2015-07-04
1630
3.3.3. Дата документа
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения - дата его утверждения. Дата документа проставляется сотрудником подразделения делопроизводства и архива в день подписания (утверждения) документа.
Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.
Например: 08.02.2009.
В тексте документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек).
Например: 10 февраля 2009 г.
3.3.4. Подпись документа
Документы, направляемые Учреждением в органы государственной власти Российской Федерации, подписываются руководителем, либо по его поручению заместителем руководителя Учреждения.
Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений и предприятий, подписываются руководителем, либо по его поручению заместителем руководителя или руководителями структурных подразделений.
В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Например:
Заместитель руководителя Подпись И.О. Фамилия
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Исправления можно внести от руки или машинописным способом («врио», «и.о.», «зам.»), например:
И. о. руководитель Подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписание документов с предлогом " за" или проставление косой черты перед наименованием должности.
3.3.5. Согласование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится его согласование (визирование). Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование (визирование), не допускается.
Согласование может быть внутреннее и внешнее.
Для документа, подлинник которого остается в Учреждении, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (Приложение № 4).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Для визового экземпляра документа, подлинник которого остается в Учреждении, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа визового документа.
Если подразделение - соисполнитель представил головному исполнителю предложения по проекту документа в письменном виде, виза таких соисполнителей при подготовки исполнителем окончательного варианта документа, представляемого на подпись руководителю, не требуется.
Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего, например:
Начальник Правового управления Личная подпись И.О. Фамилия
27.09.2008
Лица, визирующие служебный документ, несут ответственность за его содержание наряду с исполнителем, по вопросам, относящимся к сфере их деятельности.
Возможно визирование в виде личной подписи, ее расшифровки, даты визирования, исполненное в рукописном виде.
Особые мнения, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте служебного документа. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ, например:
С замечаниями
Начальник Правового управления Личная подпись И.О. Фамилия
25.10.2008
Сроки согласования (визирования) документов должностными лицами устанавливаются руководством либо исполнителем, ответственным за подготовку документа. Общий срок согласования (визирования) документа не должен превышать 7 календарных дней, если иное не установлено руководителем Учреждения. Лица, указанные в качестве соисполнителей, обязаны завизировать документ в срок не превышающий 1 рабочий день, если иное не установлено руководителем Учреждения. Ответственность за соблюдение установленных сроков несет исполнитель, осуществляющий выпуск документа. Сроки согласования (визирования) должностными лицами кадровых приказов (о приеме, переводе, увольнении, отпуске, и т.п.) определяются в соответствии с действующей в Учреждении Инструкцией по кадровому делопроизводству, но не должны превышать одного рабочего дня. Повторное визирование документа должностными лицами допускается только в случае, если в ходе согласования в документ вносятся существенные изменения.
Краткие замечания по проекту документа допускается оформлять на визируемом экземпляре. Затем документ отправляется на дальнейшее визирование и исправления вносятся в печатный вид первого экземпляра документа.
Если замечания исполнителем учтены, должностное лицо, сделавшее замечание, перечеркивает запись и визирует повторно, со словом «учтено».
Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю подписывающему документ.
Для документа, подлинник которого отправляется из Учреждения, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Внешнее согласование – согласование проекта документа с внешними заинтересованными организациями оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа - и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
заместитель руководителя
Личная подпись И.О. Фамилия
05.01.2009
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
- с подведомственными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;
- с общественными организациями - в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, пожарный и т. п.);
- с учредителем - в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с его разрешения.
3.3.6. Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении № 7.
Документы утверждаются руководителем Учреждения, либо учредителем в соответствии с Уставом Учреждения.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Положения о филиалах, структурных подразделениях и т. п. утверждению руководителем Учреждения, проставлением соответствующего грифа, либо изданием приказа и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.
При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:
гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ФГОБУ ВПО
«Государственный Учреждение
Минфина России»
_________ И.О. Фамилия
личная подпись 01.09.2008
или
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от «14» ноября 2007 г. № 694
или УТВЕРЖДЕНО
протоколом заседания Ученого совета ГУМФ
от 04.09.2008 № 6
Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.
3.3.7. Реквизит «Печать»
При необходимости документ заверяется гербовой печатью Учреждения или печатью структурного подразделения.
Печать с изображением герба Российской Федерации ставится на документах, где воспроизведение оттиска этой печати специально предусматривается законодательством.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи.
На документах финансового характера и дипломах печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Печать структурного подразделения (не гербовая), может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью и обучением граждан.
3.3.8. Адресация документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресации документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование организации пишут в именительном падеже. Например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Административный департамент
При направлении документа должностному лицу название организации, ее структурного подразделения, фамилию адресата указывают в дательном падеже.
Например:
Директору Административного департамента
Министерства финансов Российской Федерации
И.О. Фамилия
При адресации документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
Например:
Директорам
филиалов ГУМФ
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Редакция журнала «Вестник образования»
Чистопрудный бульвар, 6, г. Москва, 101856
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяються конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Калинину А.А.
ул. Садовая, д.5, кв.12,
г. Липки, Киреевского р-на,
Тульской обл., 301264
