Электронный документооборот

1. Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и при­ниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:

• на экране дисплея;

• бумажном носителе;

• ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется пре­доставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми акта­ми РФ или соглашением сторон.

2. Преимущества использования электронных документов:

• компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

• с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

• хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;

• технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;

• возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);

• компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК. Согласование проекта электронного документа имеет следую­щие преимущества".

• прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;

• исправления вносятся в проект документа;

• одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

• недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

• необходимость наличия технических средств для прочтения;

• возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

4. Электронный документооборот — процесс движения, обработ­ки, хранения и обмена электронными документами.

Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронны­ми документами.

Отправитель электронного документа — участник обмена элек­тронными документами, который составляет электронный до­кумент, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного по­средника.

Получатель электронного документа — участник обмена элек­тронными документами, в адрес которого поступил электрон­ный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информацион­ный посредник) — юридическое лицо или индивидуальный пред­приниматель, который выполняет услуги, связанные с обме­ном электронными документами между отправителями и полу­чателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использо­ваться средства защиты информации в соответствии с требова­ниями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки ЭЦП. Подтверждение подлинности электронного документа осуще­ствляется получателем электронного документа с использова­нием средств проверки ЭЦП, предоставленных ему отправите­лем или распространителем средств проверки ЭЦП. Подлинность электронного документа считается подтвержден­ной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки ЭЦП, устанавливается неизменность всех его реквизитов.

Электронный документооборот регулируется нормативными ак­тами:

• государственными;

• межотраслевыми;

• отраслевыми;

• локальными (предприятия).

Правовое регулирование в сфере обращения электронных до­кументов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере об­ращения электронных документов;

• обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хране­ния, передачи и приема электронных документов.

Работа с электронными документами, посылаемыми по элек­тронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный почтовый ящик, которому присваивается код пользо­вателя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает про­грамму отправки электронной почты.

Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку.

Адресат получает документ на экран ПК, который при необхо­димости можно перенести на бумажный носитель.

С помощью ПК происходит регистрация электронных доку­ментов.

Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на ПК исполнителю (исполнителям).

Процесс исполнения электронных документов аналогичен ис­полнению документов на бумажных носителях.

Электронный документооборот постоянно возрастает, особен­но в связи с развитием Интернет-торговли.

Срок хранения электронных документов такой же, как и у бу­мажных (например, извещения банков и переводные требова­ния — 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:

• защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

• возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмот­ренном нормативными актами;

• возможность подтверждения подлинности электронных доку­ментов в течение всего срока их хранения; возможность представления хранимых электронных докумен­тов в виде копии на бумажном носителе.

В перспективе развитие электронного документооборота ори­ентировано на максимальное использование электронных до­кументов, что предполагает изменение существующих отечест­венных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации.