Редакторская правка служебных документов

Редактирование (другими словами — проверка и исправление текста) — один из важнейших этапов работы над документом. Прежде всего деловая бумага, содержащая ошибки — фактиче­ские, стилистические, орфографические или какие-либо другие,' осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуни­кации. Кроме того, неграмотный или просто неаккуратно оформ­ленный документ снижает авторитет подписавшего его должно­стного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизвод­ства. Наконец, документ с ошибками способен превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно со­держащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть ис­пользованы и нанесут получателю информации существенный вред. Вот почему на работника, ответственного за редактирование документации, ложится большая ответственность.

Этапы редактирования

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осоз­нать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т.е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется прежде всего безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором — на­ряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы. Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

• восприятие — критика — коррективы;

• проверка фактического материала;

• выявление композиционных недочетов;

• выявление стилистических ошибок и погрешностей;

• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Важно помнить о том, что первый этап редактирования — восприятие текста — имеет чрезвычайно большое значение. Только неопытный сотрудник, прочитав первые несколько строк документа, берется за карандаш и начинает вносить ис­правления. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомить­ся с документом в целом. При этом можно делать пометки на полях или выписки (особенно если это текст большого объема). Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию текста, обнаружить противоре­чия, логические ошибки, несоразмерность частей и т.п.

Удобнее всего, проанализировав текст, начать читать его с начала, постепенно и последовательно устраняя отмеченные недостатки.

После того как вы внимательно прочли документ, оценили его, отметили ошибки и моменты, вызывающие сомнение, вам предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос, всегда встающий перед редактором. Это вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской ра­боты заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. В конце концов под документом должна появиться под­пись другого лица. Следовательно, вы берете на себя дополни­тельную ответственность: вы имеете право изменить форму, но не содержание; иначе получится, что вы навязываете адресату свои мысли от чужого имени.

Одна из главных «заповедей редактора» может быть сформу­лирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, грамматических конструк­ций, перестановка частей) — смысл высказывания должен оста­ваться прежним. В случае же, если требуется изменить содержа­ние (допустим, устранить фактическую ошибку), это должно быть непременно согласовано с автором.

Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешатель­ства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов — точ­ность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору приходится порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах неболь­шого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение тер­мина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных сино­нимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать ис­ключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохра­нять словесные повторы ради точности смысла.

Например, общий отдел высшего учебного заведения инст­руктирует работников деканатов: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании университета, который представляется в учебный от­дел в пятидневный срок с момента окончания работы ГАК.

ГАК — государственная аттестационная комиссия (сокраще­ние может не расшифровываться в документе, который имеет хождение внутри учреждения; для работников вуза это общепо­нятный термин). Наименование нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного по­втора, можно один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия». В то же время необходимо отказаться от троекрат­ного повторения слова «окончание». Редактор придает тексту следующий вид: После окончания работы ГАК деканаты на осно­вании протоколов комиссии составляют приказ об окончании уни­верситета, который представляется в учебный отдел в пятиднев­ный срок с момента завершения деятельности ГАК.

Рассмотрим также примеры из специальных текстов, связан­ных с газовой промышленностью.

1. Обратим внимание, что по условиям безопасности необходи­мо нулевой провод заземлять, т.е. надежно соединять его с землей через специальный заземлитель, например, металлический лист, закопанный в землю. При отсутствии такого заземления и при со­единении одного из линейных проводов с землей второй линейный провод окажется по отношению к земле под двойным напряжением.

2. В целях использования для сварки стыков трубопровода ав­томатической сварки под флюсом, обеспечивающей высокое каче­ство и более высокую производительность сварочных работ, в ин­ституте были разработаны три варианта организации сборочно-сварочных работ на трассе строительства трубопровода.

В первом фрагменте употребляются однокоренные слова «за­землять», «земля» (4р.), «заземлитель», «заземление». Кроме того, дважды используется словосочетание «линейный провод». Несо­мненно, это делает предложения тяжеловесными, затрудняет вос­приятие. Тем не менее редактору вряд ли удастся полностью из­бежать повторов. Так, терминологическое словосочетание «ли­нейный провод» нельзя заменить другим, близким по смыслу.

Прежде чем осуществить правку, следует уточнить, кому ад­ресован текст. Если это не отрывок из пособия для школьников, можно уверенно отказаться от объяснения того, что означает глагол «заземлять».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить по­вторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В ча­стности, можно отказаться от длинных, громоздких предложе­ний. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых. После исправлений первый фрагмент при­обретает следующий вид:

Обратим внимание, что по условиям безопасности нулевой про­вод необходимо заземлять. В качестве заземлителя может ис­пользоваться, например, металлический лист, закопанный в землю. В противном случае при соединении одного из линейных проводов с землей второй окажется под двойным напряжением.

Во втором фрагменте повторяются существительное «свар­ка» (2 р.) и используются близкие словосочетания «сварочные работы» и «сборочно-сварочные работы»; дважды употребляет­ся определение «высокий» («высокое качество», «высокая про­изводительность»).

Правка может быть минимальной: термин «сварка» не до­пускает синонимических замен. Надо лишь отказаться от при­лагательного «сварочный», когда речь идет о производительно­сти работ, поскольку оно не вносит в текст новой информации. Допустимо также ограничиться однократным употреблением прилагательного «высокий»: когда речь идет об обеспечении ка­чества, само собой разумеется, что имеется в виду именно высо­кое качество. Определенную динамичность тексту придаст заме­на причастного оборота придаточным определительным. Окон­чательный вариант может быть таким:

В целях использования на стыках трубопровода автоматиче­ской сварки под флюсом, которая обеспечивает качество и более высокую производительность работ, в институте были разрабо­таны три варианта организации сборочно-сварочных работ на трассе строительства трубопровода.

Обобщая сказанное, можно определить наиболее важные прин­ципы редакторской правки:

• сохранение содержания документа неизменным;

• возможность доказать, что вмешательство в текст необ­ходимо;

• целостность и последовательность (все недостатки отме­чаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);

• четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее нередки слу­чаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто на­бирает текст на компьютере, может невольно внести в доку­мент новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после то­го, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Виды правки

Различают четыре основных вида редакторской правки:

• правка-вычитка;

• правка-сокращение;

• правка-обработка;

• правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунк­туационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вно­сить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботно­сти. В данном вопросе, как и во многих других, человек не име­ет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые ре­дакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, ини­циалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это оди­наково правильные слова. Автоматическая проверка не даст ре­зультатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоя­нии обнаружить подобные ошибки.

Пренебрежение правкой-вычиткой нередко приводит к курь­езам. Нетрудно представить себе реакцию руководителя, кото­рый получает документ, названный не «Протокол № 5», а «Про­кол № 5». Если текст, содержащий такого рода опечатку, выйдет за пределы учреждения, от этого, безусловно, пострадает авто­ритет фирмы.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

• когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

• когда в тексте содержится избыточная информация — по­вторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструк­ции. Как отмечено выше, словесные повторы также относятся к числу стилистических недостатков, но избежать их иногда не представляется возможным. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, на­сколько оправдано повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля до­кумента. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, исполь­зованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Рассмотрим фрагмент приказа, требующего сокращения и обработки.

Кадровым службам дочерних предприятий и дочерних акционер­ных обществ

1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов пред­приятий в соответствии со стоящими перед нами производствен­ными задачами с 01.01.1999 г. начать и в течение текущего года осуществлять внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специалистов и рабочих отраслевых пред­приятий и организаций.

1.2 Расширить работу по привлечению к творческой деятельно­сти молодежи и принять активное участие в проведении Отраслевой научно-практической конференции молодых ученых и специалистов.

1.3 Привести в соответствие структуру и численность кадро­вых служб предприятий стоящим перед ними задачам по управле­нию и развитию персонала, приняв необходимые меры к последова­тельному улучшению их качественного состава.

1.4В течение 1999—2000 гг. привести материальную базу учебных заведений отрасли в соответствие современным требо­ваниям обучения персонала, основываясь на действующих отрас­левых нормативах.

Прежде всего редактор обнаружит в данном тексте словес­ный повтор: «дочерних предприятий» и «дочерних акционерных обществ». Нормы русской грамматики позволяют не повторять определение при каждом из однородных членов предложения. Достаточно согласования (совпадения рода, числа и падежа), чтобы определение воспринималось как относящееся ко всем членам предложения, входящим в группу однородных. Написав:

«Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных об­ществ», мы ясно укажем на то, что имеются в виду дочерние акционерные общества.

Помимо этого, рассматриваемый документ отличает словес­ная избыточность. Не следует уточнять: «стоящие перед нами производственные задачи» (п. 1.1): подразумевается, что в прика­зе говорится о проблемах той сферы, в рамках которой он соз­дан. «Принять необходимые меры» (п. 1.3) — также избыточное словосочетание. Совершенно очевидно, что перечисляются именно те меры, которые необходимы для достижения цели. Лишено смысла и использование причастия «действующие» в п. 1.4. Ни у кого не вызовет сомнений тот факт, что исполните­ли приказа должны руководствоваться действующими, а не от­мененными или еще не принятыми нормативами.

Обработка данного текста включает в себя изменение поряд­ка слов в пп. 1.1 и 1.3, а также исправление ошибок, связанных с выбором падежной формы существительного. Необходимо поменять местами сказуемое «начать» и обстоятельство време­ни «с 01.01.1999 г.». В противном случае названные в предложе­нии сроки связываются в сознании читателя не с началом дей­ствия, а с упоминанием о производственных задачах. В п. 1.3 используется конструкция «привести что-либо в соответствие с чем-либо», требующая определенного порядка слов.

Наконец, в тексте дважды встречается ошибка, вызванная незнанием норм управления (выбора падежа существительного, входящего в словосочетание). В русском языке возможны кон­струкции «соответствие чего-либо чему-либо» (соответствие закона Конституции), «привести что-либо в соответствие с чем-либо» (привести закон в соответствие с Конституцией) и «в со­ответствии с чем-либо» (поступать в соответствии с законом). Следовательно, в анализируемом тексте должны использоваться формы творительного падежа с предлогом «с»: «привести струк­туру и численность кадровых служб в соответствие со стоящими перед нами задачами», «привести материальную базу в соответ­ствие с современными требованиями».

Язык всегда предоставляет говорящему и пишущему множе­ство синонимических возможностей. Одно и то же можно выра­зить различными способами, выбирая слова и грамматические конструкции. Вот почему содержание рассмотренного приказа может быть передано и другими средствами.

Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных обществ

1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов пред­приятий в соответствии со стоящими перед отраслью производ­ственными задачами начать с 01.01.1999 г. внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специали­стов и рабочих.

1.2 Расширить работу по привлечению к творческой деятельно­сти молодежи и принять активное участие в проведении Отраслевой научно-практической конференции молодых ученых и специалистов.

1.3 Привести структуру и численность кадровых служб пред­приятий в соответствие со стоящими перед отраслью задачами по управлению и развитию персонала; принять меры к улучшению их качественного состава.

1.4 В течение 1999-2000 гг. привести материальную базу учеб­ных заведений в соответствие с современными требованиями обу­чения персонала, основываясь на отраслевых нормативах.

Таким образом, документ, выправленный квалифицирован­ным редактором:

• не содержит фактических ошибок и опечаток;

• идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунк­туации;

• имеет оптимальный объем;

• строится по законам логики;

• соответствует стилистическим нормам русского литера­турного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.*

* Образцы редакторской правки даны в приложении 3.

Контрольные вопросы

1. В чем особенность языка и стиля служебных документов?

2. Какое значение имеет знание орфографии при создании слу­жебных документов?

3. Каков порядок использования сокращений в служебных доку­ментах?

4. Каков порядок склонения сложных составных слов и числи­тельных?

5. Как сделать текст документа понятным и убедительным?

6. Какое значение имеет порядок слов в служебных документах?

7. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?

8. Назовите этапы редактирования.

9. Каковы принципы редакторской правки?

10. Назовите виды редакторской правки.