Формальные и неформальные организации на предприятии: признаки, механизмы образования, принципы формирования

На предприятии СКС и туризма существуют формальные и неформальные отношения, которые влияют на его политику. Формальные - группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации. Их основными функциями являются выполнение конкретных задач. Отношения между людьми в группе регулируются различными нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями. Неформальные стихийно образовавшиеся группы людей, вступившие в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей. Отношения между членами группы формируются на основе личных симпатий, общности взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, обязанности, согласованных ролей. Основа неформальной организации — взаимодействие людей.

Формальные организационные структуры управления на предприятиях СКС и туризма строятся на следующих принципах:

• простота — обеспечение минимально возможного числа уровней управления;

• адаптивность — способность изменяться в определенных пределах при изменении внешних и внутренних условий;

•структура должна отражать цели и задачи фирмы;

•при построении структур должен быть реализован принцип соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры конкретного сотрудника — с другой;

•каждая функция, реализуемая фирмой, должна быть закреплена за конкретной службой, т. е. недопустимо закрепление одной функции за двумя или несколькими службами;

•иерархия служб не должна подчинять одному субъекту управления более шести-восьми объектов;

•кратчайшие пути прохождения информации;

•разделение стратегических и оперативных функций.

Наиболее распространенные ошибки в построении организационных структур управления:

• наличие «дублирования» функций (функция закреплена за разными структурными подразделениями);

• наличие функций управления, не закрепленных за каким-либо структурным подразделением;

• превышение нормы управления (6—8 объектов управления);

• двойное подчинение.

На эффективность организационной структуры управления предприятия СКС и туризма влияют:

• действительные взаимосвязи, возникающие между сотрудниками и их работой, что отражается в их должностных обязанностях;

• действующая политика руководства и методы, влияющие на поведение сотрудников;

• полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления.

В случае неформальных структур выделяют следующие группы причин, побуждающие людей вступать в неформальные отношения:

♦ взаимопомощь. В большинстве случаев люди предпочитают прибегать к помощи своих коллег, т.к. считают, если обратиться за помощью к своему начальнику, то он может плохо о них подумать;

♦ общение. Во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слаба, при этом руководство иногда намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Доступ к неформальному получению таких сведений возможен только в неформальной организации;

♦ симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным группам для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.

Признаками, характеризующие неформальные организации являются:

Сопротивление переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу их дальнейшему существованию.

Наличие неформальных лидеров. Формальный лидер имеет поддержку в виде делегированных ему полномочий и действует в отведенной ему области, опора неформального лидера — признание его группой. Неформальный лидер: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование. Влияние неформальной группы на деятельность предприятия может быть существенным.

Неформальные коммуникации. Информация по неформальным каналам передается быстрее, чем через официальные источники.

Способность действовать или бездействовать. Неформальная группа может работать на то, чтобы продвигать вперед или тормозить развитие предприятия.

Влияние неформальных отношений можно контролировать. Для достижения этой цели менеджер должен иметь четкое представление о том, как и почему функционирует такая организация. Для этого необходимо выполнить следующие условия:

♦ попытаться понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь своих целей;

♦ выявить неформальных лидеров и попробовать управлять ими;

♦ попытаться связать цели формальной и неформальной организаций.

4. Содержание и виды планирования на предприятиях СКС и туризма

П ланирование - непрерывный систематический информационно обрабатываемый процесс качественного, количественного, временного определения будущих целей, средств и методов формирования, развития и управления предприятия.

Объектами плановых решений являются: цели и задачи; средства; ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач; организация выполнения плана и контроль.

Процесс планирования состоит из следующих этапов:

1.Постановка цели.

2. Анализ и оценка способа достижения цели.

3.Анализ ресурсов, необходимых для достижения цели.

4. Подготовка плана действий.

5.Контроль за выполнением плана, и внесение изменений в случае необходимости.

Основная цель планирования – найти оптимальное решение задач, стоящих перед организацией. Делается это с помощью таких методов планирования, как балансовый, нормативный и математико-статистический.

Балансовый метод основывается на увязке ресурсов, которыми будет располагать организация, с потребностями в них в рамках планового периода. Балансовый метод реализуется через системы балансов — материально-вещественных, стоимостных и трудовых.

Нормативный метод. В основу плановых заданий на определенный период кладутся нормы затрат. Нормы, используемые при планировании, могут быть натуральными, стоимостными и временными. Так при планировании численности персонала на предприятиях сферы сервиса и туризма используют нормы затрат труда (по гражданскому кодексу рабочий день не более 8 часов).

Математико-статистический позволяет планирование осуществлять на основе выявления зависимостей между величинами конкретных показателей (например, между такими показателями как количество туристов определенного возраста, страна и месяц в году). Одним из математико-статистических методов является метод экстраполяции (проекция прошлых тенденций в будущее). Недостатком данного метода является, что экстраполяцию можно использовать лишь в стабильной ситуации.

Эффективность планирования зависит от того, какими принципами руководствуются при составлении планов. К общим принципам планирования относятся:

Ø Участие максимального числа сотрудников в работе над планом начиная с самых ранних этапов

Ø Непрерывность (основывается на том, что процесс разработки планов должен регулярно повторяться через установленные периоды времени и корректироваться по результатам выполнения предыдущих планов с учетом изменений во внешней среде)

Ø Гибкость (основывается на необходимости присутствия в каждом плане резервов, способных снизить возможные риски в связи с появлением непредвиденных ситуаций)

Ø Единства (заключается в том, что внутрифирменное планирование представлять собой систему, состоящую планов отдельных подразделений фирмы, важно чтобы эти планы отражали единую цель).

Ø Согласованность планов (интеграция «по горизонтали» и координация «по вертикали»)

Ø Экономичность (затраты на планирование должны быть меньше эффекта от реализации плана)

К специальным принципам планирования относят:

Ø Научность (на высших уровнях организации при долго- и среднесрочном планировании)

Ø Учет «узкого места» (на низших уровнях организации при краткосрочном планировании)

Система планирования туристского предприятия состоит из отдельных планов по конкретным направлениям деятельности его подразделений.

План - документ, в котором отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные и конечные задачи и цели, стоящие перед ней и ее отдельными подразделениями; механизмы координации текущей деятельности и распределения ресурсов; стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств. На предприятиях СКС и туризма используются следующие виды планов:

Ø планы-цели — это набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов в будущем.

Ø планы для повторяющихся действий содержат сроки их выполнения, а также порядок осуществления в стандартных ситуациях.

Ø планы для неповторяющихся действий составляются для решения специфических проблем, возникающих в процессе функционирования организации.

Ø долгосрочные планы определяют общую стратегию предприятия;

Ø краткосрочные составляются на срок от одного дня до одного года.

Процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации

С тратегическое планирование (высший уровень). На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием. Планирование, осуществляемое на нижнем уровне организации, называется оперативным

Все три типа планов составляют общую систему, которая называется бизнес-планом.