Обязана ли фирма вести личные дела сотрудников?

Такой обязанности у фирмы нет. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (ст. 44 Федерального закона «О государственной гражданской службе в Российской Федерации от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ (ред. от 30.12.2012г.)).

Подробно порядок оформления личных дел государственных гражданских служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005г. № 609 (ред. от 23.10.2008г.) «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Обычно в фирмах личные дела ведутся на руководителей, специалистов, материально ответственных сотрудников. Если вы, несмотря на отсутствие законодательных предписаний все же решили ввести в фирме систему личных дел, делайте это правильно.

Во-первых, используйте в качестве рекомендательных материалов приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003.