Кадровая служба предприятия (анализ деятельности)

Кадровая служба ОАО «НефАЗ» представлена из 7 отделов под руководством директора по персоналу. Структура кадровой службы представлена на рисунке

Рисунок 5 Структура кадровой службы

При рассмотрении структуры кадровой службы можно сразу заметить несоответствия требованиям построения такой службы. В подчинении у директора по персоналу помимо отдела кадров, ОТиЗ, медико-санитарной части, находятся еще и административно-хозяйственный отдел и группа по управлению имуществом. Директор по персоналу по определению не должен заниматься административно-хозяйственной частью управления завода и управлять имуществом. Скорей всего некоторые отделы были отданы под его руководство только потому что не могли «пристроить» их в другие структуры. На таком большом заводе как ОАО «НефАЗ» с численностью даже в кризисный период 7 тыс.чел работы у кадровой службы должно хватать, директору приходится отвлекаться на решение вопросов не касающихся непосредственно его работы. Что сказывается на эффективности работ по управлению персоналом и на управлении добавленных ему объектов.

Деятельность кадровой службы курирует директором по управлению персоналом. Общая численность службы составляет 18 человек: руководитель кадровой службы, пять ведущих специалистов по кадрам, инженер по кадрам – 1человек, инспектор по кадрам – 11 сотрудников.

Кадровая служба завода находится в стадии реформирования. В период с мая 2009 по октябрь 2010 г. персональный состав отдела кадров обновился на 50%. Количество человек в отделе сократилось с 23 до 18. После сокращения численности было произведено перераспределение функций между сотрудниками.

Из 18 сотрудников кадровой службы 11 человека имеют высшее профессиональное образование, 5 человек - среднее профессиональное образование, 2 человек - незаконченное высшее образование.

Знания сотрудников кадровой службы в области законодательства, регламентирующего кадровый документооборот, находятся на среднем уровне. Обучение сотрудников кадровой службы носит эпизодический и бессистемный характер. Обучение ограничивается посещением семинаров, связанные с изменением законодательства. Руководитель отдела кадров проходил 3-х дневное обучение в 2005г.

Существующее положение о кадровой службе не отвечает современным требованиям управления персонала. Положение основывается на положении об отделе кадров, разработанного еще в советские времена с некоторыми корректировками. Деятельность сотрудников службы регламентирована должностными инструкциями. Указанные в должностных инструкциях обязанности сотрудников службы дублируют друг друга, конкретные участки работ в инструкциях четко не обозначены. Должностная инструкция инженера по кадрам отсутствует. Процедуры выполнения кадровых работ и правила оформления сопровождающей их документации в локальных нормативных актах не зафиксированы.

Текущая численность отдела кадров в настоящий момент не совсем соответствует действующим нормативам, но учитывая, что нормированием труда занимается ОТиЗ, наличии самостоятельно существующего подразделения медико-санитарной части, можно считать количество удовлетворительным. В ближайшем будущем заводу будет необходимо увеличить сотрудников отдела кадров, так как в связи с ростом производства, будет набираться персонал и планируется увеличить его количество с 7 тыс. до 10 тыс. человек. Отрицательным моментом можно выделит отсутствие формализованной системы внутренних коммуникаций между кадровой службой и другими структурными подразделениями предприятия, предоставления руководителями структурных подразделений необходимой информации и визирования проектов кадровых документов с опозданием деятельность сотрудников кадровой службы носит авральный характер, что регулярно приводит к их перегрузкам.

Система внутренних коммуникаций с сотрудниками других подразделений не отлажена. Значительное количество времени затрачивается сотрудниками кадровой службы на передачу документации в другие подразделения, ее согласование и получение необходимой информации из других подразделений. Представители других подразделений завода регулярно обращаются в кадровую службу с требованием предоставить сведения о сотрудниках завода, а также представить документы, подготовка которых не входит в обязанности сотрудников кадровой службы. Подготовка данных документов отвлекает сотрудников службы от выполнения прямых текущих обязанностей по оформлению документов, регулирующих трудовые отношения с работниками, сведений для ОМС, ФСС, УФМС и др. государственных организаций.

Юридическая служба практически не принимает участия в подготовке проектов кадровых документов, ограничиваясь визированием приказов, связанных с увольнением работников по инициативе работодателя. Принимаемые изменения в трудовом законодательстве вносятся в практику работы кадровой службы с некоторым опозданием, в результате чего небольшая часть издаваемых документов не соответствует требованиям закона.

Внутренний контроль со стороны директора по персоналу за документами, оформляемыми в кадровой службе завода, осуществляется стихийно.

Оформление кадровой документации ведется в приложении Microsoft Office. Некоторые сотрудники, особенно старшего возраста не имеют достаточного опыта, а главное желания работать с данной системой.

Недостаточные знания и отсутствие устойчивых навыков работы со специализированным программным обеспечением у сотрудников кадровой службы приводят к выполнению части кадровых работ в ручном режиме с ведением параллельной документации в письменной форме.

Основными проблемными зонами, выявленными в процессе диагностики, являются:

1. Отсутствие четкой регламентации и системы распределения обязанностей по ведению кадрового документооборота среди сотрудников кадровой службы, зон их персональной ответственности.

2. Недостаточное знание сотрудниками кадровой службы трудового законодательства и законодательства в области документационного обеспечения кадровой деятельности; недостаточный уровень владения специализированным программным обеспечением.

3. Неотлаженная система внутренних коммуникаций кадровой службы и других структурных подразделений предприятия.

Работа кадровой службы завода должным образом не оптимизирована. Текущий профессиональный уровень сотрудников кадровой службы не всегда достаточен для выполнения поставленных задач.

Следствием стало чудесное хитросплетение взаимоподчиненности подразделений и отдельных сотрудников (структурная подчиненность не означает подчиненность фактическую) и стихийно складывающийся функционал (функции могли дублироваться, делиться между подразделениями на основании личных договоренностей и т.п.).