double arrow

Контроль за исполнением документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает:

— постановку документа на контроль;

— проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

— предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

— учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после ис-


полнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки регистрируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и номера телефона исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь (или сотрудник ДОУ) ведет на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.

Автоматизированная система контроля легко позволяет просматривать все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов.

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специальных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Вопросы для самопроверки

1. Какова цель организации контроля за исполнением документов?

2. Какой порядок изменения сроков исполнения документов?

3. Какой документ считается исполненным?

4. Какие операции осуществляются службой контроля?



Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: