Кемеровской области

или

Ресторан «Томь»

Бухгалтерия

Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается решением данного вопроса. Например,

Химбанк

Отдел обслуживания

предпринимательства

Заведующей Ситниковой А.В.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последова-тельности, установленной Почтовыми правилами.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наимено-вание, почтовый адрес:

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного

дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д. 7а

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документ в адрес подведомственных организаций или структурных подразделений. Например, Деканам факультетов КемТИПП.

Каждая составная часть реквизита «адресат» начинается с новой строки через 1,5 межстрочных интервала. На документе указывается не более 4-х адресов. Если же их больше, то составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа пишется один адрес.

Реквизит 15. Гриф утверждения документа. Утверждение доку-мента является способом удостоверения некоторых видов доку-ментов, санкционирует их содержание и распространяет их действие на определенный круг организаций и лиц. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, график отпусков, уставы, штатные расписания, инструкции, некоторые акты, протоколы, другие документы. Необходимость утверждения этих видов документов обычно предусматривается в нормативных актах. Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта оформления: а) утверждение документа руководителем или б) издание специального приказа, распоряжения или постановления. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издание утверждающего распорядительного документа целесообразно в тех случаях, когда требуется разъяснение, дополнение, предписание, устанавливается срок ввода утверждаемого документ в действие и т.д. Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядитель-ным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, который имеет два варианта оформления.

В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, написанного большими буквами без кавычек. Далее, из указания должности руководителя, наименования учреждения, расшифровки фамилии с двумя инициалами и даты утверждения. Например,

УТВЕРЖДАЮ

Директор ресторана «Томь»

подпись А.И. Ковалев

12.04.2003

Во втором случае также прописными буквами пишется слово

УТВЕРЖДАЮ

Приказ директора

ресторана «Томь»

от 12.04.2003 №32

указывается вид распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дата.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Реквизит 16. Резолюция. Документ после первичной обработки и регистрации направляется руководителю, который должен в резолюции указать порядок исполнения документа. Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятые решения. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы распорядительный документ, составленный на полученном доку-менте. Резолюция состоит из следующих частей: текста, подписи и даты. Текст резолюции содержит 3 части: кому поручается (ФИО исполнителя), что поручается (характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например,

Семеновой И.А.

Подготовить приказ

О приеме на работу с оплатой 1000 руб.

с 15.04.2003

подпись Ковалев А.И.

13.0.2003

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен-ным является тот, чья фамилия стоит первой. Резолюция, как правило, является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения. Резолюция распола-гается в верхней части документа. На докладных записках, письмах и др. видах документов, имеющих реквизит - адресат, резолюция ставится между адресатом и текстом документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 17. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту присут-ствует, как привило, во всех документах, кроме писем. Во всех документах, кроме протоколов, заголовок к тексту должен отвечать на вопрос предложного падежа. В протоколе заголовком к тексту является наименование коллегиального органа в именительном падеже.

Реквизит 18. Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения или ответа, берут на контроль. Обычно это делается после проставления резолюции. Отметка о постановке документа на контроль – буква «К» или контрольная дата исполнения. Ставится на левом поле документа на уровне заголовка. Она пишется от руки красным, зеленым или синим карандашом, или наносится резиновым штемпелем. Служит напоминанием, пока документ не исполнен.

Реквизит 19. Текст документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законода-тельством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Основными требованиями к тексту служебного документа являются достоверность, объективность, максимальная краткость при полноте информации; точность, исключающая двоякое понимание текста, безупречность в юридическом отношении. Большое внимание нужно уделять подбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например, адресовать в адрес, апрель-месяц, свободная вакансия.

Для делового стиля служебных документов характерно исполь-зование устойчивых сочетаний. В книгах «Унификация текстов управленческих документов» / М., 1982/, «Письмовник для ведения деловой корреспонденции» /М., 1992/ и др. приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по именному компоненту. Например, выборы – проводить, участвовать. Доход – давать, извлекать, получать, приносить, распределять. Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от 3 лица. Местои-мения заменяют существительными. Например, институт просит, фирма направляет, министерство не возражает.

Однако при написании объяснительных и докладных записок, заявлений текст излагается от 1 лица единственного числа. Напи-сание сокращенных слов и словосочетаний ведется в соответствии с ГОСТ 1.5-85 Государственная система стандартизации. Построение изложений, оформление и содержание стандарта. Пункт 1.4.11 Сокращения и правилами русской орфографии.

В специальной литературе документы делят на простые и сложные. Те документы, которые содержат 1 вопрос, считаются простыми. Сложные документы касаются нескольких самостоятель-ных вопросов. Простые документы легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование дела) и в направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких исполнителей или также структурных подразделений. Поэтому с них приходится снимать копии или устанавливать очередность в исполнении. Их обработка вызывает ряд трудностей (при регистрации каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос и о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении справочно-информационных документов (письма, докладные запис-ки, справки и т.д.) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Определенные виды документов, такие как протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, проставляется автор документа, вид документа и дата.

В тексте документа обычно выделяют 2 смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа. В другой – выводы, предложения, просьбы, распоря-жения, рекомендации. Также составляются приказы. Например, 16-18 декабря 2003г. фирмой «Плюс» проводится выставка-ярмарка пищевой продукции Кузбасса. Приглашаем Вас принять участие. О согласии просим сообщить не позднее 10 апреля 2003г.

Директор М.Н. Поздняков

В тексте документа может быть и 3 части. 1 – введение, подготавливающее к восприятию документа, излагающее причину создания. 2 – доказательство, в котором описываются события, факты, причины, следствия. 3 – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами. Для облегчения восприятия информации, выделении сути документа рекомендуется начинать документ с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.д. Например, «Прошу дополнительно выделить 100 тысяч руб. на приобретение ЭВМ для бухгалтерии. Объем работ в бухгалтерии сильно увеличился за последнее время, в результате чего возникает необходимость автоматизировать бухучет на предприятии». Можно составлять документы, состоящие только из заключительной части. Например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат данные другого документа, то в тексте приводятся полные его реквизиты, т.е. указывается вид, заголовок, дата и №. Например, «Согласно приказу (письму, распоряжению) с назначением на премию от 12.06.2003г. №54…».

Текст документа делится на абзацы. С них начинается каждая новая мысль. Рекомендуется включать в каждую часть документа не более 2-х абзацев, в каждый абзац – не более 3-х предложений, в каждое предложение – не более 10 слов. Тексты сложных или больших по объему документов разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Согласно ГОСТ 1.5-85 номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления (1.14.11.2). Все они разделяются точками, и в конце номера точка не ставится.

При написании документа не следует: отрывать одну строку абзаца при переносе на другую страницу или слово в заголовках к тексту, переносить слова в адресате.

Существует 4 типа записи текста служебных документов. 1. Традиционная линейная запись. Текст фиксируется машинописным или электронным способом, или от руки; в оригинале содержит, в основном, переменную информацию. 2. Трафарет – это заранее отпе-чатанный текст с унифицированной постоянной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую в данном документе (например, обложка журнала). Трафарет имеет вид формализованного текста, в котором предусмотрена типовая струк-тура и языковая форма. Например, справки, извещения, доверенности и т.д. 3. Анкета. Это опросный лист для получения определенных сведений. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Как трафарет, анкета требует заполнения пробелов. Однако содержит в качестве постоянной информации список заранее подготовленных вопросов. Содержание ее более дробной, а текст, содержащий вопросы, располагается по вертикали слева, справа вносится переменная информация. 4. Таблица. Перечень сведений о чем-либо или числовые данные, приведенные в определенную систему и расположенные по графам. Таблица позволяет определить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Обязательные элементы таблицы и порядок их расположения.

Таблица 1

Тематический заголовок

Наименование боковика	Заголовки граф (колонки)
Подзаголовки граф

Головка (шапка) таблицы оформляется по ГОСТ 1.5-85 (п.1.4.6). Она содержит заголовки и подзаголовки граф, наименование боковика. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Боковик содержит заголовки строк. Строки – данные по горизонтали, а графы – по вертикали. Строки заголовка и подзаголовка размещают по горизонтали. Все первые строки пишут по одной горизонтали, а вторые и последующие – выравнивают слева по ним. Все таблицы в тексте, в том числе и в приложении, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. Если таблица одна, то слово «Таблица» не пишется, и нумерация не проставляется. Таблица может иметь заголовок. Он пишется над таблицей, посередине с прописной буквы. В конце заголовка точка не ставится.

Головка таблицы отделяется жирной линией от остальной части. Ограничительными линиями справа, слева, снизу таблицу не закрывают. Помещают таблицу сразу под текстом, где впервые она упоминается или на следующей странице. Если таблица большая, ее можно разделить на части, которые помещают одна под другой. На каждой последующей части пишут Продолжение таблицы. Подзаголовки граф пишут строчными буквами, если они служат продолжением заголовка (Таблица 2), и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблица 3).

Таблица 2

Распределение товарооборота по районам

Районы	Распределение товарооборота
на государственную торговлю	на кооперативную торговлю
Кемеровский Елыкаевский Беловский	120 тыс. руб. 100 тыс. руб. 80 тыс. руб.	140 тыс. руб. 97 тыс. руб. 92 тыс. руб.

Таблица 3

Количество школ и учащихся в районах

Районы	1990-1998гг.	1995-2000гг.
Число школ	В них учащихся	Число школ	В них учащихся

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе, в именительном падеже. Часто встречающийся ошибкой при оформле-нии таблицы является диагональное деление строк. Разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу «номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием (Таблица 4).

Таблица 4

Показатели качества продукта

Наименование показателя	Значение
1. Массовая доля триптофана 2. Водосвязывающая способность 3. Потери при тепловой обработке 4. Содержание рибофлавина

Следует отметить, что при обозначении марок, типов продук-ции, а также перед числовыми значениями величин порядковый номер никогда не проставляется.

Числовые значения должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя (Таблица 5). В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя (Таблица 6). При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). Правила заполнения показателей представлены в таблице 5, 6.

Таблица 5

Распределение выпуска посуды по годам

Наименование показателя	1990г.	1995г.	2000г.
Фарфоро-фаянсовая посуда и майоликовая, млн. шт. Посуда из стекла и хрусталя, млн. шт.	93,4	-

Таблица 6

Пояснения по заполнению показателей

Наименование показателя	Пояснения по заполнению показателя
Высшее и среднее специальное учебное заведение Наименование языка (иностранного и народов России)	Записывается полное наименование учебного заведения. Наименование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае, когда в наименование учебного заведе-ния входит слово «имени», с следует писать сокращенно «им.» Записывается в соответствии с форму-лировками ОКИК (общероссийский классификатор информации по кадрам)

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, то это слово заменяют кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Распределение товаров в зависимости от доходов в семье

Группировка семей рабочих и служащих по доходам на одно-го члена семьи в год	Продовольственные товары, %	Непродовольственные товары, %
От 601 до 900 руб. “ 901 “ 1200 “ “ 1200 “ 1500 “	57,1 53,5 51,7	42,9 46,5 48,3

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Также поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения (Таблица 8).

Таблица 8

Квалификационные требования к специалистам

Наименование должности	Квалификационные требования
Товаровед ведущий Торговый инспектор ведущий Зав.санитарно-технологической пищевой лаборатории	Высшее образование, стаж ра-боты по специальности не менее 5 лет То же “

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, то текст повторяется полностью (Таблица 9).

Таблица 9

Реализация товаров в кафе-автомате

Назначение автомата	Производительность, отпуски в минуту	Коэффициент частоты пользования автоматом
Реализация охлажденных штучных товаров		0,25
Реализация осветленных соков		0,10
Реализация кофе или какао из сгущенных продуктов		0,23

Числа в таблицах, имеющие более 4-х знаков, должны делиться на классы по 3 цифры в каждом с промежутком в 1 пробел за исключением цифр, обозначающих № и дату. Например, 3 254 182, но 1725 (без пробелов).

Если в таблице есть дробные числа, то они тоже делятся на классы влево от запятой: 17 456,654987.

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять в таблицу, его дают в виде выводов, где в отличие от таблицы колонки разделены не линиями, а отточиями (………..) без интервала. Выводы не нумеруются.

Реквизит 20. Отметка о наличии приложения. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например,

Приложение: 1 Положение об Управлении регионального кредито- вания на 5 л. в 1 экз.

2 Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистра-ционного номера, например:

Приложение 2 к приказу директора Института от 15.06.2003 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2003 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Реквизит 21. Подпись. Подпись - это реквизит любого докумен-та. Должностные лица имеют право подписывать документы в преде-лах своей компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурном подразделении и должностных инст-рукциях. Руководители и их замы подписывают распорядительные документы по учреждениям, а также докладные записки, направ-ляемые в вышестоящие инстанции, справки и письма, предназ-наченные для других организаций.

Документы, подаваемые от имени структурного подразделения, подписывает их руководитель. Непосредственные исполнители подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки и т.д. На документах, принимаемых коллегиальными органами, проставляется 2 подписи: председателя и секретаря. Документы, связанные с получением товарно-материальных ценностей и денежных средств, обязательно имеют 2 подписи: первую и вторую. Первую подпись проставляет первый руководитель или его зам, вторую – гл.бухгалтер или лицо, уполномоченное на это.

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон. Документы, составляемые от имени нескольких учреждений, должны иметь подписи руководителей этих учреждений. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должностного лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи. При оформлении документа на бланке в указание долж-ности не входит название учреждения, т.к. оно на бланке уже имеется. При оформлении документа на чистом листе бумаги дается полное название должности с включением наименования учреж-дения. Реквизит «подпись» оформляют через 2 интервала после текста прямо от полей. Если наименование должности длинное и занимает несколько строк, то его печатают через 1,5 межстрочных интервала, и расшифровка подписи помещается на уровне последней строки наименования должности. Например,

Декан экономического

факультета КемГУ

Член-корреспондент РА ВШ И.П. Поварич

В научных и учебных заведениях в подписи могут указываться звания и степени. Если документ составлен комиссией, то указывается лишь распределение обязанностей (председатель, члены комиссии). Должности членов комиссии при подписании такого документа не указываются.

Например,

Председатель А.А. Иванов

Члены комиссии В.Г. Петров

М.Н. Квасов

Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы проставляются перед фамилией без пробелов. Подписывается, как привило, первый экземпляр документов. При направлении документов в несколько адресов подпись проставляется на всех отправляемых экземплярах. Если документ отправляется в подведомственное учреждение, то подписывается первый экземпляр, который остается в делах учреждения – отправителя, а отсылаются заверенные копии.

Реквизит 22. Гриф согласования документов.

Реквизит 23. Визы согласования документов.

Это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, а также соответствия действующему законодательству. Многие документы до подписания согласовываются заинтересованными лицами, структур-ными подразделениями, учреждениями. Согласования внутри учреж-дения проводятся с функциональными, отраслевыми и территориаль-ными подразделениями, финансовыми подразделениями, гл.бухгал-тером, юридической службой, заместителями руководителя учреж-дения, занимающимися вопросами, затронутыми в согласованном документе. Внутреннее согласование, как правило, оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. При необходимости виза может быть оформлена более полно, т.е. указывается должность визирующего, его подпись с расшифровкой и дата. Проставляется виза ниже подписи или на левом поле документа в том экземпляре, который остается в учреждении. Для внутренних документов – это первый экземпляр, для исходящих – второй или третий.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документов может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документов затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими институтами и общественными органи-зациями, органами контроля, вышестоящими органами. Внешнее согласование может быть оформлено протоколом обсуждения документа, справкой или чаще всего с грифом «согласование». Гриф «согласование» состоит из следующих частей: слово СОГЛАСОВАНО (пишется с заглавной буквы без кавычек), наименование должности, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи, даты. Например,

СОГЛАСОВАНО

Директор комбината питания а/о «Азот»

подпись С.З. Мизгирева

17.05.2000

Если визируется документ, то слово ВИЗЫ пишем от полей: Например,

ВИЗЫ:

Главный бухгалтер

подпись М.Н. Крайнов

18.04.2000

Руководитель подразделения

подпись А.Б. Шпак

18.04.2000

Гриф «согласование» проставляется после подписи. Если грифов согласования несколько, то они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных согласованиях они оформляются на отдельном листе.

Реквизит 24. Печать. Печать свидетельствует о подлинности документов. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая. В центре – изображение герба РФ, а по окружности дается полное наименование учреждения. Такая печать в учреждении – одна. Ее оттиск проставляется на подлинниках документов, удостоверяю-щих личность, трудовой стаж, квалификацию. Также на договорах, документах для получения денег и товарно-материальных ценностей, на актах выполнения работ, списания оборудования, приема – передачи дел, оборудования и т.д. Проставление такой печати часто оговаривается в специальных нормативных актах. Помимо гербовой печати в учреждении обычно бывает несколько печатей, имеющих различную форму: квадратные, прямоугольные, треугольные и т.д. В оттиск их изображения герб не входит, на его месте помещается название учреждения или структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размноженные экземпляры распорядитель-ных документов: копии документов, отсылаемые из учреждения, пропуски, справки и т.д. Оттиски печатей проставляют при опечаты-вании пакетов, сейфов и т.д. Для этого используют простые печати, изготовленные из металла. Оттиск печати должен проставляться таким образом, чтобы он затрагивал часть наименования должности и личную подпись, подписывающую документ. Например,

Директор А.В. Азаров

Реквизит 25. Отметка о заверении копии. В ходе осуществления документационных операций секретарь с разрешения руководителя организации изготавливает копии документов и выдает их заинтересованным лицам. Копия документа изготавливается машинописным, электронным способом на чистом листе бумаге, а не на бланке. Текст перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На первом месте копии в правом верхнем углу ставится отметка Копия без кавычек. Для заверения копий ниже реквизита «подпись» от левого поля проставляется заверительная надпись «Верно» без кавычек строчными буквами (первая буква прописная), ниже – наименование должности, заверяющего копию, его личная подпись с расшифровкой и дата. Например,

Верно

Секретарь подпись А.М.Коралева

18.07.2003

Реквизит 26. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя и его телефон указываются только на исходящих документах (письма, справки и т.д.) или ФИО и телефон. Эта отметка предполагает возможность обращения к непосредственному составителю доку-мента для конкретизации или уточнения каких-либо данных, или положений документа. Отметка состоит из фамилии или ФИО и № служебного телефона. Располагается в левом нижнем углу как на лицевой, так и на оборотной стороне документа. Например,