Тема 4. Организация работы с документами

4.1. Понятие документооборота

4.2. Прием и первичная обработка документов

4.3. Регистрация документов

4.4. Контроль за исполнением документов

Практическое занятие № 4

Ознакомление с формами регистрации документов

Понятие документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации не подлежат:

— документы, присланные в копии для сведения;

— телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

— месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

— плановые документы;

— извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;

— статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);

— сообщения о заседаниях, совещаниях, повестке дня;

— поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;

— печатные издания (книги, газеты, журналы, справочники);

— рекламные материалы.

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

— входящие (поступающие) документы;

— исходящие (отправляемые) документы;

— внутренние документы.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

— прием и первичная обработка документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация;

— контроль за исполнением;

— информационно-справочная работа;

— исполнение документов и отправка.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое документооборот?

2. Какие существуют этапы в обработке и движении документов?