double arrow

Делопроизводству

Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и трудо­вую деятельность.

Автоматизированная информационная система – информационная система, ревизуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее до­кумент.

Адресат – лицо или организация-получатель документа.

Адресант – лицо или организация-отправитель документа.

Адресование документа – указание получателя документа путем про­ставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждаю­щий конкретные факты или действия.

Акцепт – принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и от­веты на них.

Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, ста­тьи, документа.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществ­ляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выписка из документа – заверенная копия части документа.

Гарантийное письмо – письмо, содержащее гарантию оплаты, сроков и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, огранивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Депонирование документов – установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия, гражданина).

Договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий обсуждение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документация – оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот – движение документов в организации с момента их здания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документы постоянного хранения – документы, которым установлено бес­срочное (вечное) хранение.

Досье – папка с документами, дело.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Жалоба – письменное или устное обращение физических или юриди­ческих лиц в государственные или общественные органы по поводу на­рушения прав и охраняемых законом интересов.

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко из­лагающий его содержание.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержа­нии документов в деле.

Заголовочная часть документа – совокупность реквизитов: «эмблема ор­ганизации», «наименование организации», «справочные данные об органи­зации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрацион­ный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента», «заголовок к тексту».

Записка – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение со­держания какого-либо факта, события, документа (докладная записка, служебная записка, объяснительная записка).

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.

Знак обслуживания – условное обозначение, зарегистрированное го­сударством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг других.

Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприя­тии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозна­чение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексация – присвоение делам, документам порядковых номеров и условных обозначений.

Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмот­рения определенного вопроса.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) – документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явле­ниях и процессах независимо от формы их представления.

Информационная система – организационно упорядоченная совокупности документов (массивов документов) и информационныхтехнологий.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные масси­вы документов, документы имассивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других инфор­мационных системах).

Исковая давность – срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.

Исковое заявление – заявление в суд, арбитраж о претензиях к физиче­скому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Карта-заместитель – документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Квитанция – расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.

Квота – 1) доля, часть, пай, приходящиеся на одного из участников общего дела; 2) количественное ограничение производства, сбыта, экспорта, импорта.

Ключевые слова – слова, необходимые для отражения содержания документа.

Коммерческая тайна – производственная, научно-техническая, управ­ленческая, финансовая ииная информация, используемая для достиже­ния коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

Коммерческий акт – документ о нарушениях (недостаче, порче, хище­нии), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт слу­жит основанием получателю груза для предъявления претензии о возме­щении убытков стороне, допустившей порчу груза.

Контрагент – одна из сторон контракта, договора.

Контракт – см. договор.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечи­вающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация – документированная информация, дос­туп к которой ограничивается всоответствии с законодательством РФ.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информа­цию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа заверенная – копия документа, на которой в соот­ветствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизи­ты, придающие ей юридическую силу

Корреспондент – организация, предприятие или лицо, с которым ве­дется переписка.

Кредитное письмо – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.

Лимит – документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д.

Лицевой счет – бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.

Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержа­щий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном поло­жении.

Накладная – документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформ­ленный в установленном порядке.

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основ­ного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение работника, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного доку­мента, в котором фиксируют решение административных и организаци­онных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспе­чения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, пред­приятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами – организация документооборота, хра­нения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.

Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на ниж­нем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Оферта – письменное предложение о заключении контракта на опреде­ленных условиях.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физи­ческим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, ус­тановленных правилами документирования.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с ус­тановленными правилами.

Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельст­вах жизни гражданина.

Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостове­ряющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письменные доказательства – документы (акты, контракты, письма делово­го или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный эк­земпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и мес­те создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственно­ручную роспись полномочного должностного лица.

Пользователь информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Право подписи – полномочие должностного лица на подписание доку­ментов.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разреше­ния производственных задач.

Проект документа – предварительный, неподписанный вариант доку­мента, предназначенный для рассмотрения.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и приня­тия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оператив­ных вопросов.

Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по ус­тановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое доку­менту при его регистрации.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на докумен­те, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официально­го документа.

Рекламация – письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Сканер – устройство ввода в ПК, способное воспринимать печатный, рукописный текст непосредственно с листа.

Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление де­лами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие под­разделения, основной функцией которых является работа с документами.

Служебный документ – официальный документ, используемый в те­кущей деятельности организации.

Служебная записка – документ, адресованный руководству предпри­ятия или структурного подразделения (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выво­дами, просьбами и предложениями.

Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов или материальных ценностей.

Справка – документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией..

Тайна переписки – конституционное право, обеспечивающее непри­косновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных перегово­ров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение со­держания корреспонденции (сообщения).

Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления.

Текстовый редактор (процессор) – программное изделие, дающее ши­рокий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т.д.).

Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государ­ством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и фи­зических лиц от однородных товаров других.

Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содер­жание.

Трудовой договор – документ, фиксирующий соглашение работника и работодателя об установлении трудовых отношений и условий их регули­рования.

Трудовой кодекс РФ – свод законов о труде Российской Федерации, регулирующий трудовые правоотношения.

Указатель – систематизированноеперечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить под­пись на документах.

Файл – совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.

Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.

Фирма – предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая пра­вами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государствен­ное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифициро­ванных работников, созданная для проведения ежегодного отбора доку­ментов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Электронный документ – документ, в котором информация представ­лена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного доку­мента, защищенный от подделки, полученный в результате криптографи­ческого преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или поддел­ки информации, содержащейся в электронном документе, а также облада­теля электронной цифровой подписи.

Юридическое лицо – предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: