Правила составления документов

1 2 3 4 5 6 7

1.1 .ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому

он предназначен; правильно оформлен.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведётся делопроизводство (традиционным способом или на основе современной

информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и современное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые

называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определённый набор реквизитов.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97. (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). (См. Приложение №1)

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы – постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Наименование организации, являющееся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.

Например: Муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад №00»

Октябрьского района г. Саратова.

Сокращённое наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации МДОУ «Детский сад № 00»

Справочные данные об учреждении включают: почтовый адрес; номера телефона и другие сведения по решению организации

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, например:

1 ПРИКАЗ, АКТ и т.п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например:

2 01.04.2004.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например:

3 9 сентября 2004 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7)

Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в

именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке,

например:

4 Начальнику отдела образования

В.В. Петровой

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

5 УТВЕРЖДАЮ

Заведующая МДОУ «Детский сад № 00»

Подпись А.В. Петрова

02.09.2004.

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

6 УТВЕРЖДЕН

Протоколом собрания трудового коллектива

от 21.09.2004 № 5

Или

УТВЕРЖДЕНА

Приказом заведующей МДОУ «Детский сад № 00»

от 18.10.2004. № 56

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки (выше указанный пример).

Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение)

- содержание поручения (конкретные действия)

- срок исполнения