Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.
Автоматизированная информационная система – информационная система, ревизуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресат – лицо или организация-получатель документа.
Адресант – лицо или организация-отправитель документа.
Адресование документа – указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Акцепт – принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.
Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.
Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.
Выписка из документа – заверенная копия части документа.
Гарантийное письмо – письмо, содержащее гарантию оплаты, сроков и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, огранивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Депонирование документов – установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.
Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия, гражданина).
Договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий обсуждение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документация – оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документооборот – движение документов в организации с момента их здания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документы постоянного хранения – документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.
Досье – папка с документами, дело.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.
Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовочная часть документа – совокупность реквизитов: «эмблема организации», «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «заголовок к тексту».
Записка – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо факта, события, документа (докладная записка, служебная записка, объяснительная записка).
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.
Знак обслуживания – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг других.
Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.
Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индексация – присвоение делам, документам порядковых номеров и условных обозначений.
Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) – документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информационная система – организационно упорядоченная совокупности документов (массивов документов) и информационныхтехнологий.
Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы имассивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).
Исковая давность – срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.
Исковое заявление – заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
Карта-заместитель – документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Квитанция – расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.
Квота – 1) доля, часть, пай, приходящиеся на одного из участников общего дела; 2) количественное ограничение производства, сбыта, экспорта, импорта.
Ключевые слова – слова, необходимые для отражения содержания документа.
Коммерческая тайна – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая ииная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.
Коммерческий акт – документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.
Контрагент – одна из сторон контракта, договора.
Контракт – см. договор.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается всоответствии с законодательством РФ.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия документа заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Корреспондент – организация, предприятие или лицо, с которым ведется переписка.
Кредитное письмо – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.
Лимит – документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д.
Лицевой счет – бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.
Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.
Накладная – документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение работника, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.
Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
Оферта – письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.
Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Письменные доказательства – документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Пользователь информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.
Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Право подписи – полномочие должностного лица на подписание документов.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Проект документа – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.
Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Рекламация – письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе.
Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Сканер – устройство ввода в ПК, способное воспринимать печатный, рукописный текст непосредственно с листа.
Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Служебная записка – документ, адресованный руководству предприятия или структурного подразделения (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.
Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов или материальных ценностей.
Справка – документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных фактов, событий.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией..
Тайна переписки – конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения).
Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления.
Текстовый редактор (процессор) – программное изделие, дающее широкий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т.д.).
Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.
Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
Трудовой договор – документ, фиксирующий соглашение работника и работодателя об установлении трудовых отношений и условий их регулирования.
Трудовой кодекс РФ – свод законов о труде Российской Федерации, регулирующий трудовые правоотношения.
Указатель – систематизированноеперечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Файл – совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.
Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.
Фирма – предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также обладателя электронной цифровой подписи.
Юридическое лицо – предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.