Текст документа має сприяти

Прийняттю адресатом пропо-

Зиції або виконанню прохань,

Викладених у документі

Нейтральність тону

Стилістично нейтральне

Забарвлення фрази (в усному

Мовленні) – речення (в

Писемному мовленні)

Повнота інформації

Зміст документа має

Відображати всі обставини

Справи

Максимальна стислість

У документі не допускаються

Зайві слова та смислові

Повтори, надмірно довгі

Міркування не по суті справи

Текст документа складається з логічних елементів: вступу,

Доказу, закінчення.

Вступ підготовка до сприйняття документа

(зазначається, з якого приводу укладається

Документ)

Доказ суть питання: докази, пояснення, міркування

Тощо

Закінчення формулювання мети, заради якої готується

Документ

Складовою частиною управління є діловодство (справо-

Чинство).

Діловодство – система документації, документування й

Організація роботи з документами.

Діловодство охоплює сукупність документів, прийомів, спо-собів і

форм роботи з ними. Працівники сфери управління майже 75 % свого

Робочого часу витрачають на роботу з документами. Щоб уникати

Проблем, пов’язаних з оформленням документів в управлінській сфері,

Необхідний єдиний порядок підготовки документів і роботи з ними.

Доцільно проводити спеціальні інструктажі, лекційні, практичні чи

Семінарські заняття. Не завадило б мати інструкції з діловодства, зразки

Документів, які найчастіше використовуються в практичній діяльності.

Класифікація документів

Ознаки Класифікація

За найменуванням * заява;

* лист;

* наказ;

* протокол та ін.

За змістом інформації * загальні;

* адміністративні;

* спеціалізовані з фінансових,

Комерційних питань тощо.

За призначенням * організаційні;

* розпорядчі;

* інформаційні;

* колегіальних органів.

За походженням * внутрішні;

* зовнішні.

За напрямом * вхідні;

* вихідні.

За джерелами виникнення * первинні;

* вторинні.

За формою * стандартні (типові) мають

Однакову форму і заповнюють-

Ся в певній послідовності й за

Обов’язковими правилами

(типові листи, типові інструкції,

типові положення);

* індивідуальні (нетипові)

Документи створюються в

Кожному конкретному випадку

Для розв’язання окремих

Ситуацій.

За технікою відтворення * рукописні;

* відтворені механічним

Способом.

За ступенем гласності * для службового користування

(ДСК) таємні;

Цілком таємні.

За терміном зберігання * постійного; зберігання

* тривалого зберігання (понад

10 років);

* тимчасового зберігання (до 10

Років).

За стадіями відтворення * оригінали;

* копії

(відпуск – це повна копія