Виды классификации

1. Классификация документов — распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы со­ставления и др. с целью организации и повышения эффек­тивности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструк­циях, организовать документы в делопроизводстве.

2. Условно документы можно разделить на следующие группы:

по способу документирования:

• рукописные;

• электронные;

• графические;

• кино-, фото-, фонодокументы;

по сфере использования:

• организационно-распорядительные;

• финансово-бухгалтерские;

• научно-технические;

• по труду;

• отчетно-статистические;

по месту составления:

• входящие (поступившие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (составленные и используемые в самой организации);

по грифу ограни чения доступа:

• открытые (несекретные);

• с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы:

• "Для служебного пользования" (служебная информация, пред­назначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

• "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);

• "Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

• "Коммерческая тайна" (информация, используемая для дости­жения коммерческих целей, разглашение которой может на­нести ущерб обладателю информации);

по происхождению:

• официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

• личные (касающиеся интересов конкретного лица и являю­щиеся именными);

по юридической значимости:

• подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

• копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

• заверенные копии (копии документов, на которых в соответст­вии с установленным порядком проставляют необходимые ре­квизиты, придающие им юридическую силу);

• дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

по форме изложения:

• индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

• трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

• типовые (созданные для документирования стандартных ситуа­ций, например, командирования, и используемые во. всех орга­низациях);

по срокам хранения:

• постоянного хранения;

• долговременного хранения (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет).