Практические задания

1. Осуществить анализ современных толкований поня­тия «документ». При подготовке к выполнению задания внимательно изучить существующие определения понятия «документ», приведенные в государственных стандартах Украины, энциклопедиях, справочниках, словарях, научных изданиях.

2. Построить схему или таблицу различных толкований понятия «документ» в порядке от более широкого к более узкому его значению. Схема может быть построена с помо­щью ЭВМ.

2 8-379

ГЛАВА 2 ДОКУМЕНТ КАК СИСТЕМА

2.1. Характеристика документа как системного объекта

Документ — сложный объект, представляющий собой един­ство информации и материального (вещественного) носите­ля. Выяснить его сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направ­ления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. В181;ета — целое, составленное из частей, соеди­нение).

Документ представляет собой систему — множество за­кономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность од­нородных элементов, выполняющих необходимую для суще­ствования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система ста­новится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущност­ными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также

конструктивные элементы документа (титульный лист, об­ложка, переплет, форзац и т. п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состо­ящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов до­кумента выступают заглавие, предисловие, колонтитул, пере­плет, форзац и т. п. Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архи­вов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже эле­ментом.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т. е. в изуче­нии его структуры. "Устанавливаются признаки и парамет­ры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т. е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устой­чивость и стабильность данной системы, пригодность доку­мента для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматри­вается как часть более крупной системы социальных комму­никаций. Поэтому прежде всего важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном слу­чае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в об­ществе, закономерности функционирования.

Документ представляет собой относительно самостоятель­ную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с други­ми материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т. е. внутренне присущее Документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их про­явления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Раздел I. Теоретические основы документоведсния

2.2. Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1. Атрибутивность документа, т. е. наличие неотъемлемых
слагаемых, без которых он существовать не может.

Документ как целостная система состоит из двух основ­ных слагаемых — информационной и материальной. От­сутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

Документ имеет двуединую природу, т. е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (ма­териальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе доку­мента является аксиомой документоведения. Содержатель­но-информационная сущность документа является главным признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной инфор­мации) и особенностей материальной конструкции. Разли­чают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отлича­ют книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т. п. Иногда к формальным признакам документа относят фор­му записи информации. Тогда различают форму материаль­но-конструктивную и семиотическую (знаковую).

Между информацией (сообщением, текстом) и материаль­ным носителем настолько тесная связь, что принято исполь­зовать особый термин «документная информация».

2. Функциональность документа, т. е. его предназначен­
ность для передачи информации в пространстве и времени.
Документ — полифункциональный объект, т. е. он выполня­
ет множество общесистемных и специфических функций,
обусловленных разнообразными потребностями общества в
информации, знаниях. Именно способность документа вы­
полнять свои сущностные функции позволяет рассматривать
его как источник информации, средство социальной доку­
ментной коммуникации.

_Глава 2. Документ как система ___________________________________________ 37

3. Структурность документа, т. е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной со­ставляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и мате­риальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т. п.).

Типовую структуру, т. е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функ­ционирующие в системе социальных коммуникаций доку­менты. Типовая структура документов различных видов опре­деляется специальными стандартами, положениями, инструк­циями и т. п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Набор перечисленных свойств документа — это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обще­ством функции. Связь между ними является настолько тес­ной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

Определение признаков и свойств документа только на­чато в документоведении и требует дальнейшего уточнения как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.

2.3. Признаки документа

К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания.

Документ — носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обя­зательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая дол­
говременную сохранность документа, возможность многократ­
ного (долговременного) использования и перемещения ин­
формации в пространстве и времени.

Раздел I. Теоретические основы документоведения

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источ­ники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Докумен­ты — это специально созданные человеком для коммуника­ционных целей носители информации.

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавер­шенное сообщение не может быть полноценным докумен­том. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, чер­новики, эскизы).

2.4. Функции документа

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходи­мые обществу функции.

Функция документа — это его общественная роль, соци­альное назначение, цель, задача. Документ — полифункцио­нальный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных соци­альных функций.

Весь спектр социальных функций документа можно услов­но поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) спе­циальные.

Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обес­печения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Общие функции — информационная, коммуникативная, кумулятивная — характерны для всех документов, незави­симо от их типа и вида.

Информационная функция — это способность докумен­та удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником информации, знаний. Основным кри­терием информативности документа является его информаци-

Ггсава 2. Документ как система ----------------------------------------------------------- 39

онная емкость, т. е. количество и качество информации, за­
фиксированной в документе. Существует правило: больше
информации в возможно меньшем объеме документа (отчет
НИР ____ статья — монография — учебник — энциклопе­
дия: документы расположены по степени увеличения ин­
формационной емкости). Эта функция определяется такими
показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность,
новизна информации и др.

Коммуникативная функция — это способность докумен­та быть информативным средством передачи, обмена, ком­муникации, общения, преемственности. Документ обеспечи­вает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и гряду­щего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями обще­ства. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориаль­ная, гедоническая и др. функции.

Управленческая или регулятивная функция — выпол­няется документами, которые созданы для целей управле­ния и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловые до­кументы).

Познавательная или когнитивная функция — способ­ность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и обще­ства. Это назначение документа состоит в обеспечении обще­го и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекоменда­ции и т. п. — т. е. учебные документы), а также научной Деятельности (научная монография, диссертация, авторефе-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

рат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т. е. научные документы).

Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фак­тов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обла­дают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свиде-тельствования.

Общекультурная функция — способность документа со­действовать развитию культуры общества, выступать сред­ством закрепления и передачи культурной традиции, усвое­ния системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, приня­тых в обществе (литературно-художественное, научное изда­ние, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и обще­ства в целом, сохранять информацию и передавать ее от од­ного поколения к другому. Эта функция свойственна доку­ментам-памятникам (артефактам), обладающим особой со­циально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержа­нию, форме или условиям бытования во внешней среде до­кументы).

Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использова­ния свободного времени (произведения художественной ли­тературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диа­фильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, маг­нитные фонограммы и т. п.).

К специальным функциям документа можно также от­нести статистическую, источниковую, подтверждения ав­торского авторитета и др. Количество специальных функ­ций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминиру-

Г лава 2. Документ как система _________________________________________ 41

ющей роли одной его функции (например: учебник — учеб­ная, указ — правовая, афиша — рекламная).

Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ — для детей, взрос­лых, специалистов, студентов и т. д.) назначение документа, с тем чтобы наиболее эффективно использовать его потенци­альные возможности. От целевого и читательского назначе­ния документа зависит характер информации, содержащей­ся в нем, тип и вид документа.

Знание функций документа позволяет:

♦ определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

♦ правильно понять роль документной информации (в от­личие от устной, недокументной) в удовлетворении разнооб­разных читательских потребностей общества;

♦ осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным призна­кам на виды и типы);

♦ определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и ис­пользования в библиотеках, органах НТИ, архивах, книжных магазинах и т. п.;

♦ разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т. д.

Контрольные вопросы

1. Что собой представляет документ как системный объект?

2. Каковы основные признаки документа?

3. Каковы основные свойства документа?

4. В чем суть главной социальной функции документа?

5. Каковы общие функции документа?

6. В чем сущность специальных функций документа?

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Практическое задание

1. Подберите в лаборатории кафедры 6 — 8 названий до­кументов. Охарактеризуйте признаки, свойства, общие и специальные функции документов.

2.5. Информационная составляющая документа

Документ создается для хранения и передачи социаль­ной информации во времени и/или пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

В документе информация и ее носитель генетически свя­заны воедино. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и матери­альную стороны документа и рассмотреть их отдельно.

Слово «информация» (лат. ш^огтаНо — разъяснение, изложение) имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое — «отраженное многообразие». Такое зна­чение позволяет рассматривать как информационные мно­гие процессы, происходящие в технических механизмах, живой и неживой природе, в обществе.

В информатике под информацией принято понимать све­дения, сообщения, изложенные знания и т. п. В теории ин­формации все многообразие ее форм принято делить на эле­ментарную — информацию, циркулирующую в неживой при­роде; биологическую — циркулирующую в живой природе; социальную — осмысленную человеческим сообществом.

Функцию элементарной информации кратко можно све­сти к передаче энергии путем структурного взаимодействия материальных объектов. Биологическая информация вклю­чает в себя как кодирование генетической информации, так и управление сложными психологическими процессами у высших животных на основе передачи энергии. Социальная информация создается и используется обществом (социумом).

Впервые вопрос о социальной информации был постав-

^.7 Документ как система ----------------------------------------------------------------- 43

_н учеными еще в 1920—1930-е годы. Однако наиболее при­емлемое ее определение дал А.В. Соколов в конце 1980-х го-Позже, наиболее глубоко сущность социальной информа­ции раскрыл Ю.Н. Столяров. Современную классификацию социальной информации разработали А.Д. Урсул, А.И. Михай­лов А.И. Черный, Р.С. Гиляревский, С.Г. Кулешов и др.

Социальная информация — это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщен­но социальную информацию можно определить как сведе­ния, предназначенные для передачи в обществе. Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения, а также информати­ки, книго-, библиотеко-, библиографо-, архивоведения, теории массовых коммуникаций и других наук документно-комму­никативного цикла.

Социальная информация — явление сложное, подразде­ляемое на виды по разным принципам деления.

Первым принципом деления социальной информации является ее социальное назначение. С этой точки зрения информация подразделяется на массовую и специальную. Массовая информация — социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна лю­бому человеку, поэтому она называется массовой. Специаль­ная информация предназначена для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Массовая в свою очередь делится на публицистическую, эстетическую и обыденную. Специальная — на научную, техническую, планово-эконо­мическую, коммерческую и др. виды. Это обусловливает содержание и целевое назначение различных видов и типов документов, распространение их через каналы специальных и неспециальных (массовых) коммуникаций.

При этом обе коммуникативные структуры могут вклю­чать одну и ту же соответственно оформленную информа­цию, четко направленную определенному адресату. Исклю­чение составляют произведения искусства и художествен­ная литература, адресованные преимущественно массовой аудитории.

Второй принцип деления основан на способе отражения

Раздел I. Теоретические основы документоведения

информации человеческим сознанием. Когда человек вос­принимает информацию различного рода анализаторами, он раскодирует (отражает) ее головным мозгом, который функ­ционально асимметричен. Левое полушарие головного мозга осуществляет логическую деятельность, правое — образно-ассоциативную. В соответствии с этим информация условно подразделяется на логическую и эстетическую.

Логическая информация — результат познания и логи­ческого осмысления законов природы, общества и мышле­ния. Она передается в знаковой форме путем отражения окружающей действительности левым полушарием голов­ного мозга и аккумулирует все знания, накопленные челове­чеством за долгий период освоения природы общества и мышления. Логическая информация разнообразна и разли­чается в соответствии с принадлежностью к различным об­ластям человеческой деятельности. Чаще всего она диффе­ренцируется по принадлежности к познавательной и прак-тически-преобразующей деятельности. В познавательной дея­тельности человека принимают участие такие виды инфор­мации, как научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познавательная. Практически-преобразующая деятельность предполагает функционирование таких видов информации, как технологическая, организационно-производ­ственная, управленческая.

Данный вид информации в соответствии с принадлежно­стью к различным областям человеческой деятельности опре­деляет виды документов по целевому назначению, среди них выделяются научные, научно-популярные, технологические, нормативные, производственно-практические, управленческие и т. д.

Эстетическая информация — результат образно-ассоциа­тивного, преимущественно художественно-эстетического отра­жения действительности. В совокупности с физиологическими особенностями восприятия эстетическая информация распро­страняется следующими видами искусства: 1) живопись и графика, пространственные формы (архитектура, скульптура) и т. д.; 2) музыка, художественное слово и т. д.; 3) театр, хореография, кино и т. д.

_г,.о ^2. Документ как система ___________________________________________ *о

После фиксации информации на соответствующих матери­альных носителях получают различные виды документов (ви­зуальные, аудиальные, аудиовизуальные), циркулирующие преимущественно в сфере искусства. В реальности логическая и эстетическая информация тесно взаимосвязаны. Как науч­но-познавательная деятельность невозможна без творческого элемента, образного представления, так и продукт эстетичес­кой деятельности не может не иметь смысла. Можно гово­рить лишь о большей степени участия в процессе отражения информации правого или левого полушария головного мозга.

Третий принцип деления базируется на физиологичес­ких особенностях восприятия информации человеком. С этой целью природа предопределила человеку следующие органы чувств: зрение, слух, обоняние, осязание, вкус. Раз­личают следующие виды информации:

♦ визуальная — воспринимается зрением;

♦ аудиальная — слухом;

♦ обонятельная — анализаторами запаха;

♦ тактильная — осязанием;

♦ вкусовая — анализаторами вкуса. Дифференциация социальной информации в соответствии

с физиологическими особенностями восприятия предопреде­ляет соответствующий признак видовой классификации до­кументов. Исключение составляет обонятельная и вкусовая информация, которая в человеческом обществе, по сравне­нию с миром животных, свое познавательное значение утра­чивает и документированию не подлежит.

Социальная информация различается по ряду других при­знаков.

1. По способу распространения социальная информация делится на два вида: опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) и неопуб­ликованная (не рассчитанная на широкое распространение ^и не прошедшая официальной апробации).

2. По степени переработки социальная информация под­разделяется на первичную, содержащую непосредственные Результаты НИР, и вторичную (результат переработки пер­вичной информации).

40 Раздел I. Теоретические основы документоведения

3. По сферам получения и использования информации

в различных областях социальной деятельности выделяется несколько видов социальной информации, представленных в таблице 1.

Таблица 1. Виды социальной информации

Сфера социальной деятельности	Вид социальной информации
Наука	Научная
Промышленное и сельскохозяйственное производство	Производственная, техническая
Искусство и художественное творчество	Эстетическая
Спорт	Спортивная
Политика	Политическая
Массовое информирование и пропаганда	Массовая, популярная, публицистическая
Образование	Педагогическая
Управление	Управленческая
Быт	Бытовая

Каждый из названных видов информации может быть объектом отражения в документе. Эти сферы можно расши­рить за счет отраслевого деления информации (медицинская, сельскохозяйственная, биологическая, историческая и т. п.).

Сведения, предназначенные для передачи, находятся в сообщении. Информация — это содержание некоторого сооб­щения. Одну и ту же информацию можно передавать с помо­щью разных сообщений, например, на разных языках.

Передачу информации одним человеком другому можно рассматривать как процесс передачи сообщений, закодиро­ванных в виде знаков. Смысл и значение этих знаков требу­ет соответствующего восприятия и понимания.

Совокупность знаков для потребителя может остаться только сообщением и не превратиться для него в информа­цию, если он не может декодировать совокупность этих зна­ков (например, текст на иностранном языке, произведение авангардной живописи, математические формулы и т. п.). Способность воспринимать информацию целиком зависит от

Г мяа 2. Документ как система --------------------------------------------------------------- 47

олучателя, его возможностей и способностей, имеющегося информационного тезауруса и т. д.

Приемником информации может быть человек либо тех­ническое устройство (ЭВМ, контрольно-измерительный прибор и т. п.), следовательно, понятие информации субъективно: без воспринимающего субъекта информация не реализуется, остается «вещью в себе». От психофизиологических или тех­нических характеристик приемника информации зависят объем, глубина, качество и другие параметры информации. Иными словами, информация имеет объектную форму в виде сообщений и субъектную — как процесс ее восприятия и понимания. С субъектной точки зрения информация есть ре­зультат ее восприятия (выделение сигнала из окружающей среды), ее распознавания (идентификации), верификации (рас­шифровка значения и смысла), перекодирования и система­тизации (отнесение к тем или иным классам понятий).