double arrow

Правила оформления реквизитов

1. Единые правила оформления документов необходимы:

• для придания юридической силы документам;

• качественного и оперативного составления и исполнения документов;

• удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов суще­ствуют независимо от того:

• государственное это предприятие или коммерческое;

• каким видом деятельности занимается предприятие;

• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

2. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, под­писи), которые называются реквизитами.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01- Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09- справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11- дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17- резолюция;

18- заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3. При составлении документов используются следующие правила оформления реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конститу­ционным законом "О Государственном гербе Российской Фе­дерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Рос­сийской Федерации.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уста­вом (положением об организации).

04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу Федерального закона № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационной номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - Наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей ор­ганизации (при ее наличии), например:

МИНСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР "ОРИОН"

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, име­ющих наряду с государственным языком (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наиме­нования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в учредительных документах орга­низации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

Наименование филиала, территориального отделения, представи­тельства указывают в том случае, если оно является автором доку­мента, и располагают ниже наименования организации, например:

ЗАО "АКСОНТ"

КРАСНОГОРСКИЙ ФИЛИАЛ

09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 - Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), например:

ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т.д.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавны­ми буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11 - Датой документа является дата его подписания или утвер­ждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или бо­лее организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последова­тельности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точ­кой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 6 апреля 2003 г. следует оформлять 06.04.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления, даты, на­пример 06 апреля 2003 г., а также оформление даты в последо­вательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.04.06.

12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядко­вого номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

• дела по номенклатуре дел;

• вопросов деятельности;

• должностных лиц или исполнителей;

• структурных подразделений;

• корреспондентов и т. п.


Например:

№ 1 - 3/115 (1 - номер структурного подразделения,

3 - номер дела по номенклатуре,

115 - порядковый номер документа)

№ ОМ - 3/115 (ОМ - отдел маркетинга,

3- номер дела,

115 - порядковый номер документа)

№ ЮЛ- 3/115 (ЮЛ - Юрий Лужков,

3 - номер дела,

115 - порядковый номер документа).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляе­мых через косую черту в порядке указания авторов в докумен­те, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер:

01-20-105/11921 (01-20-105 - номер, присваиваемый Центробанком,

11921 -номер, присваиваемый ГТК РФ)

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа вклю­чает в себя регистрационный номер и дату документа, на кото­рый должен быть дан ответ.

На № _______от ___________

Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).

14 - Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "На­именование организации" и "Справочные данные об организа­ции". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 - В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минсвязи России

Департамент информатизации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в да­тельном падеже, например:

Генеральному директору ЗАО "Вист"

А.И.Смирновой

или

ЗАО "ЛУЧ"

Главному бухгалтеру

В.М.Соловьевой

Если документ отправляют в несколько однородных организа­ций или в несколько структурных подразделений одной орга­низации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ука­зывают. При большем числе адресатов составляют список рас­сылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следую­щих частей:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• должность, инициалы и фамилия;

• почтовый адрес.


Например:

ОАО "Профит"

Начальнику департамента кадров

А.В.Рогову

ул. Полянка, 17

Москва, 113209

При адресовании документа физическому лицу указывают фа­милию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Дуганову О.Р.

ул. Сосновая, д. З, кв.12,

г. Егорьевск,

Московская обл., 1403004

16. Документ утверждается должностным лицом (должностны­ми лицами) или специально издаваемым документом. При ут­верждении документа должностным лицом гриф утверждения до­кумента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО "Гранд"

Личная подпись А.В.Дашков

02.09.2003

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" цен­трировать элементы относительно самой длинной строки, на­пример:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО "Славнефтьконтинент"

Личная подпись А.И.Круглов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, при­казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕ­НО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акцио­неров

от 01.03.2003 № 21

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ОАО "Маяк"

от 09.11.2003 №5

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает:

• фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);

• содержание поручения (при необходимости);

• срок исполнения;

• подпись и дату, например:

Васильевой О.Р.

Отправить факс о согласии к 04.03.2003.

Личная подпись 03.03.2003

или

Скорину А.В. Подготовить проект договора к 01.05.2003.

Личная подпись 25.04.2003

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, от­ветственным за исполнение документа является лицо, указан­ное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание до­кумента. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 - Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20 - текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования призна­ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетани­ем с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен­ные именем существительным в именительном падеже. Подза­головки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих стра­ницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления доку­мента, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распоряди­тельную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указыва­ют их реквизиты: наименование документа, наименование ор­ганизации — автора документа, дату документа, регистрацион­ный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, дей­ствующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от пер­вого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третье­го лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности органи­заций, их структурных подразделений (положение, инструк­ция), а также содержащих описание, оценку фактов или выво­ды (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("от­дел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

• от третьего лица единственного числа ("министерство не воз­ражает", "организация считает возможным").

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформ­ляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указываются в тексте.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Контракт от 20.07.2003 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2003 № 17 на 1 п. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу (постановле­нию, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положе­нию, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распоря­дительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к приказу директора ОАО "Эра"

от 01.04.2003 № 12

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим обра­зом:

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать про­писными буквами, а также центрировать это выражение, на­именование документа, его дату и регистрационный номер от­носительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу Минатома России

от 04.06.2003 № 72

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют сле­дующим образом:

Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2003 № 1-5/17 и приложение к нему,

всего на 3 л.

22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование долж­ности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наиме­нования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор Личная подпись О.А.Рубин

Или

Генеральный директор

ОАО "Партия" Л ичная подпись О.А.Рубин

При оформлении документа на должностном бланке наименова­ние должности лица, подписавшего документ, не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А.В. Зорин

Главный бухгалтер Личная подпись, Т.В. Барышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы

Личная Личная

подпись А.И.Петров подпись И.Г.Орлов

При подписании документов представителями различных ор­ганизаций их должности располагаются на одном уровне, на­пример:

Генеральный директор завода "Энергия" Личная подпись И.П.Трушин   Президент фонда социальной защиты Личная подпись И.С.Силаев

При подписании совместного документа первый лист оформ­ляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределе­нием, например:

Председатель комиссии Личная подпись А.С.Долохов

Члены комиссии Личная подпись Л.И.Антонова

Личная подпись О.Р. Грошев

Личная подпись А.И.Якушев

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСО­ВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласова­ния, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела земельной инспекции

муниципального округа "Зюзино"

Личная подпись А.Г.Корж

00.00.2003

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Юрисконсульт

Личная подпись Н.И.Власов

06.06.2003

Виза необходима для проверки специалистами целесообразно­сти или своевременности составления документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют сле­дующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись И.О.Громов

01.07.2003

Допускается, по усмотрению организации, полистное визиро­вание документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирую­щих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную над­пись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную
подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Начальник отела кадров Личная подпись А.В. Греф

00.00.2003

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фа­милию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

О.Г.Родионова

236 01 26

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при от­сутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или ру­ководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Вдело № 1-5. Отправлен факс от 01.04.2003 № 1297.

Личная подпись 02.04.2003

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Вх: № 00001

Дата 08.01.2003 14:32

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

DOCN \ RASP \20042000.DOC

DOCN - каталог, RASP - подкаталог, 20042000.DOC - файл.

или менее сложный вариант:

LETTER27.DOC

(Letter - вид документа, 27 - порядковый номер письма).

Такая отметка необходима для:

• исключения повторного ввода документа в ПК;

• быстрого поиска документа по имени файла;

• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.



Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: