Культура деловых совещаний

Прежде чем приказывать, научись повиноваться.

Солон

Тот, кому дорого дело, должен уметь вступаться за него, иначе он недостоин проявлять себя ни в чем.

И. Гете

· Общая характеристика совещаний и собраний

· Виды и типы совещаний

· Подготовка и ведение совещаний

Служебные отношения в рамках делового общения включают различные формы обсуждения производственных, экономических, научно-технических проблем. Наиболее распространенными являются совещания и собрания – формы группового обсуждения деловых ситуаций. Несмотря на некоторые различия, организация и проведение собраний и совещаний сходны между собой. Поэтому достаточно рассмотреть одну из форм – совещание.

Основное назначение совещаний (заседаний) – помочь в подготовке и реализации управленческих решений. Но они имеют как положительные, так и отрицательные стороны.

Совещания, несомненно, полезны, поскольку позволяют:

· использовать коллективный разум («одна голова хорошо, а несколько - лучше»);

· разносторонне рассмотреть проблему при привлечении специалистов различных сфер деятельности;

· более оперативно подготовить решение при непосредственном контакте управляющих и управляемых, представителей различных служб, сэкономив время «на согласованиях»;

· лучше изучить личностные и деловые качества подчиненных, ознакомиться с деятельностью различных служб.

Однако эти достоинства работают в том случае, когда 1) совещаниями не злоупотребляют, напрасно отвлекая работников от выполнения их непосредственных служебных функций, и 2) тщательно готовят. Они не должны организовываться «для галочки», для перестраховки или просто как очередные.

Если руководитель может собрать необходимую информацию, не созывая к себе работников, самостоятельно принять решение и довести его до исполнителей, то совещаний следует избегать. Особенно – непредвиденных, «авральных», так как они нарушают трудовой ритм, вносят элементы дезорганизации в деятельность подчиненных, целых служб и подразделений, а значит – работу с деловыми партнерами и клиентами.

Американские исследователи проблем организации и проведения совещаний делят их на диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные.

Диктаторское совещание. Обычно говорит только руководитель. Он сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией (распоряжением) вышестоящей инстанции. Дискуссий нет принимая информацию к сведению, участники только задают вопросы.

Автократическое совещание. Является разновидностью диктаторского. Его особенность в том, что руководитель поочередно задает вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения по поводу позиций других участников, а также лишаются поддержки других участников.

Сегрегативное совещание (сегрегация – от латинского «разделение»). Начинается докладом руководителя или назначенного им лица, затем в прениях выступают только те, кого выбирает председательствующий.

В первых двух случаях руководитель может вызвать неприязнь к себе со стороны лишенных слова, а в третьем – кроме того, и недоброжелательное отношение к участникам, которым было предоставлено слово.

Дискуссионное совещание. Отличается демократическим характером, поскольку происходит свободный обмен мнениями, решение принимается голосованием с последующим утверждением руководителем. Решение может приниматься и руководителем без голосования, но с учетом высказанных мнений и предложений участников совещания.

Свободное совещание. Проводится без четко сформулированной повестки дня.

Существуют и другие классификации с овещаний. Так,

по тематике их подразделяют на

- административные;

- технические;

- кадровые;

- финансовые;

- психологические и т.д.

по основной задаче – на

- проблемные;

- инструктивные;

- оперативные (диспетчерские) и др.

Проблемные совещания. Их задача – найти оптимальное решение посредством дискуссии. Структурно совещание обычно состоит из доклада, вопросов к докладчику, прений и выработки решений. Если текст доклада разослан участникам заранее, то докладчик может не выступать с сообщением, а сразу отвечать на вопросы. Такое совещание дает возможность руководителю вырабатывать свое мнение на основе коллективного обсуждения проблемы, определить оптимальность одного из вариантов решения, выработанного до и во время совещания; убедить подчиненных, сомневающихся в оптимальности избранного решения. На таком совещании решение принимается голосованием, но не носит обязательного характера для руководителя, так как последнее слово остается за ним и именно он несет ответственность за решение проблемы.

Инструктивные совещания. Предполагают передачу распоряжений сверху вниз для их быстрейшего исполнения. Руководители доводят до своих подчиненных принятое вышестоящей организацией решение с конкретизацией тех или иных положений, разъясняя возникающие вопросы и назначая сроки выполнения. На таком совещании могут обсуждаться пути и средства реализации решения. Инструктивное совещание может быть заменено доведением до исполнителей решения в письменной форме.

Оперативные (диспетчерские) совещания. Проводятся с целью получения информации о текущем состоянии дел на предприятии, в учреждении. В отличие от инструктивного совещания получение информации идет снизу вверх. Участники совещания докладывают о состоянии дел на местах, а руководители, в свою очередь, стремятся на основе полученной информации разрешить возникшие проблемы.

Многие руководители справедливо считают такой вид совещаний устаревшим и предпочитают вместо «планерок», «пятиминуток», «летучек», «оперативок», которые нередко длятся долго и превращаются в «копание в мелочах», в «разносы» подчиненных, собирать информацию и давать поручения, не вызывая к себе подчиненных.

Подготовка любого совещания предполагает, прежде всего, четкое определение его цели, основной проблемы и задач. На совещание следует приглашать тех участников, от которых зависит решение проблемы, кто правомочен и компетентен. В совещании могут участвовать 7 – 9, максимум 12 человек. Большее количество участников снижает эффективность работы.

До начала совещания они должны ознакомиться не только с тематикой совещания, но и с материалами по его проблеме. Дату и время проведения совещания сообщают заранее. Непредвиденные совещания, проводимые в непривычное время, возможны как исключение, ибо они приводят не только к производственным, но и к психологическим издержкам. Об отмене или переносе совещания также желательно сообщать заранее.

Уважение к аудитории проявляется в обеспечении хотя бы минимума комфорта во время совещания (достаточное освещение, оптимальная температура, проветренное помещение, возможность записать информацию или набросать план своего выступления, наличие, при необходимости, микрофона, а также аудиовизуальных средств).

Важным элементом организации и проведения совещания является установление регламента, согласно которому для выступления отводится определенное количество времени и устанавливается продолжительность обсуждения вопросов повестки дня и самого совещания.

При обсуждении нескольких вопросов первыми лучше рассматривать более простые, требующие меньших затрат времени и умственной энергии. Они могут стать своеобразной «интеллектуальной разминкой», необходимой для решения сложных проблем. Отнесение же «легких» вопросов в конец совещания при нехватке времени и усталости участников может привести к спонтанности, недостаточному их анализу и непродуктивности решения.

Ведущий совещания следит за регламентом, «удерживая» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекает в разговор «малоактивных» и останавливает «словоохотливых», определяет порядок предоставления слова, задает необходимые вопросы, осуществляет парафраз, подводит промежуточные итоги и дает заключительный комментарий проведенного совещания.

В целях снятия пассивности участников совещания можно использовать высказывания по кругу или метод мозгового штурма. В целях ослабления враждебности при противоборстве мнений можно создавать согласительные комиссии и группы, включающие участников с противоположными взглядами, для выработки оптимального решения проблемы, учитывающего различные мнения.

Известно, что любой контакт с людьми не должен начинаться с образования у них негативных эмоций. Приступая к разговору, следует избегать осуждения, неприятных слов, ибо это, вызывая отрицательные эмоции у присутствующих, затрудняет принятие ими вашей позиции. Снижается и понимание, ибо у некоторых людей, когда их ругают, наступает непроизвольная блокировка слов говорящего.

Поэтому, открывая совещание, вместо формальных слов лучше всего сказать, что вы действительно рады всех видеть. При этом постарайтесь удержаться от иронических замечаний в адрес кого-либо из сотрудников, а лучше позволить себе комплимент. Хотя бы такой: «Ну что ж, вопрос у нас сегодня очень серьезный, но мы справлялись с задачами и посложнее. Так что…».

Цель подобных слов, произнесенных попутно, мимоходом - не только разнообразить формальную речь, но и вызвать у членов вашего «совета» ощущение приятного общения.

Руководитель совещания должен быть беспристрастным и уметь расположить к себе аудиторию. Его задача не только выслушивать, но и проявлять терпимость к тем, чьи мнения расходятся с его собственным, так как он задает тон дискуссии. Так, можно начинать свои замечания фразами, ободряющими оппонентов: «Поправьте меня, если я ошибаюсь», «Насколько я могу понять», «У меня такое чувство, что…». Если руководитель совещания дает возможность высказаться всем желающим, то и они будут склонны выслушивать других.

И, наконец, не должна вызывать сомнения компетентность председательствующего. Участники обсуждения положительно воспринимают информированность ведущего, выражающуюся в нейтральной подаче фактов, однако противятся навязыванию преждевременных выводов. С другой стороны, нет ничего плохого в том, что по ходу совещания руководитель выдвигает свой вариант решения как дополнительную информацию для дискуссии.

Ход деловых совещаний, как правило, протоколируется (исключение составляют оперативные совещания).

Протокол состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части отмечается:

- номер протокола;

- дата проведения совещания;

- вид коллегиальной работы (совещание, заседание, собрание, семинар и т.п.);

- наименование коллегиального органа (совет, кафедра, комиссия и др.);

- количество присутствующих;

- фамилия председателя, секретаря и членов коллегиального органа;

- повестка дня совещания (заседания);

- наименование должностей и фамилий докладчиков.

Основная часть протокола строится по схеме:

- слушали…

- выступили…

- постановили…

При этом в формулировке постановления указываются не только предписываемые действия, но и их исполнители, а также сроки исполнения. Доклад и выступления либо стенографируются секретарем, либо их тексты передаются секретарю и затем прилагаются к протоколу.

Очень важно уметь вовремя и тактично завершить совещание: кратко подвести итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные замечания, поставить задачи по реализации принятых решений.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Совещания отнимают время у руководителя и подчиненных, отрывают их от неотложных дел. А что они дают, в чем их достоинства?

2. Какому типу совещаний вы отдадите предпочтение и почему?

3. Продумайте, какие «клише» можно заготовить для начала совещания? Для его завершения?

4. Подготовьте примерный план и тезисы выступления, рассчитанного на 15-20 минут.

5. Какие типичные ошибки в проведении деловых совещаний наблюдаются в вашей организации?