Распорядительные документы

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих нормативным актам.

Схема подготовки распорядительных документов:

— всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

— согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

— обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Приказ

Приказ (по основной деятельности) – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для решения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ — это основной распорядительный документ. Приказами оформляются порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т. д.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации. Это информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, приступают к составлению проекта.

Текст распорядительного документа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаются приказы.

Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения (приказы по личному составу). Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. Определяют распорядительную часть от констатирующей прописными словом вразрядку (РЕШИЛ, ПРЕДЛАГАЮ, ПРИКАЗЫВАЮ). Печатают эти слова в отдельной строке, начиная с нулевого положения табулятора. Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить смыслу ранее изданным распорядительным документам, быть четкими, ясными. Нельзя употреблять слова: «повысить», «поднять», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать», так как сформулированные такие образом документы расплывчаты, проверка их исполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В каждом пункте указываются исполнитель или структурное подразделение, предписываемое действие и срок исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать». Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения, тогда он выделяется в отдельный пункт документа (предпоследний по счету).

Последним пунктом в приказах, постановлениях указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, а не после текста.

Текст должен иметь заголовок.

Завершающим этапом работы с проектами документов является их согласование и подписание.

Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется с составителем проекта, руководителем структурного подразделения, исполнителями и юрисконсультантом. Виза юрисконсульта говорит о том, что документ составлен в соответствии с законодательными и нормативными актами. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу указывается в самом документе.

Формуляр-образец приказа по основной деятельности приведен в прил. 11.

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, министерство, правительство, администрации городов, районов.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Реквизиты распоряжения аналогичны реквизитам приказа, только вместо наименования вида документа «Приказ» печатают «Распоряжение» и разделяют констатирующую часть от распорядительной глаголом «Обязываю».

Указание

Указание — распорядительный документ организационно-распоря-дительного характера, создаваемый органами государственного управления: министерствами, ведомствами, организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций.

Составление текста указания аналогично приказу по основной деятельности, только вместо наименования вида документа «Приказ» печатают «Решение», а констатирующую часть от распорядительной отделяют глаголом «Обязываю» или «Предлагаю».

Постановление

Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, — комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Различают постановления организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа), распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления тоже аналогичен приказу, меняется наименование вида документа с «Приказа» на «Постановление». Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Постановляет».

Если постановление издает комиссия, то подписывает его председатель комиссии и секретарь.

Решение

Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомствами, научными советами.

Решение издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Реквизиты решения тоже аналогичны приказу по основной деятельности, вместо наименования вида документа «Приказ» печатают «Решение». Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Решил», «Решила». Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, при этом они не вправе менять содержание текста.

Вопросы для самопроверки

1. Какие распорядительные документы Вы знаете?

2. Как составляется приказ по основной деятельности предприятия?

3. Какую постоянную формулировку имеет последний пункт приказа?