Тема 3. Правила оформления документов

Документ и его виды. Классификация документов

Результатом документирования является документ. Понятия «управление», «информация», «документ» неразделимы. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

Под документами в узком смысле слова, – писал К. Г. Митяев, – обычно понимаются письменные, отвечающие установленным требованием засвидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства и служащие для их доказательства (например: удостоверения, дипломы, договоры). Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов: письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо) и т.д.

Авторы книги «Основы информатики» А.И. Михайлов, А. И. Черный, Р. С. Гильяревский полагают, что в широком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи, и печатные издания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие-либо знания и может быть включен в определенное собрание. Понятие «документ» теснейшим образом связано с информацией, поскольку документ является ее основным носителем.

Документ – «это информация, зафиксированная на любом материальном носителе, имеющая юридическую силу, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать» (ГОСТ Р 6.30.2003).

Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (в древности – глиняные таблички, папирус, пергамент и т.д.; в настоящее время – бумага, магнитные диски, ленты и т.п.)

Юридическая сила документа – это свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (дата документа, номер, подпись, печать и т.д.).

Любой документ состоит из двух частей: формулярной и текстовой.

Формуляр – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр регламентирован ГОСТом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения в документе. Наличие формуляра в документе обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране.

Документ имеет два свойства: информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др.

Эксплуатационные свойства документа – долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

1. Информационная – в документе фиксируются факты, события, явления.

2. Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

3. Коммуникативная – документ обеспечивает внешние связи предприятия.

4. Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов.

5. Воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки.

6. Учебная – для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов.

В целях рационализации организации работы с документами в практической деятельности их принято классифицировать. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними, позволяет лучше организовать документационные процессы (таблица 1).

Таблица 1 – Классификация управленческих документов

Классификационный признак	Виды документов
1. По наименованиям:	– приказы; – протоколы; – акты; – справки и т.д.
2. По содержанию:	– простые; – сложные.
3. По месту составления:	– внутренние; – внешние.
4. По форме изложения:	– индивидуальные; – трафаретные; – типовые; – примерные; – унифицированные.
5. По виду оформления (юридической силе):	– подлинники; – копии; – черновики; – выписки; – дубликаты.
6. По происхождению:	– служебные; – личные.
7. По срокам исполнения:	– срочные; – несрочные.
8. По средствам фиксации:	– рукописные; – графические; – электронные; – фото- и кино- документы и др.
9. По степени гласности:	– открытые; – с грифом ограничения доступа («конфиденциально», «секретно», «совершенно секретно» и др.)
10. По срокам хранения:	– временного хранения (до 10 лет); – длительного хранения (свыше 10 лет); – постоянного хранения.

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них отличают от других не только оформление и содержание, но и порядок исполнения. Все документы в зависимости от отражаемых в них вопросов деятельности делятся на два класса:

1. Документы по общим и административным вопросам. Такие документы могут составлять работники всех подразделений, они отражают вопросы общего управления организацией.

2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Современные требования к оформлению документов фиксируют в государственных стандартах, так, современные правила оформления организационно-распорядительной документации предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».