Использование документов

Проблема использования документной информации многомерна и сложна. Документы пронизывают все структуры общества и присутствуют на всех этапах производственной, управленческой, хозяйственной и т.д. деятельности.

Документ реализует воплощенный в нем проект его использования, который создается на предшествующих этапах. Однако употребление документа не сводится к простому воспроизведению его использования. Оно нередко выявляет в документе значения и функции, отличные от спроектированных в процессе его создания. Использование потребительских благ в значительной мере зависит от того, в какой социальной и культурной среде они потребляются. Кроме того, оно испытывает воздействие таких факторов, как специфика культурных традиций,

мода, престиж и т.д. Помимо прямого использования документа, тех или иных благ, связанных с его непосредственным назначением, в потребительской деятельности осуществляется ряд

Ьйбпутствующих функций: выражения и распространения социальных норм и ценностей, социализации индивидов и т.п.

Суть документа — в передаче информации адресату. В том случае, когда документ доведен до адресата, информация, заключенная в нем, прочитана и понята, уже можно говорить об использовании документа. Но на этом жизненный цикл документа не заканчивается. Он вливается в документный массив, где становится интегральной частью целого. И в этом качестве он может быть использован повторно и в разных целях.

Документ может быть использован в справочных целях. Для этого потребитель обращается к работникам, осуществляющим хранение документов и организацию их использования, с запросом, либо касающимся того или иного конкретного документа, выдержки (факта) из него, либо с просьбой предоставить неопределенную совокупность документов по конкретной теме. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную информационную потребность. Запрос может быть конкретный, касающийся определенного документа, факта (совокупности фактов), имеющихся в его содержании, либо неопределенный (тематический). В ответ на запрос выдается справка, характер которой определяется запросом. Документы, которые вьщаются в ответ на запрос потребителя и соответствуют ему, называются релевантными.

Но нередко потребитель не может четко осознать и сформулировать свою потребность в документах в форму запроса. Поэтому среди представленных на запрос документов могут оказаться и ненужные ему. Документы, соответствующие истинной потребности, даже первоначально неосознаваемой, называются пертинентными.

Справки, выдаваемые потребителю, подразделяются на тематические, документные, фактографические и адресно-библиографические. Тематические справки представляют собой подборку документов по теме, заданной потребителем. Документные справки предполагают в ответ на запрос выдачу самого документа или его копии. Фактографические справки предполагают извлечение из текста документа каких-либо сведений. Например:

• сведения о каком-либо лице (дата, место рождения, стаж трудовой деятельности, работы, награды, заслуги и т.д.);

• имена собственные (названия стран, городов, географических объектов);

• даты каких-либо событий;

• физические, химические и математические формулы;

• статические данные;

• технико-экономические показатели и т.д.

Адресные справки устанаачивают местонахождение нужного документа и содержат его поисковые признаки. Библиографические справки представляют библиографическое описание документа, которое позволяет его отыскать в каталоге, библиографическом указателе, библиографической базе данных.

Кроме того, совокупность документов, подобранная в массив, позволяет осуществлять более сложные виды деятельное-, ти. Например, аналитическую, экспертную и мониторинговую. Эти виды деятельности предполагают глубокую смысловую •обработку текстов документов, в результате которой из имеющейся в массиве информации путем логической переработки создается новая.

Анализ имеющихся документов по тому или иному вопросу позволяет установить современный уровень решения проблем в конкретной области деятельности, используемые подходы к решению, содержательные аспекты, хронологические и географические границы, круг авторов и учреждений, работающих над проблемой и т.д., что и является задачей аналитической деятельности.

Анализ документов по данным параметрам весьма часто используется и при проведении различного рода экспертиз. Экспертиза — процедура оценки качественного состояния того или иного объекта (процесса) независимыми экспертами. Экспертиза позволяет оценить значимость событий, явлений, '.предметов и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость &В других документах, на основе этих данных сделать выводы, выходящие за пределы информации, непосредственно зафиксированной в тексте документов.

Мониторинговые исследования — постоянное отслеживание по Документам различного рода изменений, происходящих в различных социальных сферах: законодательстве, общественном

мнении, технике и технологии, потребительском спросе и т.д. Мониторинговая технология дает возможность исследовать объект в хронологической последовательности, в развитии, периодически получать данные об изменениях его параметров и на этой основе вырабатывать конкретные практические решения, делать текущие и стратегические прогнозы.