Ответственность работодателей за персональные данные работников

Последним, завершающим документом в палке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора или копия трудовой книжки работника для архива предприятия.

В личном деле содержатся персональные данные сотрудников. Порядок получения, хранения и защиты таких данных установлен главой 14 Трудового кодекса РФ (ст. 85-90). Нарушение этого порядка может привести к административным штрафам:

- должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 1000 - 5000 рублей;

- фирму могут оштрафовать на сумму 30000 - 50000 рублей.

Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.2 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

В фирме должен быть издан локальный нормативный акт (Положение о защите персональных данных или Положение о правилах хранения и обработки персональных данных, Положение о персональных данных), регламентирующий условия работы с персональными данными, в котором устанавливается перечень лиц, имеющих доступ к этой информации. Должны быть изданы приказы о принятии этих положений, назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, об утверждении Положения о порядке хранения и использования персональных данных работников.

Когда составляется внутренняя опись документов личного дела?

Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит дело.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому, вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее — в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление).