Методическое пособие

Тема 1. Значение документационного обеспечения управления

1. Подготовка к составлению служебных документов. ГОСТ по документационному обеспечению управления. Значение документа-ционного обеспечения управления, историческая справка.

2. Система органов государственного управления делопроиз-водством. Единая государственная система документационного обеспечения управления.

3. Реквизиты документов. Основные задачи секретарской службы.

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства / Основные

положения /. – М.: МИАИ, 1975. – 156 с.

ГОСТ 6.10.5 - 87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Экономика, 1987. – 125с.

ГОСТ Р 6.30 – 97. Унифицированная система организационно –

распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -М.: ГОСТстандарт, 1997 – 19с.

Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. – М.:

Экономика, 1988. – 108с.

Дополнительная:

Кузнецова Т.В. – Документы и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

Лившиц Я.З. История делопроизводства. – М.: МИАИ, 1974. – 133с.

1. Система делопроизводства в России прошла путь от старин-ных берестяных грамот до современного электронного документа. Время создания российской бюрократической системы, определив-шей работу с документами, относят к реформам Петра I. Тогда в структуре нового органа государственного управления, Сената - было выделено специальное подразделение – канцелярия, осуществлявшая контроль за ведением делопроизводства. Возглавляя ее секретарь, которому подчинялись регистраторы, архивариусы, писцы и переводчики. Работа каждого строго регламентировалась.

В 1811г. вышел закон об учреждении новых органов управления – министерств. Помимо других вопросов закон определял и порядок ведения делопроизводства. Главная канцелярия получила статус департамента министерства. Она занималась делами министра и нескольких департаментов министерств. Внутри каждого департа-мента имелись свои канцелярии, в круг обязанностей которых входила работа с его документацией.

В министерстве была введена многоступенчатая система регистрации и учета документов, стал вестись журнал всех входящих документов. Именно тогда впервые в исходящих документах появилась подпись лица, готовившего документ.

В первой половине ХIХв. был распространен коллежский порядок ведения переписки. Его особенность состояла в том, что в начале документа излагалась вся предыдущая переписка. Позднее он был заменен составлением справки с краткими вставками из всех документов по этому вопросу – экстракта.

После 1917г. порядок делопроизводства значительно упростился.

В 20-х гг. произошел переход на карточную систему регистрации документов. Появились первые государственные стандарты на бланке учреждений и формы. Большевики понимали необходимость упорядочения ведения дел, для чего в 1917г. вышло Постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранения канцелярской волокиты». А в 1921 г. были изысканы средства на проведение I-й Всероссийской конференции по научной организации труда и работе с документами.

В 1923г. было создано Бюро «Стандартизация», в ведении которого была стандартизация документов и координация работ по их унификации.

В 1964г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизвод-ства. В 1966г. создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, принимается Единая государственная система делопроизводства – ЕГСД, в рамках которой определены все нормативы ведения документации. ЕГСД установила порядок работы с документами, определила их унификацию и стандартизацию.

Даже такое скупое перечисление событий говорит о том, какое важное значение имеет делопроизводство для обеспечения нормального функционирования государства.

2. Сегодня в РФ действует ряд общегосударственных норма-тивов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

- рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Создание современной нормативной базы документального обеспечения управления относится к началу 70-х гг. ХХв. В 1973г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

В 80-х гг. была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документа-ционного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компью-терных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов.

В 1991г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта система – ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях и т.д.

В 1993г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности. Инструкция закре-пила впервые требования к оформлению реквизитов, тексту конкретных видов документов.

Еще один аспект регламентации работы с документами – их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются Основные правила работы ведомственных архивов, вышедшие в 1986г.

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организа-циях частных форм собственности. Распоряжение правительства РФ от 21.03.94 358-Р установило обязательность хранения документов по личному составу, в т.ч. контрактов.

Согласно ГОСТ 6.38 – 90 (Унифицированные системы докумен-тации. Система организационно-распорядительных документов) юридическая сила документа обеспечивается наличием определен-ного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа. В сфере работы с документами установление единообразной терми-нологии была решена задача с помощью разработанного в 1983г. ГОСТ 16487-83 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

В 1988г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1-88 (Унифицированные системы документации. Основные положения).

Основополагающими документами для современного дело-производства являются:

- ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-рас-порядительной документации. Требования к оформлению докумен-тов);

- Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ.

Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

В настоящее время систему органов государственного управления делопроизводством составляют:

Госстандарт – орган, на который возложена ответственность за стандартизацию и унификацию документов. ГОСТ разрабатывается на каждый документ в отдельности.

Главархив – орган, который ведет работу по рационализации делопроизводства и организационно-распорядительной докумен-тации в стране (ОРД). Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства в целом и по отдельным аспектам работы с документами.

Главархив и Госстандарт – основные ведомства, которые регулируют управление документацией во Всероссийском масштабе.

Кроме того, боле узко аналогичной проблемой занимаются Минздрав, который отвечает за разработку медицинских документов и центральное статистическое управление (ЦСУ), которое разраба-тывает отчетно-статистические документы.

3. Реквизиты – это обязательные данные, установленные законом для документов (автор, адресат, подпись, дата и т.д). Сово-купность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет их формуляр. Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Формуляр, характерный для определенного вида доку-ментов, называется типовым формуляром.

Унифицированным называется документ, разработанный с учетом единых норм и правил его составления. При создании единой системы документации разрабатывается формуляр – образец – модель совокупности унифицированных форм документов. Он должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы. В ГОСТе «формуляр-образец» указывает место реквизита на листе бумаги. Для реквизита с постоянной информацией высчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Формуляр-образец строится для множества документов, объединенных их функциональным назначением и уровнем использования. Из функциональных систем документации наиболее многочисленными являются документы ОР-системы (организацион-но-распорядительные) с составлением, оформлением и обработкой которых непосредственно и сталкивается секретарь.

Основной задачей секретарской службы является: документи-рование и организационное обеспечение деятельности организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц (например, секретариатом). Если секретарские обязанности исполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются (рисунок 1).

Рис. 1 Расположение реквизитов на границы зон на формате А 4 углового бланка

Все операции, осуществляемые секретарем, разделяют на 2 группы: документационные и организационные.

В состав документационных операций входят:

1.Прием и регистрация документов. Передача документов на рассмотрение руководству и получение от него с указанием и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2.Прием и отправка исходящих документов.

3.Прием документов от работников организации:

- для передачи и рассмотрения руководству;

- для изготовления документов по установленной форме (на бланках, компьютерным способом и т.п.).

4.Передача работникам организации документов:

- поступивших от руководства с резолюциями;

- направляемых в соответствии с имеющимся в организации указателем распределения поступающих документов;

- поступивших после изготовления, копирования, размножения.

5.Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6.Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов, бланков.

7.Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8.Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя.

2. Подготовка штатных средств оргтехники.

3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников органи-зации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства.

Тема 2. Оформление реквизитов документов

Требования к оформлению и расположению реквизитов рассматриваются на примере УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительной документации). ГОСТ Р 6.30-97 установил требования к оформлению и месторасположению 29 реквизитов. В отдельном конкретном документе часть указанных реквизитов будет отсутствовать. Стандарт перечисляет максималь-ный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке ОРД (организационно-распорядительные документы).

Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов, установленных ГОСТ 9327.

А 3 297 · 420 мм

А 4 210 · 297 мм

А 5 148 · 210 мм

А 6 150 · 148 мм

ОРД оформляется на бумаге формата А 4 и А 5. ГОСТ Р 6.30-97 установил для ОРД следующие размеры полей: левое – 35 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 10 мм.

Служебные документы часто оформляются на бланках – стандартных листах бумаги, на которых воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Тираж бланков чаще всего печатают в типографии, но реквизиты бланка могут быть оттиснуты и штемпелем. В бланк входит ряд реквизитов, которые печатают типографским способом, и они постоянно присутствуют в служебных документах.

ГОСТы предполагают 2 вида бланков:

1. Бланк письма включает типографским способом нанесенные реквизиты: Государственный герб, герб субъекта Федерации, эмбле-ма организации, наименование учреждения, код организации, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, часто – указание банка и номер счета в нем.

На бланк письма также наносят в виде черточек-уголков ограничительные отметки для реквизитов: дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле. Аналогичным образом отмечают место адресата и поля документов (рисунок 2).

Рис. 2 Образец углового бланка письма организации

2. Общий бланк включает типографским способом нанесенные реквизиты: Государственный герб, герб субъекта РФ, эмблему организации, наименование учреждения, вид документа (либо место остается свободным для последующего дополнения), место состав-ления или издания. Ограничительными линиями отмечаются места для таких реквизитов как дата, номер, заголовок к тексту, отметка о контроле выполнения, гриф утверждения, поле документа (рисунок 3).

Рис. 3 Образец общего бланка организации

При внедрении в учреждении автоматизированной системы обработки ОРД на бланке ставятся на верхнем поле ограничительные отметки для размещения кодов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классифи-катору управленческой документации (ОКУД).

Для каждого из этих бланков допускаются два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный. Для документов постоянного применения (договоров, актов, справок с места работы) бланки могут быть изготовлены с трафаретным текстом с пропусками для переменной информации.

Реквизит 01. Государственный герб РФ. Государственный герб РФ изображается на бланке документов Государственной Думы Российской Федерации, Совета Федерации, Администрации прези-дента. Круг подведомственных организаций, которые имеют право изображать герб на своем бланке, определяет каждое министерство (ведомство).

Воспроизведение изображения герба должно всегда точно соответствовать утвержденному черно-белому изображения. Изобра-жение Государственного герба РФ помещается на верхнем поле документа. Диаметр изображения – не более 20мм.

Реквизит 02. Герб субъекта РФ. Герб субъекта РФ имеет те же размеры, что и герб РФ. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Реквизит 03. Эмблема организации. Эмблема организации – условное или символическое изображение, отражающее основное направление ее деятельности. Согласно ГОСТу, в качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслужи-вания), зарегистрированный в установленном порядке.

Изображение эмблемы располагается на верхнем поле доку-мента на том же месте, где дается изображение герба. Однако изображение герба не заменяет название организации.

Реквизит 04 – код организации и реквизит 05 – код формы документа. Внедрение ЭВМ в сферу управления позволило автоматизировать обработку документов. Госстандарты на унифи-цированные системы документации учитывают как ручную, так и машинную обработку документов. Поэтому УСОРД предлагает при проектировании бланков документов проставлять код организации по ОКПО и код формы документа по ОКУД. Для общего бланка место кодов определено в правой части верхнего поля документа. Код по ОКПО может быть напечатан вместе с бланком, а код по ОКУД будет впечатываться при оформлении конкретного вида документа. В бланке письма эти коды помещаются между адресом автора, датой и номером документа.

Реквизит 06. Наименование организации. Название организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наимено-вание вышестоящей организации.

Реквизит 07. Справочные данные об организации. Этот реквизит предполагает переписку. Он включает: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер факса, номер телефона, также часто указывается номер счета в банке, адрес электронной почты.

Почтовый и телеграфный адреса указываются следующим образом: почтовый индекс, край (область), город, улица, номер дома. Например, адрес социального центра молодежи Кузбасса будет указан так: 650099, г. Кемерово, ул. Ноградская, 3, офис 22. Далее в этом реквизите дается номер телефона технического секретаря, коммутатора или справочной службы. В нашем случае это 25-66-77.

Реквизит 08. Наименование вида документа. Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее представление о назначении доку-мента, его форме, характере информации. Все служебные документы, кроме письма, имеют название и поэтому включают этот обязатель-ный реквизит.

В общем бланке на том же месте, где в бланке для письма располагается адрес учреждения, остается свободное место для указания этого реквизита. Вид документа может впечатываться в общий бланк. Если бланк какого-либо документа требуется достаточно часто, и годовая потребность в нем приблизительно известна, то наименование вида документа изготавливается типографским способом. Например, бланк приказа, акта, договора.

Реквизит 09. Дата документа. Это обязательный реквизит. Его место указано ограничительными черточками. Дата ставится при завершении оформления документа. Она должна одновременно являться датой подписания и отправки документа. Дата – составная часть поискового признака документа. Оформляется она арабскими цифрами. На нее отводится 8 знаков: 6 цифр – по паре на число, месяц, год – и две разграничительные точки. Например, 01.12.03. Таким образом, если цифра одна, то перед ней обязательно ставится ноль. Слово «год» или сокращенно «г.» не ставится. Помимо даты, проставляемой на бланке, датируются также все стадии оформления и обработки документа: согласования, утверждения, получения, исполнения. Допускается следующее оформление: год, месяц, день месяца (2003.02.01), а также словесно-цифровой способ (1 марта 2002г.) (в финансовых и нормативных документах).

Реквизит 10. Регистрационный номер документа. Это условное, цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Например: Штамп предприятия

Приказ

30.08.2003 № 8

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоря-жений) это обычный порядковой номер с начала года. В учебных заведениях нумерацию таких документов можно вести также с начала учебного года. Для исходящих документов, гл.образом, писем номер складывается из нескольких частей: номера структурного подразде-ления, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправлен-ного документа), порядковый номер отправляемого документа. Например: 05-40/32, где

05 – индекс структурного подразделения (кулинарный цех)

40 – номер дела

32 – номер письма

Реквизит 11. Ссылка на регистрационный номер и дату доку-мента. Место для данного реквизита отводится только на бланке письма, т.к. этот реквизит предполагает переписку, ответ на инициа-тивное письмо.

Инициативное письмо – это документ, который требует ответа, содержит просьбу, предложение или запрос. Тематика таких писем не ограничена. Однако характер письма предполагает вариантность положительного или отрицательного документа – важнейший поис-ковый признак, позволяющий при получении ответного документа сразу же определить в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а в структурном подразделении он должен быть направлен «найти копию инициативного документа, на который пришел ответ». Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на № 05-40/32 от 30.08.2003.