Электронные документы

Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные). Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Под электронным документом (ЭД) следует понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Системы этого класса обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов на предприятии: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

· более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

· более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

· более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

· возможность контекстного поиска;

· новые возможности защиты документов;

· упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;

· принципиально новые возможности представления ЭД.

Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

· соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

· распределенность;

· масштабируемость;

· модульность;

· открытость;

· переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· создание справочников и работа с ними;

· контроль движения бумажного и электронного документа, ведение

· истории работы с документами;

· создание и редактирование реквизитов документов;

· формирование отчетов по документообороту предприятия;

· импорт документов из файловой системы и Интернета;

· работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

· электронное распространение документов;

· работа с документами в папках;

· получение документов посредством сканирования и распознавания.

· уменьшение затрат на доступ к информации и обработку документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией.

К таким задачам можно отнести следующие:

· обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

· поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

· исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

· исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

· экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

· поддержка системы контроля качества,соответствующей международным нормам;

· обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

· протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

· оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.