Организационные документы

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного рода документах.

Уставы

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права, обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества и т. д. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Положения

Положения – это нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» или «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».

Положения утверждаются в установленном порядке.

Положения и уставы учреждений входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста, как и положения о структурных подразделениях.

В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они имеют установленную структуру текста, оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации (фирмы). Напр.:

Наименование организации Гриф утверждения

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0 № 00

Иркутск

Об отделе кадров

Структура текста

- Общие положения

- Цели и задачи

- Функции

- Права и обязанности

- Руководство

- Взаимоотношения (служебные связи)

- Организация работы

Начальник отдела Подпись Расшифровка подписи

Визы согласования

Инструкции

Инструкции – это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические. Финансовые и иные специальности стороны деятельности организаций (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются и требования. Например, «Должностная инструкция инспектора по кадрам». К инструкциям предъявляются требования, которые должны быть четкими и ясными при изложении текста. Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т. д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов предприятий должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан…», или в безличной форме (например, «При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел»).

На каждого работника организации составляется должностная инструкция.

Унифицированная структура текста должностной инструкции

Общие положения

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностного лица, которым он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Функции

Определяются направления деятельности специалиста

Должностные обязанности

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, указывается форма его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, предусматривает, курирует и т. д.

Права

Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неисполнение предоставленных ему прав.

Взаимоотношения. Связи по должности

Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и представления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Во многих организациях тексты согласовываются с юрисконсультантом. Должностная инструкция доводится до работников под расписку. Для внесения изменений в должностную инструкцию издается приказ, который также доводится до сведения работников под расписку.

Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т. д.

Должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

— при изменении наименования организации и заново утверждены в подразделениях;

— при изменении наименования должности;

— при изменении фамилии сотрудника, заменяющего данную должность (т. е. при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы бывшего работника.