Общие требования к организации документационного обеспечения управления ООО «КРАВТ»

ООО «КРАВТ» – первая национальная сеть парфюмерно-косметических магазинов на территории Республики Беларусь, официальный дистрибьютор в Республики Беларусь ведущих мировых производителей косметической продукции.

Структура компании насчитывает несколько отделов, одним из которых является служба документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ). Служба ДОУ в ООО «Кравт» создана совсем недавно, в начале 2013 года, в ее состав входят два секретаря и начальник службы. До этого делопроизводство в компании вел один секретарь. Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях компании.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, методическое обеспечение и контроль за соблюдением этих требований в ООО «Кравт» возлагается на службу ДОУ. Разработка форм и бланков некоторых документов также осуществляется службой ДОУ организации.

Ответственность за делопроизводство в структурных подразделениях компании возлагается также на начальников этих подразделений. [10, C. 2]

Порядок работы с документами, так же, как их составление и оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах.

Пакет нормативно-методических документов, используемых в ООО «Кравт» состоит из двух частей. Первая часть - это нормативно-методические документы. Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативно-методических документов, разрабатываемых в самой организации. К ним относятся:

- Устав или Положение об организации.

- Положение о структурном подразделении (если организация делится на отделы).

- Должностные инструкции работников структурного подразделения.

- Инструкция по делопроизводству данной организации.

- Номенклатура дел.

- Табель форм документов структурного подразделения или организации в целом. [2, 288 c.]

Правила ведения делопроизводства в ООО «КРАВТ» четко прописаны в Положении «О порядке ведения делопроизводства ООО «Кравт». Данные правила обязательны для исполнения всеми работниками организации.

Служба по качеству в организации создает также и другие Положения и СОПы (Стандартные операционные процедуры), касающиеся порядка организации работы с документами в отдельных структурных подразделениях.

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований Положения, сохранность находящихся у них документов. Об утрате документов немедленно докладывается непосредственному руководителю подразделения.

При уходе в отпуск или при отъезде в длительную командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по вопросам, рассмотрение которых не завершено.

При увольнении или перемещении работника на другую должность документы, имеющиеся у него, передаются руководителю структурного подразделения.

Все вновь принятые на работу работники допускаются к работе с документами только после ознакомления с действующим Положением.

Ознакомление с документами, передача их или их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений, издавших и (или) утвердивших эти документы.

Выдача и заверение копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, осуществляются в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля 2001 г. № 173 «О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 19, 5/5234).

Работникам запрещается:

- копировать и размножать документы без разрешения руководителей структурных подразделений;

- разглашать или использовать в частных разговорах и беседах конфиденциальную информацию, полученную из документов, в том числе на стадии их подготовки.