Оформление отчетной документации

Отчетные документы содержат сведения о результатах деятельности организации, учреждения, предприятия за определенный отрезок времени (год, полугодие, квартал, месяц, декада) и выполняют функцию обратной связи. Эти результаты сравниваются с показателями, которые были намечены в программе и плане организации. Анализ этих документов дает хорошую возможность корректировать деятельность организации и совершенствовать характер и содержание выполняемых работ, организационную структуру, кадровый состав организации, обеспечение ее ресурсами (финансовыми, материальными и др.) и т. д.

Отчетную документацию можно разделить на следующие комплексы документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Госкомстат России разрабатывает для всех организаций, учреждений и предприятий формы документов государственной статистической отчетности. Правила составления этих документов установлены в Положении о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации (утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 года под № 130). Министерствами и ведомствами разрабатываются формы документов ведомственной отчетности. Федеральные органы исполнительной власти разрабатывают формы ведомственной отчетности, которые являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий (отрасли и межотраслевые). Например, Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности и т. д.

Кроме того, в каждой организации составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений или поручений вышестоящей организации. Такие документы составляются специалистами соответствующих структурных подразделений и передаются на рассмотрение руководству данной (или вышестоящей) организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут составляться в виде отчета или справки отчетного характера.

Образец акта:

Минкультуры России УТВЕРЖДАЮ

Комитет по культуре Председатель комитета

Администрации Подпись А.В.Сергеев

____________________

Наименование области Дата

АКТ

25.12.2001 № 54

г. Красноярск

О проверке сохранности

документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.12.2001 № 105 "О проверке сохранности управленческих документов".

Составлен комиссией в составе:

Председатель: Зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.

3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

4. Референт Прокудина М.В.

В период с 21 по 24 декабря 2001 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры.

Комиссия установила:

1. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

2. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Красноярским областным архивом.

3. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

4. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экз. – в дело № 1-25

2-й экз. – в областной архив.

Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров

Члены комиссии Подпись Н.И. Григорьева

Подпись Г.Г. Михайлова

Подпись С.И. Мышкина

Подпись М.В. Прокудина

Отчетные документы составляются на все направления деятельности организации: результаты функциональной деятельности организации (подразделений); результаты научно-исследовательской и рекламной деятельности и т. д.

Отчет – документ, который содержит сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Для создания государственной статистической и ведомственной отчетности используют утвержденные унифицированные формы. Порядок составления и оформления внутриучрежденческой отчетности аналогичен составлению других управленческих документов.

Внутренние отчеты составляются на общем бланке и содержат следующие реквизиты: наименование организации (наименование подразделения); название вида документа; дату; номер документа; место составления; заголовок к тексту; подпись; гриф утверждения на отчетах или резолюцию руководителя на справке отчетного характера.

Название вида документа приводится заглавными буквами посередине, отступив 3 – 5 строк от верхней границы листа (ниже логотипа), без разрядки. Например: ОТЧЕТ

В заголовке отчета указывается наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе, или краткие указания о тематике содержания и отчетном периоде в творительном падеже. Указывается заголовок ниже наименования вида документа также посередине листа. Например: " Отчет о работе приемной комиссии…"; " Отчет о работе вечернего факультета..". Далее следует указать отчетный период. Например: "… за 2001 г., за период с января по июнь 2002 г., за 1-й квартал 2002 г. ". Пример заголовка:

ОТЧЕТ

О научно-исследовательской и научно-методической

работе Московского государственного университета

культуры за 1997 год

Основной текст отчета структурируется по разделам (главам, пунктам, подпунктам). Разделы отделяются друг от друга пустыми строками.

В отчете описывается выполненная работа, анализируются итоги, делаются выводы и предложения. В том случае, если в отчете содержатся результаты работы, которая планировалась, то последовательность изложения материала должна соответствовать последовательности изложения заданий в плановом документе организации (плане).

Заключительные выводы и предложения формулируются в виде отдельного раздела.

Таблицы, схемы, графики и т. п. оформляются в тексте в соответствии с ведомственными указаниями на подготовку отчетности. Если размер таблиц превышает размеры стандартного листа А4, целесообразнее оформить его в виде приложения к документу на отдельных листах.

Подписываются отчеты о работе организации в целомруководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета. Отчет о работе структурного подразделения подписывается руководителем подразделения. Отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем.

Утверждается отчет о работе организации руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

К отчету могут прилагаться справочные материалы или пояснительная записка.