Організація розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи - це працівники підприємства, які отримали готівку з каси

на виконання певних дій.

Готівка може бути видана працівнику під звіт на наступні цілі:

- на відрядження;

- на господарські потреби.

Підставою для видачі грошового авансу підзвітній особі може бути:

- письмове розпорядження керівника;

- службова записка, в якій викладені підстави для видачі такого авансу,

завізована керівником підприємства;

- наказ про службове відрядження, в якому вказуються мета і терміни

відрядження, а також місце відрядження.

Видача грошових коштів під звіт здійснюється з каси підприємства за рахунок:

- залишку грошових коштів в касі;

- виручки, що надійшла до каси;

- отриманих з банківського рахунку грошових коштів.

У подальшому всі дії з грошовими коштами здійснюються підзвітною особою від імені й за рахунок підприємства.

При відрядженні оформляють такі документи:

- посвідчення про відрядження, яке оформлюється на підставі наказу про службове відрядження. Воно є підтверджуючим документом про перебування у призначеному місці відрядження;

- авансовий звіт працівника про відрядження, до якого додаються документи, що підтверджують витрати на відрядження.

На підставі відміток у посвідченні про відрядження про дати перебування працівника в місцях відрядження розраховують добові витрати. Якщо під час відрядження працівником були придбані матеріальні цінності або сплачені послуги (що не відносяться до витрат на відрядження), то понесені у зв'язку з цим витрати повинні бути підтверджені касовими чеками, або товарними чеками, або витратними накладними.

Якщо працівник придбав у відрядженні матеріальні цінності, то після приїзду з відрядження він складає два авансових звіту: про витрати на відрядження і про придбання матеріальних цінностей.

Авансовий звіт про використання отриманої готівки надається у наступні терміни:

- про відрядження - протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;

- на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки і заготівку вторинної сировини - не пізніше 10 робочих днів з дня їх видачі під звіт;

- на інші виробничі (господарські) потреби - не пізніше наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведуть в Журналі 3 і Відомості 3.2. При цьому у Відомості 3.2 облік ведуть позиційним (лінійним) способом, при якому за кожною підзвітною особою записи всіх операцій за

рахунком відображають в одному рядку.