Тема 3. Подготовка и оформление документов

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства / Основные положения /. – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ 6.10.5 – 87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. М.: Экономика, 1987. – 125с.

Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция делопроизводство. – М..: Экономика, 1988. – 108с.

Дополнительная:

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство. М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

Лившиц Я.З. История делопроизводства. – М.: МИАИ, 1974. – 133с.

Реквизит 12. Место составления или издания документа. Заранее в общем бланке указывается место составления документа. Этот реквизит оформляется в соответствии с административно-территориальным делением Российской Федерации. Перед указанием городов: Москва и Санкт-Петербург буква «г» не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.д. Например, г. Кемерово, пос. Первомайский. Если обозначение населенного пункта встречается в нескольких областях, то область указывается обязательно. Например, пос. Ленино, Ульяновской обл. В остальных случаях край, область не указываем.

Реквизит 13. Гриф ограничения доступа к документу. Например: Совершенно секретно. Конфиденциально. Для служебного пользова-ния.

Его проставляют без кавычек на первом листе документа и его можно дополнять документами, предусматривающими законодатель-ством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Реквизит 14. Адресат. Указание кому предназначается информа-ция производится на документах, отправляемых в другие организа-ции или частным лицам, а также представляется руководству (заявление, докладные записки, объяснительные записки) и переда-ваемые в структурные подразделения (распоряжения, указания). Адресат – сложный реквизит. В него могут входить следующие данные:

- наименование организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- наименование должности получателя в дательном падеже;

- фамилия и инициалы в дательном падеже (получателя);

- почтовый адрес.

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Для внутренних документов указывается только название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае в название структурного подразделения или организации входит наименование должности руководителя. Например,

Начальнику планового отдела

Иванову А.А.

При адресовании в организацию предлог «в» отсутствует. Например,

Налоговая инспекция