Вопрос 4, Служба документационного обеспечения управления

/. Понятие службы ДОУ

2. Положение о службе ДОУ

1. Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) -называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль ис­полнения, хранение, использование документов и т. п.).

Основными задачами службы ДОУ являются:

• организация делопроизводства;

• ведение делопроизводства;

• совершенствование делопроизводства.

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

• управление делами;

• управление делопроизводства;

• канцелярия;

• отдел ДОУ;

• секретариат (дирекция);

• инспекция при руководителе.

2. Положение о службе ДОУ определяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Подпись Л.В. Коржин

00.00.2003

ПОЛОЖЕНИЕ

О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Отдел документационного обеспечения (в дальнейшем - "отдел") явля­ется самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется исполнительному директору (заместителю директора) предприятия.

1.2.Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность прика­зом директора предприятия.

1.3.В своей деятельности отдел руководствуется Уставом предприятия, на­стоящим положением, стандартами и нормативно-методическими документами по делопроизводству.

2. ЗАДАЧИ

2.1.Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание об­разцов документов предприятия.

2.2. Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной ра­боты по документам предприятия.

2.3. Внедрение новых информационных технологий в работе с документами.

3. СТРУКТУРА

3.1.Структура и штаты отдела утверждаются генеральным директором предприятия с учетом специфики работы и объема документооборота.

3.2.В состав отдела входят: группа (участок) обработки входящих докумен­тов, группа (участок) обработки исходящих документов, группа контроля, экспедиция, копировально-множительное бюро, секретариат.

4. ФУНКЦИИ

4.1.Организация делопроизводства на предприятии в соответствии с федеральными стандартами и нормативно-методическими документами Росархива и предприятия.

4.2.Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия.

4.3.Прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам.

4.4.Рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия.

4.5.Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия.

4.6.Обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них.

4.7.Составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.

4.8.Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии.

4.9.Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия).

4.10. Участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хра­нения.

4.11.Проведение мероприятий по повышению квалификации работников
предприятия, занятых делопроизводством.

4.12.Оформление командировочных документов, регистрация командированных сотрудников.

5. ПРАВА

5.1.Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделени­ях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер.

5.2.Требовать от руководителей структурных подразделений справок, доку­ментов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства.

5.3.Возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных инструкцией по делопроизводству правил оформления.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1.Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполне­ния возложенных на отдел задач и функций несет руководитель отдела.

6.2.Степень ответственности других работников отдела устанавливается
должностными инструкциями.

7. СЛУЖЕБНЫЕ КОНТАКТЫ (СЛУЖЕБНОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ)

7.1.С руководителями структурных подразделений предприятия - по вопро­сам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству предприятия документов, использования служебной информации.

7.2.С юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений, контрактов и других документов.

7.3.С отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения, повыше­ния квалификации и расстановки работников отдела.

7.4.Со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обес­печения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами.

7.5.С отделом информатизации - по вопросам проектирования, эксплуата­ции и внедрения автоматизированных информационных систем.

7.6.В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с други­ми организациями по вопросам работы с документами.

Заместитель директора подпись В.И.Зорин