Conference Travel Tips

If you want to get successfully to the international scientific conference you must know some rules or practical advice on how you can minimize the negative impact of travelling.

What makes a good travelling? First, it’s a good preparation before it. Find out as much as possible information about the country (city, region) where you are going for the participation in the international scientific conference. But taking into account all well-known facts about this country try to prepare not only your abstracts and reports but also your dress.

Dress smartly. For the sessions a suit or something formal is best. Prepare all your personal documents. Don’t forget that they are needed for passport control and customs control and filling the declaration. Keep a separate record of your passport details, preferably a photocopy of the details pages with next of kin contact details. If you lose your passport it’s necessary to apply to the local police immediately. Don’t forget your medical insurance. Make sure you are fully covered for medical treatment and medical evacuation. Medical treatment can be very expensive in the country. It’s obvious that the Ukrainian Embassy cannot assist you with medical expenses. You should ensure that you have comprehensive medical insurance, which includes hospital treatment and medical evacuation to Ukraine.

Only change money in banks or legal foreign exchange bureaus. Find out what visas are required for your visit.

Do not make flippant remarks about bombs or terrorism, especially when passing through airports and customs. In you Customs’ Declaration you have to declare: weapons of all description and ammunition, narcotics and appliances for the use there of; antiques and objects of art (paintings, drawings, icons, sculptures); currency (bank notes, letters of credit, etc.), securities (shares, bonds, etc.) in foreign currencies, precious metals, crude and processed natural precious stones (diamonds, brilliants, rubies, emeralds, sapphires and pearls), jewelry and other articles made of precious stones and scrap thereof, as well as property in papers. In addition to the objects listed in the Customs Dec­laration, you must submit for inspection: printed matter, manuscripts, films, sound recordings, postage stamps, graphics, plants, fruits, seeds, live animals, birds, as well as raw foodstuffs of animal origin and slaughtered fowl. If you get into any difficulties with the foreign country Authorities, you should explain to them that you are a Ukrainian and ask to speak to a Ukrainian consular officer.

Find out as much as possible information about your future accommodation. If it’s a hotel room don’t forget about the hotel stuff. They are: receptionist, who can help you to check in and out, porter (assists you with your luggage), chambermaids (clean your room and run errands for you), and bellman (helps you with your room appliances).

For example, you can get a lot of useful information from the Internet. It’s very useful to know something about the participants of the conference before you meet them.

Conference registration or abstract submission fees usually can be reimbursed by your university. However the total amount reimbursed must not include any membership dues or non-essential services. Proper receipt from the organizers for the fee must be submitted. The receipt must show the applicants' name and a breakdown of the charges, if available.

Если вы хотите, чтобы успешно добраться до международной научной конференции вы должны знать некоторые правила или практические советы о том, как можно свести к минимуму негативное воздействие от путешествия.

Что делает хороший путешествие? Во-первых, это хорошая подготовка перед ним. Узнайте как можно больше информации о стране (городе, области), где вы собираетесь для участия в международной научно-практической конференции. Но, принимая во внимание все известные факты об этой стране пытаются подготовить не только ваши тезисы и доклады, но и ваше платье.

Одевайся с умом. Для сессий костюм или что-то формальное лучше. Подготовьте все ваши личные документы. Не забывайте, что они необходимы для паспортный контроль и таможенный контроль и заполнения декларации. Держите отдельный учет ваших паспортных данных, предпочтительно ксерокопию страниц с детально близких родственников контактные данные. Если вы потеряете свой паспорт необходимо немедленно обратиться к местной полиции. Не забудьте медицинскую страховку. Убедитесь, что вы полностью покрываются за лечение и медицинскую эвакуацию. Медицина может быть очень дорогим в стране. Очевидно, что украинское посольство не может помочь вам с медицинскими расходами. Вы должны убедиться, что у вас есть полное медицинское страхование, которое включает стационарное лечение и медицинскую эвакуацию в Украину.

Только менять деньги в банках или юридического валютном бюро. Выясните, что требуются визы для посещения.

Не делайте легкомысленные замечания о бомбах или терроризма, особенно при прохождении через аэропорты и обычаев. В таможенной декларации вас ', вы должны заявить: оружие всех описанием и боеприпасов, наркотиков и приборы для использования там из; Антиквариат и предметы искусства (картины, рисунки, иконки, скульптуры); валютные (банковские ноты, аккредитивы и т.д.), ценные бумаги (акции, облигации и т.д.), в иностранной валюте, драгоценных металлов, нефти и обработанных природных драгоценных камней (алмазы, бриллианты, рубины, изумруды, сапфиры и жемчуг), ювелирные изделия и другие изделия из драгоценных камней и лома его, а также имущество, в работах. В дополнение к объектов, перечисленных в таможенной Declaration, вы должны представить для проверки: печатной, рукописей, пленок, звукозаписей, почтовые марки, графики, растения, плоды, семена, живые животные, птицы, а также пищевого сырья животного происхождения и забитой птицы. Если вы получаете в каких-либо трудностей с внешней власти страны, вы должны объяснить им, что вы являетесь украинские и попросить, чтобы поговорить с сотрудником консульства Украины.

Узнайте как можно больше информации о вашем будущем жилье. Если это номер в отеле не забудьте о материале отеля. Они являются: регистратор, который может помочь вам, чтобы проверить, и выйдет, портье (помогает вам с вашим багажом), горничные (очистить вашу комнату и на побегушках для вас), и глашатай (помогает вам с вашими номеров приборов).

Например, вы можете получить много полезной информации из Интернета. Это очень полезно кое-что знать об участниках конференции, прежде чем встретиться с ними.

Регистрация на конференцию или абстрактные представления, как правило, сборы могут быть возмещены по вашим университетом. Однако общая сумма возмещения не должна включать в себя любые взносы или членские несущественные услуги. Правильное получение от организаторов для сбора должны быть представлены. Квитанция должна показать имя заявителей и разбивку сборов, если таковые имеются.