Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждения и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы и телефонограммы.

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справки – документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают двух видов. С информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. В текстах справки (например, с места учебы, работы) не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно учится» и т. д. На справке должна стоять дата выдачи, заверенная подписью и печатью.

Справка по производственным вопросам может составляться по запросу руководства и содержать информацию о производственной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы (внутренние), составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Справки, составленные по запросу внешних организаций (внешние), должны быть подписаны руководителем предприятия. Такие справки составляются в двух экземплярах. Первый отправляется адресату, а второй экземпляр подшивается в дело (прил. 12).

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащей выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Цель – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст делится на две части: первая — констатирующая (описательная), и вторая — излагающая предложения, просьбы. Тексту предшествует заголовок.

Докладные записки бывают внутренними и внешними. Внутренние пишут рукописным способом и подписываются составителем. Внешние оформляются машинописным способом на общем бланке, подписываются руководителем, имеют заголовок, дату и исходящий номер. Используют бланки формата А4 и А5 (прил. 13, 14).

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений («Объяснительная записка баланса предприятия... за 201... г.»). Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства (прил. 15).

Акт — это документ, составленный несколькими лицами для удостоверения определенного факта. В большинстве случаев акт составляется комиссией, назначенной руководителем предприятия или вышестоящей организацией. Комиссия действует на основании приказа. В состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку фактам, подлежащим обследованию.

Акт ревизии финансовой деятельности предприятия, соблюдения трудового законодательства, нормативных актов и законов составляется в первом случае бухгалтером-ревизором, в остальных — инспекторами различных правоохранительных служб, которые уполномочены вышестоящими органами на проверку учреждений. Составлению акта должна предшествовать всесторонняя проверка тех фактов, которые будут отражены в нем. В составлении акта участвуют заинтересованные лица, т. е. те работники, деятельность которых проверяется.

В актах обычно отражается не только деятельность предприятия, но и намечаются конкретные предложения по улучшению работы. После составления акта комиссия знакомит всех заинтересованных лиц с его содержанием под роспись.

В акт включаются только те факты, подлинность которых проверена одним из членов комиссии (или проверяющими лицами). Никакие субъективные предложения или выводы в акт не включаются. Почти все акты утверждаются руководителем предприятия и могут послужить основанием для издания приказов и докладных записок, адресованных в любые органы, в том числе в судебно-правовые.

Акты составляются при ревизии предприятия или деятельности отдельных должностных лиц, при сдаче-приемке дел руководителями и работниками учета, при стихийных бедствиях, при обнаружении дефектов, недостаче, при списании пришедшего в негодность инвентаря, при установлении нарушения законов и т. п. (прил. 16).

Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта. Категория и вид телеграммы указываются адресатом («срочная», «заверенная», «... с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом»). Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Напр.:

«Москва Колос Козлову», «Саратов Гранит Иванову».

Текст телеграммы пишется телеграфным стилем, для которого характерно отсутствие предлогов, союзов, знаков препинания. Числа и цифры рекомендуется писать словами, однако многозначные числа можно писать цифрами. В отдельных случаях, когда отсутствие знака препинания может привести к искажению смысла или возможности его двусмысленного толкования, допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями:

— тчк - точка;
— зпт - запятая;
— двт - двоеточие;
— квч - кавычки,

Условно обозначается номер - НР. Словами пишут «+» — плюс, «-» — минус, «%» — проценты и др.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем и заверяется печатью. Телеграмма, направленная в несколько адресов, подписывается и заверяется печатью в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии указываются все адреса, а к отправляемой телеграмме прилагается список адресатов (прил. 17).

Вопросы для самопроверки

1. Какие информационно-справочные документы Вы знаете?

2. Для каких целей, для решения каких задач используются информационно-справочные документы на предприятии?