Заголовки

1. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа. Его печатают прописными буквами. В конце заголовка точку не ставят. Переносы слов не допускают. Короткие заголовки, в которых не более 15 знаков и пробелов, набирают вразбивку, т.е. после каждой буквы делают 1 или 2 пробела.

Большие заголовки, где более 40 знаков и пробелов, печатают в несколько строк через 1 межстрочный интервал. При этом каждая строка должна иметь смысловое значение. При выполнении текста через 1,5 интервала от заголовка до текста отступают 3 интервала. При выполнении текста через 2 интервала от заголовка до текста отступают 4 интервала, т.е. интервал удваивают.

Нельзя печатать заголовок в конце страницы, если на этой странице не умещаются как минимум три строки текста. Не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки. Например,

УСТРОЙСТВО КЛАВИАТУРЫ

И МЕТОДЫ РАБОТЫ НА НЕЙ

Если заголовки пишут в красную строку, то они должны находиться симметрично посередине строки (поля в расчет не принимаются). Если на одной странице печатают несколько коротких текстов с заголовком, то от последней строки текста до нового заголовка делают удвоенный интервал.

Заголовки в текстовых работах могут располагаться 2-мя способами:

центровой – заголовок посередине рабочей строки

флаговый – от левого поля без отступа.

Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояние между заголовками и подзаголовками – 2 интервала. От заголовка до текста 3-4 интервала. Если в подзаголовке несколько строк, то они отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Например,

ТЕКСТЫ С ИЛЛЮСТРАЦИЯМИ, ТАБЛИЦАМИ И ФОРМУЛАМИ

2. Иллюстрации, надписи, подписи, текст

Примечания предназначены для того, чтобы разъяснить те места в тексте, которые по каким-либо причинам могут быть непоняты или требуют дополнительного разъяснения и материала, без чего данное место будет неполным, односторонни.

Слово «Примечание» печатают строчными буквами, первая буква заглавная от левого поля, затем ставят точку или двоеточие. Например, Примечание:

Текст примечаний печатают от слова «Примечание» столбиком через 1 межстрочный интервал.

Примечание: _____________

_____________

Если примечаний несколько, то их нумеруют арабскими цифрами. Между пронумерованными абзацами делают 2 интервала. В конце абзацев ставят точку. Слово «Примечание» печатают во множественном числе. Примечание отделяют от основного текста удвоенным интервалом. Удваивается тот интервал, который в тексте. Если текст примечаний не умещается на одной странице, то его следует начинать печатать на другой, отступив от левого поля 12 пробелов (10 пробелов в слове «Примечание», 2 пробела – двоеточие со второго положения табулятора).

Приложение – добавление к чему-либо (например, к тексту документов).

Основание – причина, повод, оправдывающее что-нибудь (применяется в приказах по личному составу, в актах, в приказах по основной деятельности).

3. Текст документов на бланках А-4 печатают через 1,5 меж-строчных интервала, а на бланках формата А-5 – через 1 меж-строчный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типог-рафскому изданию, допускают печатать через 2 межстрочных интер-вала.

Реквизиты документов, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов (адресат, гриф «утверждения», гриф «согласования», отметка о наличии приложения) отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Реквизиты документов отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами (Таблица 10). Название вида документа печатают прописными буквами. Максимальная строка в многострочных реквизитах – 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, т.е. 5 строк, то его разрешается продлевать до границы правого поля.

Таблица 10

Значение межстрочных интервалов

Формат документа	Межстрочный интервал
для текста документа	для отделения друг от друга составных частей реквизитов	для отделения реквизитов друг от друга
А 4 (297х210) А 5 (148х210) А 5 (148х210)	1,5 1,0 1,0	1,5 1,51; 2 11; 1,5	3; 2 31; 2

Примечание: ¹ – Значение межстрочных интервалов, указанных в графах первыми, являются предпочтительными.

При печатании, наборе текста документов используют 8 стандартных положений.

От нуля печатают следующие реквизиты:

- код организации;

- наименование вида документа;

- дату документа;

- ссылку на регистраций номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст без абзацев;

- отметку о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите «подпись»;

- 1-й гриф согласования;

- заверительную надпись верно;

- наименование должности лица, заверяющего копию;

- дату при заверении копии;

- фамилию исполнителя;

- отметку об исполнении документа «В дело» и номер дела.

От 1-го положения (5 печатных знаков) печатают начало абзацев (в т.ч. нумерованных).

От 2-го положения (16 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- код по ОКУД (в письме);

- номер исходящего документа;

- дату в реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

- переменную информацию в вводной части протокола и акта;

- расшифровку подписи в 1 грифе согласования;

- краткие сведения об исполнении документа в реквизите «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

От 3-го положения (24 печатных знака) печатают следующие реквизиты:

- название вида документа (в продольном штампе);

- расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа и направления его в дело».

От 4-го положения (32 печатных знака) печатают следующие реквизиты:

- адресат;

- № страницы.

От 5-го положения (40 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- гриф утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности и дату;

- второй гриф согласования;

- надпись на приложении к документу (Приложение 1).

От 6-го положения (48 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- расшифровку подписи в реквизите «подпись»;

- расшифровку подписи в реквизите «гриф утверждения»;

- расшифровку подписи во втором реквизите «гриф согласования».

От 7-го положения (56 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- слово Копия при снятии копии с документа;

- отметку о поступлении документа в организацию.

4. При переходе на следующую страницу не рекомендуется:

а) печатать в конце страницы слово с переносом; б) отрывать одну строку текста или слова от предыдущего абзаца; в) начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице. Если не входит последняя строка абзаца, то разрешается зайти за нижнюю границу поля. Если входит только первая строка, то ее рекомендуется перенести на новую страницу. 1-ую строку всегда печатают с абзаца – 1-го положения. В основном тексты печатают через 1,5 интервала. Допускается печатать текст через 1 интервал, но между абзацами делают 2 интервала.

Если текст расположен на нескольких страницах, то нумеруют его со 2 страницы. Первая страница не нумеруется. № страницы печатают посередине верхнего поля листа с 4-го положения арабской цифрой без дополнительных знаков. Иногда абзацы нумеруют. Например,

1.

1.2.

1.2.1.

В документах ничего не исправляют.

… многоточие печатается в виде 3-х точек, поставленных подряд.

! и? знаки перед многоточием сохраняются, многоточие в этом случае печатается двумя точками:..? или..!

В сочетании знаков препинания промежуток между знаками препинания не делают (исключением является тире).

Тире во всех сочетаниях со знаками препинания с двух сторон выделяется пробелами.

Знаки дефис, тире, перенос печатаются одним и тем же знаком -, но различаются они по написанию. Перед знаком тире и после него делают пробел, дефис и перенос печатают без пробела. Тире – разделительный знак внутри предложения, дефис – внутри слова (Алма-Аты, Санкт-Петербург).

Знак круглые скобки () находится в цифровом ряду, скобки печатаются в регистре Shift.

Знак скобки печатают слитно со словом или предложением, которое они в себе заключают. Перед скобками и после них обязателен пробел.

Римские цифры применяют для обозначения томов, научных изданий, публикации крупных разделов рукописи, обозначения веков, месяцев и т.д. Однако во всех случаях римские цифры надо заменять арабскими, имеющимися на клавиатуре пишущей машины или компьютере.

Римские цифры. Они состоят из прописных букв и цифр.

1 - I 2 - II 3 - III 4 - IV 5 - V 6 - VI 7 - VII 8 - VIII

9 - IX 10 - X 40 - ХЛ 50 - Л 90 - ХС 100 - С 500 - Д 1000 - М

Знаки, употребляемые с цифрами, № и § от цифры отделяют пробелами (№ 7 или § 1), №, § - не удваиваются.

Знаки градус, минута, секунда печатают на 0,5 интервала выше строки м обозначают градус – маленькая º, минута – запятой ‘.

Арифметические знаки +, -,: (деление), х (умножение), = (равно).

Знаки арифметические от цифры отделяют промежутком. Эти знаки применяются только с цифрами, в тексте они пишутся словами.

Тема 5. Организационно-распорядительные документы

(ОРД), их составление

1. Распорядительные документы – постановления, распоряжения, решения, приказы, указания

2. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, протоколы

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) М.: МИАИ, 1975. – 156с.

Унифицированные системы организационно-распорядительной доку-ментации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по применению. – М.: Главархив СССР, 1980. – 405с.

Дополнительная:

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

К тексту служебных документов, кроме общих требований, предъявляются свои требования, т.к. каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста.

Постановление определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения». Постановления принимают ГосДУМА, Совет Федерации по организационным и другим вопросам, связан-ным с осуществлением высшими органами власти своих полномочий, по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства; по вопросам, связанным с подготов-кой сессий; Правительством как нормативные акты. По наиболее важным вопросам государственного учреждения издаются совмест-ные постановления, являющиеся правовыми актами.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными законодательными органами (обл. Совет Федерации) и их исполнительными комитетами (админист-рация). Решениями также оформляют результаты деятельности и других коллегиальных органов – коллегий министерств, научных советов, заседаний кафедры, заседаний кулинарного Совета и др.

Распоряжение – «акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано». Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающимся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают Правительство РФ, областная администрация, городская, районная. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрации предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законом для решения, главным образом, оперативных вопросов.

Распоряжение в ряде случаев издают (пишут) наряду с приказом. Слово «Приказываю» в этом случае заменяют в тексте словом «Предлагаю», «Обязываю», «Поручаю» и т.п. В правовом отношении распоряжение равноценно приказу. Однако распоряжение пишут по частным вопросам, а приказ – по общим, как бы всеобъемлющим. Распоряжение требует согласования и визирования. Если приказы имеет право издавать только 1-й руководитель, то распоряжение – начальники структурного подразделения. Для при-казов предусматривается постоянное хранение, а для распоряжений – в течение определенного времени.

Приказ – «правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений администраций, руко-водителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения оперативных задач». По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отноше-ний, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ оформляется по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей, утверждения положений, инструкций, правил и т.д.; документов, требующих утверждения, по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону.

Текст документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого дается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть приказа составляет его основу и излагается в повелительной форме.

Начинает распорядительную часть слово «Приказываю», его печатают прописными буквами или строчными в разрядку на отдельной строке прямо от полей, отделяется от констатирующей власти двумя машинописными интервалами. Формулировки должны быть конкретны, четки, понятны. Каждое намеченное мероприятие в приказе оформляется отдельными пунктами, пункты нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт содержит указание исполнителя (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителем может быть указана организация (например, в приказе министра), структурное подразделение или должностное лицо. Предписываемое действие должно быть конкретно, поэтому не следует употреблять выражения типа повысить, поднять, усилить, улучшить, принять меры и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предстоящих работ. Назначая срок, следует учитывать время, необходимое для доведения информации до исполнителя.

Подготовив проект текста приказа, составляют его заголовок, который начинается с предлога о (об) и формулируется с помощью конструкций: об утверждении; о внедрении; об итогах; о мерах… Для ряда типовых управленческих ситуаций разработаны унифицирован-ные формы, в которых определен состав необходимой информации и порядок ее расположения. Подготовленный текст приказа редакти-руется и оформляется в соответствии с требованиями. ГОСТ Р 6.30-97. Завершающими этапами работы над приказом является согласование и подписание. Проект приказа требует согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должност-ными лицами (финансовые и юридические службы). Визируют его руководители подразделений. Визы проставляют на 1 экземпляре проекта приказа. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Завизированный и тщательно выверенный 1-й экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывает руководитель или его зам. С момента подписания приказ вступает в силу. В процессе подготовки приказа устанавливается круг подведомствен-ых организаций и структурных подразделений, куда приказ будет направлен, что предопределяет его тираж. Подписанный приказ тиражируется и рассылается в соответствии со списком на рассылку.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания, на которые даются в соответствующих пунктах текста ссылки. Реквизит «Приложение» после текста документа не оформляется. Распорядительные акты оформляют на общем бланке, формат А 4. Всостав реквизитов входят: греб РФ, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления, заголовок, текст, подпись, отметки о согласовании.

Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовыми органами или службами.

Приказы по личному составу составляются отдельно. Они имеют некоторые особенности. В заголовке к тексту пишут: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о предостав-ении отпуска, о поощрении и т.д. Каждый пункт приказа начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, осво-бодить, объявить благодарность. Затем с абзаца прописными буквами указывают фамилию и строчными имя, отчество лица, о котором создается приказ, его должность, структурную часть, куда он назначается.

Указание - «правовой акт, издаваемый органом государствен-ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, актов данной организации, вышестоящих органов управления». Указание как распорядительный документ называется в УСОРД. Издают указания руководители при решении текущих организационных вопросов. Ими также доводятся до исполнителей нормативные акты. Текст делится на две части: констатирующую, в которой излагаются причины и цели издания указания, и распорядительную с конкретными предписаниями и заданиями, перечислением исполнителей и сроков исполнения. Указание отличает от приказа лишь слово «ПРЕДЛАГАЮ», которым начинается распорядительная часть. Его печатают с отступом в 2 интервала от констатирующей части, прописными буквами от нулевого положения табулятора. Печатают на общем бланке, имеет те же реквизиты, что и приказ.

Устав – это «свод правил, регулирующих деятельность органи-заций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере гос.управления или хозяйственной деятельнос-ти». Например, Устав акционерного общества, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный Устав, Устав кулинарной ассоциации, и т.д. Общие уставы утверждают высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимают и утверждают на их съездах, собраниях. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства, местная администрация).

Положения – «нормативные акты, определяющие порядок, образование, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства» (Положение о государственной автомобильной системе). Положения могут регла-ментировать деятельность должностных лиц (Положение об откры-тиях, изобретениях и рационализаторских предложениях; Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; Положения о конкурсах, смотрах) и т.д. Их утверждают в установленном порядке.

Инструкция – «правовой акт, издаваемый органом государствен-ного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан». Например, инструкция по ТБ, по делопроизводству, инструкция о порядке проверки наличия документов в архиве и т.д. Разновидностью инструкций являются должностные инструкции, определяющие права и обязанности должностных лиц. Инструкция – документ длитель-ного действия. Это определяет особенности текста инструкции. В ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения, т.к. инструкция содержит много указывающих методических моментов, ее текст должен быть точным и понятным.

В инструкции используют слова: следует, необходимо, не допускается, должен, рекомендуется, запрещается и т.п. Текст инструкций, как привило, разбивается на разделы, пункты, под-пункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользо-вания инструкцией. Изложение текста должно вестись или от 3 лица, или в безличной форме. Например, «Инспектор по контролю, заполнив контрольную карточку, помещает ее в страховую карто-теку» или «При вскрытии конверта следует проверить целостность вложения» и т.д. Заголовок инструкций должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распростра-няется. Например, Инструкция по делопроизводству; дополнительная инструкция инспектора отдела кадров. Многие инструкции разраба-тывают на базе типовых. Поэтому, получив задание на составление инструкции, выясняют есть ли типовые инструкции по данному вопросу. Оформляется инструкция на общем бланке и имеет гриф утверждения или отметку, что она является приложением к распорядительному документу. Инструкция подлежит утверждению. Это может быть подпись руководителя или специальный распорядительный акт. Наибольшее распространение получило введение инструкции в действие изданием приказа. В приказе дается указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для ведения инструкции. Инструкция оформляется на общем бланке. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

Протокол – «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов». Ведется протокол во время заседания специально назначенным лицом. Обычно им является секретарь. Формуляр протокола имеет ряд особенностей. Его печатают на чистом листе бумаги, где воспроизводятся реквизиты общего бланка – наименование ведомства, наименование учреж-дения, наименование структурного подразделения. Далее указывается вид документа – протокол, дата, номер, место издания. Датой протокола является дата заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания этого коллегиального органа. В заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается – заседание, совещание, собрание – и название самого коллегиального органа. В тексте протокола выделяют две части: 1-ая содержит строго определенную инфор-мацию, располагаемую всегда в определенном порядке:

Председатель – фамилия и инициалы – печатают через 2 интервала после заголовка.

Секретарь – фамилия и инициалы.

Присутствовали – перечисляют состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа. Фамилии располагают в алфавитном порядке. Затем указывают должности (и названия учреждений), а также фамилии приглашенных. На крупных и расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу. Например: Присутствовали 28 человек (список прилагается). На коллегиальных заседаниях, требующих наличия кворума для правомочности принятого решения, указывается какое количество человек должно присутствовать в разделе «Присутствовали» и какое количество пришло на заседание. Например, «На учете в профсоюзной организации 200 человек, присутствует 127». Также в повестке дня указывают вопросы, прелагаемые на обсуждение. Каждый вопрос начинается с предлога о (об) и помещается с новой строки. Например:

1. О подготовке проведения конкурса «Студенческая весна». Доклад председателя студсовета Сидорова А.Б.

2. О проведении производственной практики студентами старших курсов. Сообщение зав. практикой Богдановой К.Я.

Вторая часть протокола является основной. В ней записывают все выступления, т.е. отражается работа коллегиального органа. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Каждый раздел имеет 3 части – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые и начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца пишут фамилию и инициалы докладчика. Если текст или тезисы подготовлены заранее, выступление основного докладчика не записывается, а прилагается к протоколу, о чем в протоколе указывается. Например,

1. СЛУШАЛИ:

Иванова И.И. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Сидоров А.Б. – (краткая запись сути выступления).

Петрова М.Д. – (краткая запись сути выступления).

ПОСТАНОВИЛИ: Председатель Секретарь

1.1. Провести конкурс в течение недели с 9.04.2003 по 15.04.2003. 1.2. Коменданту корпуса Сизовой Н.К. подготовить к смотру актовый зал. 1.3. Гл.бухгалтеру Санжаровской Т.М. для проведения конкурса выделить финансовые средства. А.С. Иванов Н.Г. Краснова

Если после выступления докладчика или в ходе обсуждения будут заданы вопросы, то они должны быть зафиксированы вместе с ответами. Слово СЛУШАЛИ, которое начинает каждый раздел, пишется после цифры, обозначающей № вопроса в повестке дня. Протокол подписывают председатель и секретарь. На протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания. Через тире – окончания. Например, 15-16.03.2003.

По полноте освещения работы коллегиального органа прото-колы делят на полные и краткие. В кратком протоколе будут указаны только фамилия докладчика и тема доклада, фамилия выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса. Его рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется или указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. Краткими протоколами оформляют совещания оперативного характера, когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после 1 части протокола: «Заседание собрания учредителей стеногра-фировалось. Стенограмма прилагается».

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола, который в пятидневный срок должен быть уточнен, дополнен, если секретарь не успел что-либо записать; отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа на УСОРД. Для точной и полной записи наиболее важных заседаний они стенографируются или ведется фонозапись. Стенограмма и фонограмма не исключают протокола.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих на принципах единоначалия, - в приказах. Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

Тема 6. Информационно-справочные документы

1. Справки

2. Докладные и служебные записки

3. Акты

4. Служебные письма

Литература

Основная:

ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Из-во стандартов. 1984. – 38с.

Веселов П.В. Вы – секретарь. – М.: Недра, 1993. – 121с.

Дополнительная:

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1981. – 158с.

Информационно-справочные документы – это наиболее многочисленные группы документов, они содержат информацию о фактическом положении дел, которая принимается к сведению и может являться основанием для принятия решения.

1. Справка – «документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий». Справки бывают 2-х разновид-ностей: справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые гражданам и учреждениям (чаще всего личного характера), и справки информационного характера, содержащие описание фактов и событий и составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Наиболее часто выдают справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания, зарплаты и т.д. Их составляют на общем бланке, а т.к. их текст, как правило, носит типовой характер, применяют заранее отпечатанные типографские трафаретные тексты. Такие справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, а в конце указывают место представления справки.

Справки информационного характера можно разделить на 2 группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют на чистых листах бумаги, но они содержат напечатанные основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения (Пример 2, 3).

Угловой штамп СПРАВКА 12.03.2003 № 32 г. Кемерово О НАЛИЧИИ СТРОЙМАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ № 3

Начальнику Кировского Райжилуправления г. Кемерово Игнатову М.Н.

На складе № 3 имеются следующие строительные материалы:

1. Доски половые – 150 куб.м

2. Паркет – 300 кв.м

3. Линолеум – 250м

4. Краска масляная – 1200 кг

Зав.складом А.Б. Петров

Угловой штамп СПРАВКА 15.03.2003 № 1-10/12 г. Кемерово О МЕСТЕ УЧЕБЫ

Кемеровский Государственный Университет Вечерние подготовительные курсы

Шерина Юлия Валентиновна учится в школе № 28 Ленинского района г. Кемерово в 11 «в» классе.

Дана для предъявления на подготовительные курсы.

Директор Т.П. Васильцова

Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения. Справка обязательно имеет заголовок. В него может включаться дата или период, за который даются сведения. Например: СПРАВКА О ПОДВЕДЕНИИ ИТОГОВ работы ресторана «Томь» за III квартал 2003 года.

Справка, характеризующая фактическое состояние какого-либо объекта, процесса, выполнения плана и т.д. дается в виде приложения к деловому письму, докладной записке и т.д. Справка содержит точные и проверенные сведения по необходимому вопросу. Ее составляют по возможности кратко, точно, избегая каких-либо рассуждений, доказательств и пояснений. Справку подписывают ответственные должностные лица.

Реквизиты справки: название вида документа (СПРАВКА), дата, номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст, приложения, подпись. Не употребляют выражения «настоящая справка», «действительно учится».

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то текст разделяют на разделы, число которых определяется количеством рассматриваемых вопросов.

2. Докладная (служебная) записка – «документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и пред-ложениями составителя». Докладная записка составляется в целях информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п., чтобы побудить к принятию определенного решения. Поэтому в тексте докладной записки выделяют 2 части. Первая – констатирующая (описательная), в которой сообщаются факты, и вторая, - где идет изложение конкретных выводов, просьб и предложений. Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Докладные записки могут быть внутрен-ними (т.е. направляемыми руководителю структурного подразделе-ния или (учреждения) и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции. Внутренние докладные записки составляют на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дату, номер, место издания, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

Объяснительная записка – «документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта или объясняющий причины какого-либо события)». Объяснительная записка начинается со слов «Довожу до вашего сведения». По содержанию объяснительные записки делят на 2 группы. К первой группе относят записки, являющиеся приложением к основному документу и дополняющие и поясняющие его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты. Оформляют их на общих бланках, подписывают руководителями. Вторая группа объяснительных записок составляется отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, их составляют на простых листах бумаги и подписывают составители. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

3. Акт – «документ, составленный несколькими лицами и подт-верждающий установленные факты и события». Акты имеют большое количество разновидностей в зависимости от назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт дегустации, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и другие. Акт, как правило, составляет комиссия. Это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены комиссии изучают существо вопроса, законодательно-нормативные акты, его регулирующие, и затем приступают к установлению фактического положения дел для отражения его в акте. В процессе проверки обычно ведут черновые записи, отражающие количествен-ные данные. Акт оформляется на общем бланке. По ряду типовых ситуаций есть унифицированные трафаретные формы, в которых дан состав и порядок размещения информации в данной разновидности акта. Например, начинается с предлога «о» («об), Акт о выделении дел к уничтожению. Текст акта распадается на 2 части. Вводная часть для всех актов одинаковая. В ней указываются: основание для составления акта; лица, его составившие, и, при необходимости, лица, присутствовавшие при его составлении. Слово Основание начинает текст акта и печатают его от левого поля через 2-3 интервала. Акт может быть составлен по указанию руководителя или вышестоящей организации, на основании распорядительного документа (чаще всего приказа в именительном падеже, его даты, № и заголовка). Например:

Основание: приказ директора ресторана «Томь» от 11.03.2003 № 27 «О проведении инвентаризации на складе» или указание директора ресторана. Далее указывается состав комиссии: должность, фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, напечатанного с новой строки от нуля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы, фамилии присутствующих. В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты. Это часть текста акта может быть оформлена в виде таблицы, позволяющей при небольшом объеме обеспечить высокую степень информативности текста. В некоторых актах текст может иметь 3-ю часть – выводы, заключения комиссии, предложения. В конце текста, при необходимости, дают сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения. (Пример 4).

Ресторан «Томь» А К Т 13.04.2003 № 3 г. Кемерово О РЕВИЗИИ КАССЫ

УТВЕРЖДАЮ Директор ресторана «Томь» подпись А.И. Иванов 14.04.2003

Основание: Приказ от 13.04.2003 № 4

Составлен комиссией

Председатель: зам.директора О.Л. Симонова

Члены комиссии: 1. Гл.бухгалтер Т.С. Попова

2. Начальник отдела маркетинга А.Г. Иванчук

3. Секретарь-референт Н.В. Краснова

Присутствовали: кассир Г.П. Крылова

13.04.2003 года комиссия провела ревизию кассы по состоянию на 13.04.2003.

В результате проведенной ревизии установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе согласно кассовой книги и данным бухгалтерского учета должен составлять 1 348600 (один миллион триста сорок восемь тысяч шестьсот) рублей.

2. Фактический остаток наличных денег составил 1 348140 (один миллион триста сорок восемь тысяч сто сорок) рублей.

Недостача наличных денег в кассе 460 (четыреста шестьдесят) рублей.

3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира Г.П. Крыловой.

Председатель комиссии подпись О.Л. Симонова

Члены комиссии подпись А.Г. Иванчук

подпись Т.С. Потапова

Экз. 1 – в Минобразования РФ;

Экз. 2 – в дело 05-24

Эта часть акта необязательна.

Акт подписывают председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указывают. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов требуют утверждения. После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к исполнению (Пример 4).

Реквизиты акта: название ведомства, учреждения, структурного подразделения, вид документа, дата, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи.

4. Служебные письма – наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обмена информацией между учреждениями и частными лицами. Они составляют до 80% входящей и исходящей документации. Письма составляют по самым различным видам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, разъяснения, напоминания и т.д.

Составляются письма на спецбланках для писем, в которых в отличие от общего бланка есть адрес учреждения-автора и место для ссылки на инициативный документ, на который дается ответ. Текст служебного документа должен быть посвящен одному вопросу. Как правило, текст состоит из 2-х частей. В первой, вводной приводятся мотивы подготовки документа, ссылки на обстоятельства, факты, события, побудившие написать письмо, или указание на решение вышестоящего органа, явившееся основанием составления письма; во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения. Для более активного восприятия текста, выявления сути вопроса целесообразно в письме начинать изложение текста о существе вопроса, поместив доказательства и доводы во вторую часть.

Если письмо идет от имени 2-х предприятий, его пишут на бланке головного предприятия или на бланке предприятия, проявив-шего инициативу составления данного письма. Начинают письмо с упоминания предприятий, отправляющих его. Подписи руководи-телей этих предприятий ставят под текстом на одном уровне, например:

Начальник технического управления госкомиздата РФ (подпись) М.Н. Климов

Директор ВНИИ полиграфии госкомиздата РФ (подпись) В.Г. Панов

Различные разновидности писем имеют свои особенности, свою структуру в изложении текста.

Письмо-приглашение адресуется, как конкретному лицу, так и учреждению, содержит пожелание участия адресата в каком-либо мероприятии, сообщает сроки, место, условия участия.

Близки к этой разновидности по структуре и характеру текста письма-предложения.

Письма-извещения сообщают о факте или событии, информация о которых может быть полезна адресату, и начинается словами: сообщаем, извещаем, ставим Вас в известность. Составляется для конкретного адресата, является ответом на запрос. Например: «Сообщаем, что для выполнения научно-исследовательских работ Вам выделено 200 тысяч рублей, в том числе 20 тысяч на командировочные расходы. План командировок должен быть представлен не позднее 10 января 2004 года».

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение должно быть четким и ясным. Например: «Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института. Оплата гарантируется со счета № 072365 в Центральном отделении Госбанка г. Кемерово».

Письмо-напоминание, как правило, напоминает о приближении сроков проведения мероприятия, выполнения каких-либо работ, возвращения взятых предметов (книг в библиотеке). Чаще всего такое письмо состоит из одной фразы. Например: «Напоминаем, что срок ликвидации задолженности по курсовым работам истекает 1 мая».

В ряде случаев в письмах-напоминаниях во 2-й части указывают меры, предполагаемые при невыполнении работ (действий) в указанный срок.

Сопроводительное письмо направляют адресату вместе с прила-гаемым к нему документом и содержит разъяснения или задание к нему. Начинается такое письмо словами: посылаем, направляем, возвращаем, представляем, прилагаем и т.д. В нем указывают вид, заголовок, дату и номер основного документа; указывается срок исполнения, объясняется причина задержки, разъясняются сложные моменты и т.д. Обычно текст сопроводительного письма короток, умещается на формате А 5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например: «Направляем Вам на рецензирование конспект лекций по курсу «Делопроизводство и корреспонденция». Отзыв просим прислать до 15 июня 2003 года. Приложение: на 69л. в 1 экземпляре».

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Служебные письма делят на 2 группы: требующие и не требующие ответа. В ответных письмах в бланке перед заголовком дается ссылка на дату и номер инициативного письма, что помогает найти его копию при получении ответа и правильно сформировать дело. Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Тон письма – нейтральный. Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкциями: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «Тщательно изучив Ваши замечания…», «Вниматель-но рассмотрев Ваши предложения…». Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограничительный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи …», «В соответствии…» и т.д. Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д. Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения автора. ГОСТ Р 6.30-97 унифицирует оформление писем. Их составляют на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А 4), указать адреса, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит составителя), оформить реквизит, проверить наличие приложений (если они есть).

По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей.

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, вы-пускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например: «Издательство «Кузбасс» предлагает Вашему вниманию книги, выпускаемые в 2003г.:

В. Комин «Анархизм в России»

Н. Громов «Экология современной кухни»

К. Петров «Сибирские частушки»

Книги можно приобрести в издательстве «Кузбасс» (пр. Октябрьский, 27, комната 305), либо заказать, прислав открытку по адресу: 650023, г. Кемерово, пр. Октябрьский, 27, Издательство «Кузбасс», отдел реализации. Заказанные книги высылаются наложенным платежом после их выхода в свет. Телефоны для справок: 51-12-72. Отдел реализации. Ждем Ваших заказов».

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Этот вид писем получил в последнее время распространение. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст письма отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес организации-автора указывается отдельно.

В последнее время получили распространение письма-рекла-мации и письма, связанные с форс-мажорными обстоятельствами (обстоятельствами непреодолимой силы). Например:

«Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего письма от 5 сентября с.г., из которого мы узнали, что Вы предъявляете нам претензию на сумму … долларов за задержку в передаче технической документации по контракту №…

Мы тщательно рассмотрели Вашу претензию и должны сообщить, что задержка в передаче техдокументации произошла не по нашей вине. Мы хотели бы напомнить Вам, что Пункт 6 вышеуказанного контракта предусматривает передачу техдокумен-тации в течение 3 месяцев после открытия Вами в нашу пользу безотзывного аккредитива во Внешэкономбанке России на сумму … долларов. Вы обязались открыть аккредитив до 5 июня с.г., фактически же он был открыт Вами 25 июля, т.е. с опозданием более чем на один месяц.

Таким образом, Вы нарушили контракт в отношении условий платежа, что и вызвало задержку в передаче техдокументации и, следовательно, Вы не может возлагать на нас ответственность и требовать уплаты неустойки.

С уважением…»

«Уважаемые господа!

Настоящим сообщаем, что ввиду обстоятельств непреодолимой силы (из-за сильного шторма), порт Дудинка временно закрыт, и мы не сможем поставить Ваше судно под разгрузку.

Мы будет Вам очень признательны, если Вы задержите отгрузку оборудования до нашего уведомления о прекращении форсмажорных обстоятельств.

Надеемся, что эта кратковременная задержка не скажется отрицательно на графике поставок».

Электронная почта в настоящее время является одним из основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них вложенные файлы, отвечать на приглашения и т.д.

Электронная переписка ничем не отличается от обычной бумажной. Электронное письмо должно быть грамотно составлено, перед отправкой надо тщательно проверить орфографию. Письмо должно быть написано в обычном деловом стиле, без употребления жаргона и нестандартных сокращений.

Письмо следует начинать с приветствия. Дата и электронный адрес могут и не проставляться, т.к. они указываются в заголовке письма. Как на обычные письма на электронные письма желательно отвечать, хотя бы кратко, что письмо принято к сведению.

Тема 7. Отдельные виды служебных документов и их оформление

Оформление:

1. Телеграмм;

2. Факсов;

3. Доверенностей;

4. Заявлений по личному составу

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997. – 18с.

Дополнительная:

Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. – М.: Экономика, 1988. – 108с.

Загорская А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. – М.: Экономика, 1992. – 222с.

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

1. Телеграмма – «Обобщенное название различных по содер-жанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по телеграфу)». Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.

В зависимости от фактической потребности быстроты передачи информации составитель телеграммы указывает ее срочность (категорию): «срочная, международная, правительственная, внео-чередная». Категория телеграммы указывается перед адресатом. В телеграмме дается точный адрес индекс: город, номер, отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и другие организации имеют зарегистрированный на телеграмме условный или сокращенный адрес. Например: «Томск 7 Кристалл Директору».

Телеграммы бывают различных видов (телеграмма с несколь-кими текстами в один пункт, телеграмма с аналогичным текстом в разные пункты, телеграмма-схема, фототелеграмма, телеграмма-доверенность и т.д.).

Телеграмму пишут на чистом листе бумаги или на бланке. Если телеграмму пишут на чистом листе бумаги, то адреса от текста отде-ляют четырьмя интервалами. Название вида документа (ТЕЛЕГ-РАММА) печатают от третьего положения прописными буквами. Текст телеграммы печатают через 2 интервала в 3-х экземплярах прописными буквами без предлогов, союзов и местоимений на одной стороне листа или телеграфного бланка без абзацев. В телеграммах запрещается дословно повторять текст действующих приказов, директивных писем и инструкций. При необходимости дается ссылка на соответствующие пункты этих документов с указанием их даты и номера. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «исправленному верить» и заверены лицом, заверяющим телеграмму.

В телеграммах, адресованных в города, после пункта назначения указывается номер отделения связи, доставляющего телеграммы. Например: Москва К-3 Минсвязи России.

Знаки препинания сокращают следующими буквами: тчк-точка, зпт-запятая, двт-двоеточие, квч-кавычки, скб-скобки. Числа и цифры рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать цифрами. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются.

Текст телеграммы печатают на одной стороне листа. Адрес, содержание телеграммы и подпись печатают с новой строки. Между словами в телеграммах делается пробел. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заклю-чения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует при-давать подбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телег-рамма особым телеграфским языком. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.

Словами в телеграмме всегда пишут такие знаки, как №-номер; «-«- минус; «+» - плюс;!- восклицательный знак;? – вопросительный знак; % - проценты; «:» - деление и др. Даты обозначают арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставят. Например, 17082003. Заканчивается телеграмма указанием ее направления. Ответную телеграмму печатают с указанием номера инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Вам», «На Ваш». Текст телеграммы не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указывают должность и фамилию лица, подписавшего телеграмму.

Также после текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму. Адрес и наименование предприятия печатают строчными буквами через 1 интервал.

Если телеграмма направляется в несколько адресов, то соответ-ственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы. Текста служебной телеграммы заверяется печатью. Например:

СРОЧНАЯ

ТЕЛЕГРАММА

ВОЛОГДА 2 ПРОМТОРГ СЕЛИВЕРСТОВУ

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ТОРГОВОГО ОБОРУДОВАНИЯ

КЕМЕРОВСКОЙ ФИРМЕ КОНТАКТ НАЧОТДЕЛА КОНТАКТА

ЧЕРНОВА

__________________________________________________________

650010, г. Кемерово, Кузнецкий проспект, 69. Зам.начальника Карпова В.А.

07.07.2003

Печать

Поздравительные телеграммы – это особый вид срочной телег-рафной связи. На них распространяется требование лаконизма изло-жения, слова и союзы сокращать не обязательно. Можно отметить трудовые достижения адресата, его положительные качества.

Реквизиты телеграммы: название вида документа; категория телеграммы; вид телеграммы (два адреса, ответ оплачен и др.); телег-рафный адрес получателя, условный или полный; номер ответной телеграммы; текст; исходящий номер телеграммы; сокращенные обозначения предприятия; фамилия должностного лица, подписав-шего ее; наименование и адрес предприятия-отправителя телеграм-мы; подпись должностного лица; дата телеграммы; печать предприя-тия, отправившего телеграмму.

2. Одним из разновидностей письма являются факсы. Для внешних документов факсы составляют на бланках предприятия.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Название вида документа в факсах не указывается (Пример 5).

Наименование предприятия Адрес предприятия Факс 12.05.2003 № 72 О ЗАДЕРЖКЕ ОПЛАТЫ ПО СЧЕТУ №

Директору ресторана «Томь Иванову И.И. Факс (8432-25-72-16)

Уважаемый Иван Иванович!

Напоминаем Вам о задержке оплаты по счету № 25762317 от 17.01.2003 за поставку комплекса оборудования «Продмаш-12». Прошло 10 дней после направления Вам счета по факсу.

В соответствии с пунктом 7.2 контракта № 175/12 через 5 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа.

Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.

Директор П.П. Степанов

P.S. Если к моменту получения этого напоминания Вы уже произ-вели оплату, примите нашу благодарность.

3. Доверенность – «документ, который организация или пред-приятие выдает должностным лицам на получение от поставщиков товароматериальных ценностей». Доверенность относится к трафаретизированным бланкам. Трафаретизация текстов – процесс подразделения всей информации, содержащейся в группе документов по данному вопросу, на постоянную (повторяющуюся в каждом документе) и переменную (индивидуальную для каждого текста) с последующим вынесением постоянной информации на бланке документа. Трафаретные тексты – это дословное воспроизведение постоянной информации, содержащейся в группе документов, с пропусками для последующего заполнения переменной информацией. В зависимости от того, кем оформляются полномочия (предприятием или отдельным лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.

Доверенность как вид документа на листе бумаги пишут прописными буквами с 3-го положения. Текст пишут через 1,5 интервала. Абзацы отделяют красными строками. Реквизиты друг от друга отделяют 1,5-3 интервала.

Реквизиты официальной доверенности: название вида докумен-та (ДОВЕРЕННОСТЬ); полное наименование организации, выдавшей доверенность и ее адрес; дата выдачи доверенности; номер; срок действия доверенности; должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить доверенность; наименование органи-зации, в которой должны быть получены товароматериальные цен-ности и документ, являющийся основанием; перечень и количество товароматериальных ценностей; образцы подписи получателя дове-ренности; подписи главного руководителя организации и главного (старшего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Реквизиты личной доверенности: название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ); фамилия, имя, отчество лица, выдавшего дове-ренность; фамилия, имя, отчество лица, которому выдана дове-ренность; содержание доверенности; наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности; подпись лица, выдавшего доверенность; дата выдачи доверенности; должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя; дата удостоверения подписи; печать.

В результате общественно-трудовых отношений, возникающих между двумя сторонами – учреждениями (предприятиями) и граж-данами, создаются документы по личному составу. К числу таких документов относится заявление.

4. Заявление – «документ, адресованный должностному лицу учреждения (предприятия), содержащий просьбу». Заявления могут быть 2-х видов: внешними и внутренними. Внешние заявления заявитель подает в организацию (учреждение), с которым он не имеет непосредственной деловой связи, например, заявление о приеме на работу или с просьбой о приеме ребенка в детский сад и т.п. В этом случае после наименования адресата (кому предназначено заявление) обязательно надо указывать фамилию, имя, отчество (или инициалы) заявителя, его точный домашний адрес, номер телефона, номер паспорта, кем и когда он выдан, где и кем работает заявитель. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишут прописными буквами в красную строку, затем строчными буквами кратко излагают существо просьбы или сведения, которое заявитель намерен сообщить. Заявление подписы-вает заявитель, проставляя дату его подачи в соответствующее учреждение. Администрация учреждения пишет на заявлении граж-данина резолюцию. Затем издает приказ (если есть необходимость). Заявление является личным документом, оформляется рукописно на специальном бланке заявления.

Внутреннее заявление, например, заявление на имя руково-дителя предприятия, в котором работает заявитель, о предоставлении очередного отпуска оформляют несколько иначе, чем внешнее. Так, после наименования адресата можно не указывать от кого подается заявление; и так предполагается, что руководителю предприятия, начальнику отдела или цеха заявитель хорошо известен. Поэтому после слова ЗАЯВЛЕНИЕ можно сразу же приступить к изложению сути дела. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ также можно опустить. Заявление подписывает заявитель (лучше разборчиво), обязательно указывая свою должность и проставляя дату его подачи. Внутреннее заявление предпочтительнее писать чернилами от руки (Пример 6).

Отдел 1 ЗАЯВЛЕНИЕ 10.04.2003 г. Кемерово

Директору ресторана «Томь» г-ну Иванову А.С. секретаря-референта Степановой О.Л.

Прошу уволить меня с должности секретаря-референта по собственному желанию.

Подпись О.Л. Степанова

В процессе работы предприятия общественного питания обра-зуется значительное количество документации, в которой отражаются различные стороны деятельности предприятия.

Для осуществления специального документирования в крупных предприятиях функционируют структурные подразделения, секре-тари-референты, делопроизводители. В средних и малых предприя-тиях эту работу выполняет руководитель или его заместитель.

МЕДОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

В условиях развития рыночных отношений и создания сети негосударственных структур руководители коммерческих органи-заций зачастую недооценивают роль документационного обеспечения деятельности предприятия. Они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. Сотрудники подразделений (секретари-референты, работники кадровых служб) также несут ответственность за организацию документирования и работу с документами в пределах своей компетенции в соответствии с обязанностями.

Для проведения практических занятий и организации самостоя-тельной работы подготовлены данные методические указания. Пользуясь ими, можно грамотно и оперативно на современном уровне составлять любые документы. Необходимо учитывать, что документы являются визитной карточкой, дополнительной рекламой, составной частью имиджа предприятия.

Практические занятия по курсу «Делопроизводство и коррес-понденция» ставят своей целью закрепление лекционного материала, выработку у студентов навыков и умений документирования управ-ленческих ситуаций, оценки правильности подготовки документов другими работниками.

При создании, деятельности, реорганизации или ликвидации организации любой формы собственности непрерывно оформляются организационно-распорядительные документы (ОРД), документы по личному составу, финансово-расчетные документы, документы по снабжению и сбыту т.д. Если отдельные виды документов оформ-ляются и ведутся с грубыми нарушениями требований законо-дательства или не ведутся вообще, это отражается в акте при проведении ревизий. Оформление и ведение ОРД и других видов документации рассматриваются и налоговой службой. В частности, устанавливается правильность оформления обязательных реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу.

При выявлении в организации нарушений налогового законо-дательства составляется протокол, на основании которого виновные лица несут административную ответственность.

Действующие общегосударственные нормативно-методические материалы, регламентирующие документационное обеспечение управленческой деятельности, носят универсальных характер, т.е. должны применяться на любом предприятии вне зависимости от его профиля, вида собственности, штатной численности.

Организации нового типа при хозяйственной самостоятельности не имеют полной свободы творчества в области документационного обеспечения своей деятельности. Невыполнение действующих нормативных требований может полностью или частично лишить документ юридической силы.

Для самостоятельной работы студентов также приводятся формы документов, с которыми они должны ознакомиться. По окончании изучения курса студенты должны уметь оформлять любые виды документации.

В рекомендуемой учебной и справочной литературе, практичес-ких пособиях можно найти рекомендации по документированию и организации работы с документами для любой организации или предприятия вне зависимости от профиля и специфики деятельности. Данная литература может быть использована руководителями и работниками акционерных обществ, коммерческих банков, обществ с ограниченной ответственностью и т.д.

ЗАНЯТИЕ 1

Подготовка и оформление организационно-распорядительных доку-ментов, документов по персоналу предприятия.

Цель: развить навыки, умения правильного оформления документов.

Порядок выполнения:

1. Уясните название и цель работы.

2. Ознакомьтесь с ГОСТ Р 6.30-97, ГОСТ 9327-60, Типовой Инструк-цией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Инструкцией по документационному обеспечению деятельности фирмы (для негос