Ділові папери як засіб писемного професійного спілкування

Питання теми:

Документ – основний вид ділового мовлення. Класифікація документів. Вимоги до оформлення реквізитів. Вимоги до складання тексту документа. Способи викладу інформації в текстах документів.

Що таке документ? Які бувають документи?

Як джерело та носій інформації документи широко використовуються у повсякденному житті, сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємства, установ, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові та партнерські контакти між людьми та державами. Документи оформляють у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства вони мають юридичну силу.

Документ має відповідати таким вимогам:

ü видаватися уповноваженим органом або осо-

бою відповідно до її компетенції;

ü не суперечити чинному законодавству і ди-

рективним вказівкам вищих органів влади;

ü бути точним, достовірним і переконливим;

ü містити конкретні й змістовні вказівки та

пропозиції.

Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати володіння навичками професійного спілкування.

Відповідно до загальних ознак документи поділяються:

1. За способом фіксування інформації:

· письмові або друковані;

· графічні, в яких інформація передана за допомогою рисунків, малюнків, схем, таблиць та ін.;

· фото-, фоно- та кінодокументи (фото- та кіноплівки, компакт-диски, фотографії тощо).

2. За способом виготовлення:

· типові, що мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами;

· трафаретні, що виготовляються друкарським способом, у них незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а змінна частина вписується під час заповнення документа;

· індивідуальні, які створюються щоразу по-новому (доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії, звіти, доповіді тощо).

3. За місцем складання:

· внутрішні, що чинні в межах організації, установи, де їх складено;

· зовнішні, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).

4. За походженням:

· службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

· особисті, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання їхніх службових обов’язків (скарги, особисті заяви, розписки тощо).

5. За призначенням:

· організаційні, які закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого часу (положення, інструкції, правила, статути та ін.);

· розпорядчі, за допомогою яких здійснюється оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі (постанови, розпорядження, накази, вказівки і т.п.);

· інформаційні, що містять інформацію про фактичний стан справ на підприємстві, в установі, організації (довідки, протоколи, доповідні та службові записки, звіти, акти та ін.);

· з кадрових питань, що стосуються діяльності окремих осіб на підприємстві (заяви, автобіографії, особові картки, характеристики тощо);

· договірні, що фіксують інформацію про господарсько-договірні відносини підприємства (організації, фірми) з іншими підприємствами або окремими особами (договори, трудові угоди, контракти);

· особисті офіційні, відтворюють інформацію, що стосується приватних питань осіб (особисті заяви, розписки, доручення, скарги громадян тощо).

6. За стадіями створення:

· оригінал – перший примірник документа;

· копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів. Різновиди копій:

а) відпуск (ксерокопія) – повна копія вихідного документа;

б) витяг – копія частини складного документа;

в) дублікат – повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу.

Що таке реквізити документа? Як правильно оформляти окремі реквізити?

Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якої галузі є набуття вмінь оформляти документи. Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Вимоги до їх оформлення визначає ГОСТ 6.38 – 90. «Система организационно-распорядительной документации».

Реквізит «адресат». Використовується в заявах, доповідних, пояснювальних та службових записках, листах праворуч у верхній частині сторінки. Такі

документи можуть бути адресовані підприємствам, організаціям, установам, їх структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі. Якщо документ адресують установі (або структурному підрозділу) без зазначення посадової особи, то її назву оформляють у називному відмінку, наприклад:

Харківський національний університет радіоелектроніки Приймальна комісія

Закрите акціонерне товариство «Фотон»

або

До закритого акціонерного товариства «Фотон»

Неправильно:

Якщо документ адресують установі (або її структурному підрозділу) із зазначенням посадової особи, то її назву наводять у називному відмінку, а посаду, прізвище – у давальному, наприклад:

Київський електромеханічний завод Інформаційно-обчислювальний відділ Програмісту Коваленку В. С.

Ректору Харківського національного університету радіоелектроніки проф. Бондаренку М. Ф.

Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до складу назви посади адресата. Адресат оформляється у давальному відмінку, наприклад:

У реквізиті «адресат» спочатку зазначають прізвище, а потім ініціали посадової особи. Також зазначають вчене звання адресата, наприклад: доц. Івановій С. П.

Кожний елемент реквізиту пишуть з нового рядка. Розділових знаків між елементами не ставлять.

інженера відділу інформаційних технологій Романюка Олега Дмитровича

Реквізит «адресант». Використовується після зазначення адресата у заявах, доповідних, пояснювальних записках. Якщо документ внутрішній – зазначають посаду, прізвище, ім’я та по батькові у родовому відмінку без прийменника від, наприклад:

Якщо документ зовнішній (деякі заяви), тоді зазначають прізвище, ім’я та по батькові та домашню адресу автора документа, наприклад:

Ігнатьєва Сергія Васильовича, що проживає за адресою: вул. Івасюка, 45, м. Червоноград, Львівська обл.

Зверніть увагу на послідовність подання елементів поштової адреси: вулиця, місто, область (у разі необхідності).

Реквізит «дата». Використовується у всіх документах. Це може бути дата написання, затвердження документа, а також дати, що містяться в тексті. Існують два способи оформлення дат.

1. Цифровий спосіб є найбільш поширеним. Елементи дати наводять тільки арабськими цифрами в такій послідовності: день, місяць, рік. Якщо число однозначне, то перед ним потрібно ставити нуль. Елементи дати відокремлюються крапками, після останньої цифри крапка не ставиться, наприклад: 05. 09. 2011

Крапка в кінці дати ставиться, якщо датою закінчується речення, наприклад: Прошу призначити на посаду оператора з 21. 03.2012.

2. Словесно-цифровий спосіб може використовуватися у всіх документах. Але обов’язково застосовують у ділових паперах, що містять відомості фінансового характеру (акти, доручення, розписки, накладні тощо). Арабськими цифрами позначають день, рік (обов’язково чотири цифри і слово «рік» скорочується), а місяць записують словом, наприклад: 01 серпня 2011 р.

Неправильно записувати в тексті документа дату без зазначення року або зі скороченням ц.р. («цього року»), наприклад: 23 квітня ц.р.

Дати, що позначають певний період, можуть оформлятися таким чином: з 09 до 12 вересня 2011 р., з 21. 08 до 05. 09. 2011 або 13 – 19. 10. 2011.

Реквізит «додатки». Додатки – це документи, що підтверджують, доповнюють або пояснюють зміст основного документа. Відомості про наявність додатків до звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляють таким чином:

ü якщо в тексті документа згадується про додатки, тоді цей реквізит оформляють так:

ü якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, тоді цей реквізит оформляють так:

Додаток: 1. Проект реконструкції ділянки на 5 арк. у 2 прим. 2. Пояснювальна записка до проекту на 2 арк. в 1 прим.

У деяких документах, наприклад, заявах, пояснювальних записках, інформація про кількість аркушів та примірників не зазначається. Наприклад:

Додаток: 1. Автобіографія. 2. Диплом про вищу освіту. 3. Копія паспорта.

Реквізит «назва виду документа». Розташовується посередині, а у службових документах може зазначатися ліворуч сторінки разом з реквізитами «дата», «номер документа», «місце складання документа». Цей реквізит є у всіх документах, крім листів. Після назви виду документа крапка не ставиться, наприклад:

Наказ 15. 05. 2012 №45 м. Київ

або

Довідка 02 березня 2012 р. №56 м. Львів

Реквізит «заголовок до тексту». Зазначають у більшості службових документів, наприклад, актах, протоколах, службових та доповідних записках тощо. Друкують малими літерами, розміщують під назвою документа. Заголовок відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника про. Наприклад:

Доповідна записка про порушення навчальної дисципліни

Реквізит «підпис». Це обов’язковий реквізит будь-якого документа. Якщо в документі є реквізит адресант (наприклад, заява, пояснювальна записка тощо) або в тексті зазначено, хто автор документа (автобіографія), тоді достатньо після тексту праворуч поставити особистий підпис. Наприклад:

27 травня 2011 р. підпис

В інших випадках реквізит підпис оформляють, зазначаючи такі елементи:

ü назва посади (ліворуч);

ü особистий підпис (між назвою посади і прізвищем);

ü ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).

Наприклад:

Директор Київського виробничого об’єднання «Електрон» підпис П. Р. Головко

Якщо документ оформляється на бланку, де зазначена назва підприємства, тоді назва посади оформляється скорочено. Наприклад:

Ректор підпис О. М. Єщенко

Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам. Наприклад:

Директор училища підпис В. А. Тораненко Головний бухгалтер підпис В. К. Марчишина