Вопрос 2. Документ

/. Значение документов в управлении

Понятие документа

Функции документа

1. Любое управленческое решение выносится на основе информации.

Правильность принятого решения зависит:

• от полноты представленной информации;

• достоверности информации;

• своевременности ее представления.

Информация может быть представлена:

• в устной форме;

• в документированной форме.

Термин "документ" появился в России в XVIII в. и означал "способ доказательства".

Документы имеют большое значение в управленческом про­цессе, т. к. они

• отражают деятельность организации;

• на их основе принимаются управленческие решения;

• являются главным аргументом в спорных ситуациях;

• являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Документ обеспечивает:

• закрепление информации;

• сбор информации;

• обработку информации;

• передачу информации;

• использование информации;

• хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, на­пример:

• учет — с написанием различных отчетов;

• планирование — с составлением планов;

• инструктирование — с разработкой методик, инструкций;

• руководство — с изданием приказов, распоряжений.

2. Документ — зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Понятие "документ" многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.

Документ представляет собой результат отображения информа­ции о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Документ может быть:

• Носителем информации (в сфере информационных технологий);

• средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

• способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);

• источником фактов (в науке).

3. Документы многофункциональны.

К основным функциям документов можно отнести:

• информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

• управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

• коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

• правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

• организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должно­стная инструкция);

• научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).