Е. Введение в систему сметного контроля

Центр составления сметы - это четко определенная часть организации, сформированная в целях функционирования системы сметного контроля. Каждая функция в рамках органи­зации должна относиться на соответствующие центры составления сметы. При определении таких центров важно принимать во внимание ответственность управляющих. Управляющий, ответственный за центр составления сметы (например, механический цех в рамках функции производства), должен быть вовлечен в стадию планирования составления сметы в отноше­нии своей сферы ответственности и должен своевременно получать контрольную информа­цию.

Сметный период - это период времени, на который готовиться бюджет и который является предметом контроля. Продолжительность периода будет зависеть от:

- Природы бизнеса - в кораблестроительстве или энергоснабжении, сметный период может составлять от 10 до 20 лет и это нормально. А для легкой промышленности (пошив одежды и мода) уместно применять сметный период, составляющий менее одного года.

- Части компании, по которой составляется смета - по капитальным затратам смета обыч­но составляется на более длительный период, чем в отношении, например, объема производ­ства.

- Основы контроля - многие компании используют 12-месячный период в качестве основного сметного периода, но в то же самое время общепринятым является то, что годовой бюджет разбивается поквартально или помесячно. Это, прежде всего, имеет место в целях контроля так как фактические и сметные результаты должны непрерывно контролироваться. Не прак­тично ждать конца 12-месячного сметного периода, а потом проводить контрольные сравне­ния.

Прежде чем знакомиться с системой сметного контроля, важно обратить внимание на то, чтобы:

- основные исполнители брали на себя обязательства по предлагаемой системе;

- были определены долгосрочные задачи организации;

- существовала адекватная база данных, на которой будут основываться прогнозы и затраты;

- была составлена организационная схема, где четко были бы определены области полномо­чий и ответственности. Затем организация может быть подразделена на сметные центры та­ким образом, чтобы каждый управляющий имел свою смету и получал контрольную инфор­мацию о своем подразделении. Это уже по существу учет по центрам ответственности;

- была сформирована планово-финансовая комиссия, и выпускалось руководство по разра­ботке смет;

- был определен ограничивающий фактор.

Планово - финансовая комиссия должна состоять из специалистов высокого уровня, пред­ставляющих основные сегменты компании. Главная ее задача - обеспечение принятия реа­листических смет и их должная координация. Если смета будет считаться невыполнимой, она не будет служить средством стимулирования деятельности.

Планово-финансовая комиссия должна назначить менеджера, который будет руководить со­ставлением бюджета. Обычно это бухгалтер. Его роль заключается в координации отдельных бюджетов в обобщенный бюджет компании с тем, чтобы комиссия в составлении могла ви­деть влияние отдельных бюджетов на бюджет компании в целом.

В функции планово-финансовой комиссии включают:

- сообщение подробностей политики составления бюджетов и основных направлений лицам, ответственным за составление бюджетов;

- определение ограничивающего фактора;

- подготовка программы сбыта;

- первоначальная подготовка бюджетов;

- обсуждение бюджетов с вышестоящим руководством;

- координация и анализ рассмотренных бюджетов;

- окончательное принятие бюджетов;

- последующий анализ бюджетов и выработка рекомендуемых корректирующих действий (если таковые необходимы).

Руководство по разработке смет представляет собой документ, устанавливающий посто­янные инструкции, регулирующие ответственность сотрудников, а также порядок, формы и записи в отношении подготовки и использования бюджетов. Также в руководстве определя­ется порядок составления смет, ответственность каждого задействованного лица и времен­ное расписание.

Составление непрерывного бюджета

Влияние инфляции на бюджет может быть очень серьезным. В прошлом, резкая инфляция приводила к широкому использованию непрерывных скользящих бюджетов. Бюджет гото­вится на год вперед (или на любой другой выбранный период) и в конце первого контрольно­го периода бюджет на оставшийся период пересматривается в свете инфляции, если таковая существует, принимая во внимание изменения, связанные с ожиданием инфляции в буду­щем, что, в свою очередь, служит основой составления бюджета на первый контрольный пе­риод следующего года.

Такой порядок повторяется каждый контрольный период, т.е. всегда есть в наличии бюджет на год вперед и бюджеты постоянно обновляются настолько, насколько это возможно. Такая непрерывная переработка бюджетных цифр ведет к более точным прогнозам будущей дея­тельности. Даже если сейчас дни гиперинфляции в прошлом, многие фирмы до сих пор ведут скользящую систему составления бюджета, регулярно обновляя бюджеты в свете изменений, произошедших на предприятии.