаться только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица — распорядителя бюджетных средств. Обычно им является финансовый директор или высший руководитель автодилерской компании.
Аналогично рассмотренному механизму контроля исполнения подготовленных планов, бюджетов, программ и показателей деятельности автодилерского центра (см. главу 2) процедура контроля финансовых условий договоров, платежей и поступлений по ним может отличаться набором операций — последовательностью, сроками, центрами ответственности и результатами. Рассмотрим более подробно особенности механизмов бюджетного контроля доходов — выставления счетов и контроля поступлений, а также контроля расходов — обработки полученных компанией счетов и их оплаты.
В механизме контроля доходов на стадии выполнения условий договоров и поступлений по ним можно выделить два основных блока (рис. 44):
- выставление клиентам — покупателям автомобилей и услуг по их сервис ному обслуживанию счетов и нарядов;
- бюджетный и финансовый учет оплаты выставленных счетов клиеп тами — поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу а в тодилера.
Например, для процесса оказания услуг по комплексному обслуживанию автомобилей корпоративного клиента алгоритм должен включать в себя механизмы контроля выставления счетов компании — владельцу автопарка, а также мониторинга поступления денежных средств по выставленным сче там (см. рис. 44). Соответствующие операции закрепляются за структурны м 11 подразделениями автодилера — отделом маркетинга и продаж, финансово экономическим отделом, бухгалтерией. Перечисленные центры ответствен пости в соответствии с их функциями осуществляют подготовку проекта счета, его проверку и оформление, выставление клиенту и контроль его оплаты.
