Номенклатура дел

Номенклатура дел является важнейшим элементом делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел предназначена для

— классификации документов;

— порядка формирования дел в делопроизводстве;

— учета дел;

— группировки исполненных документов в дела;

— систематизации дел;

— индексации дел;

— фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов;

— использования архивом организации в качестве документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);

— использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения;

— использования в качестве основы для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Номенклатуры дел бывают трех видов:

—типовые;

— примерные;

— конкретные.

Типовые номенклатуры определяют типовой состав и сроки хранения дел для организаций определенной категории или системы.

Примерные номенклатуры устанавливают примерный состав дел для тех организаций, на которые они распространяются. Этот вид номенклату-

ры имеет рекомендательный характер.

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры, каждая организация должна иметь конкретную номенклатуру в качестве нормативного документа.

Основой для составления номенклатуры являются:

— устав (положение) организации;

— положения о структурных подразделениях;

— классификаторы участков деятельности и кодификаторы структурных подразделений (если на предприятии большое количество подразделений, каждому подразделению присваивается код, используемый для индексации документов и дел);

— штатные расписания;

— планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений;

— номенклатуры организации за прошлые годы;

— описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу, акты о выделении документов и дел к уничтожению;

— типовые и примерные номенклатуры дел данной системы (при их наличии);

— решения Государственной архивной службы России и территориальных архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов.

Номенклатуру дел на предстоящий календарный год составляют на основании номенклатур структурных подразделений заранее, так чтобы утвердить и ввести ее в действие с 1 января. Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе ДОУ. Работу по составлению номенклатуры строят в соответствии с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями (руководителями структурных подразделений) и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры дел всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Готовую номенклатуру оформляют на общем бланке формата А4 и после подписания руководителем визируют у заведующего ведомственным архивом, направляют на согласование в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Номенклатуры печатают в четырех экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа, а

четвертый оставляют в государственном архиве.

В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет.

Составляют номенклатуру по форме, установленной «основными правилами работы ведомственных архивов» (прил. 18).

Номенклатура содержит пять граф:

— индекс дела;

— заголовок дела;

— количество дел;

— срок хранения дела;

— примечание.

Индекс дела присваивается каждому делу, первые две цифры указывают на код структурного подразделения, а две другие — на номер дела в пределах структурного подразделения. Напр.: 01-05, 06-15.

Личные дела сотрудников вносятся под одним индексом. Заголовок дела в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание заголовков дел. Напр.:

«Приказы руководителя организации по основной деятельности».

«Документы к протоколам заседания ученого совета за 1999/2000 учебный год (справки, докладные записки, проекты решений)». «Переписка об организации факультета повышения квалификации при

академии».

«Личные дела сотрудников, принятых на работу в 1999 году».

«Переписка с АО "Рассвет" о поставке продукции».

Считаются недопустимыми такие заголовки:

«Переписка по общим вопросам».

«Разная переписка».

«Дела с отчетностью».

В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации по географическому, именному, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавиту географических названий, фамилий, корреспондентов и т. д.

В организациях с небольшим объемом документооборота или не имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии с содержанием управленческих функций и направлениями деятельности.

Сроки хранения дел указываются в соответствии с типовым или ведомственным перечнем, причем, если сроки указаны там разные, пишется с более длительным сроком хранения. Если поступают распоряжения вышестоящих организаций об изменениях сроков хранения, то в графе «Примечание» производится ссылка на соответствующий распорядительный документ.

Вопросы для самопроверки

1. С какой целью создается в организациях номенклатура дел?

2. Какие Вы знаете виды номенклатур дел и в чем их отличие?

3. Что является основой при составлении номенклатуры дел?

4. Кто определяет сроки хранения дел?