Понятие документа

Появление документа связано с появлением начертательного способа фиксации информации, т.е. с появлением письма.

В переводе с латинского документ – «учу» или «извещаю». В России этот термин появился в XVIII веке. Пётр I перевел его как письменное свидетельство, письменный источник, доказательство, имеющее юридическую силу и юридические последствия. Подробная трактовка документа сохранилась до наших дней.

В XX веке в документе выявился управленческий аспект, который тесно связывается с информацией и её управленческой ценностью. В XX веке в связи со становлением экономики, документ стал очень важен как управленческий инструмент.

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законах и других нормативных актах – ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в различных словарях. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания даёт свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания даёт это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Эволюция понятия «документ», которое даёт документоведение следующая:

документ – материальный объект;

документ – носитель информации;

документ – документированная информация.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации выступает документ.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина – документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов – документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве»[1].