Регистрация документов

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за исполнением и справочная работа с документами.

Документы регистрируются один раз. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседа-

ний, отчеты, докладные записки. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов и индекс по номенклатуре дел. Напр.: 218/08-17, где 218 — порядковый регистрационный номер;

08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т. д.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Вопросы для самопроверки

1. С какой целью проводится регистрация документов?

2. Когда регистрируются отправляемые и внутренние документы?

3. Какие формы используются для регистрации документов?