Формирование дел

Исполненных документов в учреждении накапливается много. Чтобы в них можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы группируют в дела, т. е. раскладывают в отдельные папки.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, указания, акты, справки).

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Напр.:

«Документы по вопросам повышения качества продукции» (акты, справки, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора («Протоколы производственных совещаний предприятия "Контакт" за 2013 г.»).

Для группировки переписки используется корреспондентский признак, при этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса («Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 20013 г.»).

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку («Переписка с предпрятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции»).

Группировка документов за какой-либо период осуществляется по хронологическому признаку («Квартальные отчеты по основной деятельности предприятия»).

Планово-отчетные документы группируются в дело по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическим признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании документов в деле необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дело документы, оформленные в соответствии с государственными стандартами; запрещается оставлять в делах черновики и дублетные экземпляры документов;

— помещать в дело только исполненные документы;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

— группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

— группировать в дело документы одного календарного года, учебного года, за исключением «переходящих» дел, которые формируют в течение ряда лет или какого-либо периода по вопросам, решение которых происходит в течение ряда лет, например: а) личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника; б) судебные дела; в) документы учебных заведений, которые формируют за учебный год; г) дела театров, характеризующие сценическую деятельность за период театрального сезона; д) истории болезней и т. п.;

— приложения к документам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют к документам, к которым они относятся; объемные приложения могут составлять отдельный том (тома) данного дела;

— если уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним, группируют вместе; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют как самостоятельные дела;

— самостоятельными делами являются также утвержденные планы, отчеты, сметы и т. п.; их группируют отдельно от их проектов; приложения к ним, если они имеют достаточный объем, составляют отдельный том;

— предложения, заявления и жалобы граждан, касающиеся работы организации, формируют отдельно от заявлений по личным вопросам; переписка

формируется, как правило, в пределах календарного года, учебного года, срока созыва и т. п.; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см, что является наиболее оптимальным условием как при оформлении, так и при использовании и хранении дел.

Как правило, внутри дела документы располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела.

Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, если на предприятии большие объемы документооборота, рекомендуется разделять на приказы по приему, перемещениям, увольнениям от приказов по командировкам, премированию сотрудников, так как сроки хранения у них различны (от 3-х до 75 лет).

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которым относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2000 г., составленный в 1999 г., должен быть отнесен к 2000 г., а отчет за 1999 г., составленный в 1999 г., к 1999.

Документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения.

Вопросы для самопроверки

1. По каким признакам формируются дела в организациях?

2. Какие существуют правила формирования документов в деле?

3. Сколько листов допускается подшивать в деле?

4. Как располагаются документы в деле?