Как хранить личные дела

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.
Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив предприятия.

Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки всех документов.

В начало дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться ПРОВЕРКА личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного деда проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, постоянно.

Обложка личного дела

Фонд №______ Опись № 2л/с Дело № 14
Индекс дела 05-36
	Общество с ограниченной ответственностью «Маяк»

_____________ ООО «Маяк»________________

____________ Отдел кадров_______________

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 14

_______________________ Глебова Алла Степановна _______________

Фонд №______ Опись № 2л/с Дело № 14

Дата начала _____ 06 апреля 2009____ Дата окончания ____ 17 декабря 2009_ на 60 листах хранить 75 лет

Образец №4. Обложка личного дела.

Образец №5. Внутренняя опись документов личного дела.

ВНУТРЕНЯЯЯ ОПИСЬ

документов личного дела № 2

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа, краткое содержание	Номера листов дела	Примечание
	05-15	06.04.2009	Копия паспорта	1-2
	05-15	06.04.2009	Копия диплома	3-6
	05-05	06.04.2009	Анкета	7-18
	05-02	06.04.2009	Копия приказа о приеме на работу		Приказ от 06.04.2009 № 12-л
	05-13	06.04.2009	Рекомендация с предыдущего места работы

Итого ____________________ 48 (сорок восемь) ____________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________ 2 (два)__________________________ (цифрами и прописью)

Инспектор отдел кадров		Прохорова		И.С. Прохорова
(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

«06» апреля 2009 г.

Образец №6. Лист заверитель.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 57

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 130 (сто тридцать) листов,

в том числе: литерные листы _____нет_____

пропущенные номера ___6, 8___

+ листов внутренней описи ___3___

Особенности физического состояния и оформления дела	Номера листов
Лист склеен скотчем

Инспектор отдел кадров		Прохорова		И.С. Прохорова
(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)