Основные системы документации в управленческой деятельности

Документ является формой отражения деятельности предприятия (учреждения, организации, фирмы и т. д.). Любой служебный документ выполняет не одну, а несколько функций. Например, коммуникативную, (служит средством связи или передачи информации), и управленческую, являясь инструментом управления. Функции условно можно разделить на общие и специальные. Общими функциями можно считать: информационную, социальную и культурную, так как они характерны для большинства документов.

Для документов, создающихся в сфере служебной деятельности учреждения (организации предприятия и т. д.), характерны специфические функции:

управленческая, когда документ является инструментом управления. Эту функцию выполняют организационно-распорядительные, отчетные, плановые и т. д. документы;

правовая, когда документ является средством закрепления правовых норм в обществе (законодательные и правовые нормативные акты, создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (устав, положение об организации и др.), для использования в качестве судебного доказательства) и др.

Документ, созданный в сфере деятельности организации, является элементом соответствующей системы документации, под которой понимается "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" (ГОСТ Р51141 – 98).

Служебные документы, в зависимости от сферы деятельности, подразделяются: на управленческие, научные, технические (конструкторские) и др. Ядром учрежденческой документации являются управленческие документы, так как они обеспечивают управление организациями, предприятиями, учреждениями и т. д. Они представлены следующими системами документации:

· организационно-правовая документация;

· плановая документация;

· распорядительная документация;

· информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

· отчетная документация;

· документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

· финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

· документация по материально-техническому обеспечению;

· договорная документация;

· документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения.

Есть другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения, организации, предприятия. Например, в вузе – система документации по высшему образованию; на производственном предприятии – производственная документация и т. д. Документы, которые представляют одну систему документации, связаны единством целевого назначения и, в комплексе, обеспечивают документирование управленческой функции или направления деятельности. Например, документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения, а также координацию с деятельностью других учреждений одного направления.