Технические требования к изготовлению документов

1. Для изготовления документов используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

2. Печатная страница должна иметь поля:

левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм;

правое – не менее 10 мм.

3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером шрифта 12, 13, 14, 15.

4. Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

5. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 1,25 см от границы левого поля (т.е. с «красной строки»).

6. Реквизиты, состоящие из нескольких строк (за исключением основного текста документа), печатают через один межстрочный интервал.

7. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами.

8. Каждый реквизит документа отделяют от предыдущего 2—4 межстрочными интервалами.

9. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

10. Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков.

11. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

12. Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа», а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из следующих способов (см. п. 4.5 ГОСТ Р 6.30—2003):

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

13. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.

14. При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

15. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

16. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

При печатании документов используют

восемь стандартных позиций табуляции:

0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 — на расстоянии 1,25 см от левого поля: для начала абзацев в тексте (с помощью клавиши TAB);

2 — на расстоянии 3,75 см: для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 — на расстоянии 6 см: для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 — на расстоянии 8 см: для реквизита «Адресат»;

5 — на расстоянии 10 см: для реквизитов «Гриф утверждения документа», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6 — на расстоянии 12 см: для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7 — на расстоянии 14 см: для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

Способы установки позиций табуляции были рассмотрены выше в теме «Текстовый процессор MS Word».

Ниже помещен образец документа формата А4 в общем виде с расположением различных реквизитов.

Сверху в рамке отмечены позиции табуляции, используемые для размещения отдельных реквизитов документа.

Чтобы напечатать документ с использованием табуляции, от одной позиции к другой передвигаются с помощью клавиши TAB.

Позиции табуляции, используемые в документе:

0 1 2 3 4 5 6 7

| | | | | | | |

Гриф утверждения

Название фирмы Адресат

Юридический адрес фирмы:

Индекс, город, улица, дом,

Телефон, факс, р/с в банке Резолюция