Прием и первичная обработка документов

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь, секретарь-референт), должна вести прием документов по почте, доставленные курьером по почте, оправленные по телетайпу, факсу, электронной почте.

При получении документов проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т. е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством для получения конверта. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации и работником почты.

На всех входящих документах должна быть поставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера.

Предварительное рассмотрение документов проводится работниками службы ДОУ с целью распределения документов на

— направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

— направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службе ДОУ.

Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителям предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Вопросы для самопроверки

1. Кем производится прием документов?

2. Когда и на каких документах проставляется отметка о поступлении документа?

3. Какие документы передаются руководителю предприятия?

4. В какие сроки проводится обработка и передача документов исполнителям?