Документация и учет кассовых операций

Касса – помещение или место приема, выдачи и хранения наличных денег организации.

К кассовым операциям относятся операции, которые связаны с приемом в кассу и (или) выдачей из кассы наличных денег, а также хранение наличных денег.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются первичными учетными документами типовой формы. В частности, прием наличных денег в кассу организациями, имеющими право не использовать кассовое оборудование, платежные терминалы, осуществляется путем оформления приходного кассового ордера, установленной формы КО-1.

Наличные деньги могут поступать в кассу организации:

‒ из обслуживающего банка по чеку,

‒ в качестве возврата наличных денег, ранее выданных подотчетным лицам,

‒ в качестве оплаты за реализованную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги).

Наличные деньги, поступившие в кассу из обслуживающего банка по чеку, расходуются только на те цели, которые указаны в чеке. При этом деньги выдаются из кассы в течение 3 рабочих дней, включая день их получения в банке. По истечении указанного срока не использованные по назначению наличные деньги сдаются в обслуживающий банк.

Наличные деньги из выручки, поступившей в кассу, могут быть израсходованы для проведения текущих операций и осуществления предстоящих расходов. Порядок и сроки сдачи выручки, поступившей в кассу, устанавливаются решением руководителя организации, о чем сообщается в обслуживающий банк. При наступлении срока сдачи выручка сдается в банк в полном размере за вычетом предполагаемых расходов в этот день, например на оплату труда, выплату стипендий, дивидендов, пособий, алиментов, осуществление расчетов наличными деньгами и др. Наличные деньги из кассы организации можно сдать:

‒ непосредственно в обслуживающие банки;

‒ работникам службы инкассации;

‒ в организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

Сдача наличных денег самостоятельно в обслуживающий банк или работникам служб инкассации может оформляться:

‒ расходным кассовым ордером,

‒ объявлением на взнос наличными,

‒ препроводительной ведомостью.

Выдача наличных денег из кассы организации производится:

‒ по расходному кассовому ордеру установленной формы КО-2,

‒ по платежной ведомости, с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости.

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером. По усмотрению руководителя организации приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу могут быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, который используется для учета движения наличных денег по целевому назначению.

Поступление и выдачу денежных средств кассир ведет в хронологическом порядке в кассовой книге. Записи производятся на основании первичных кассовых документов, которые сдаются вместе с отрывным листом кассовой книги (отчетом кассира) в бухгалтерию организации.

В бухгалтерии ведется синтетический учет кассовых операций. Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса». При поступлении наличных денег в кассу счет 50 «Касса» дебетуется, при их расходовании – кредитуется. Корреспондирующие счета зависят от источника поступления наличных денег в кассу и целей их выдачи (расходования).

Таблица 1.1 – Типовая корреспонденция по учету кассовых операций

С целью обеспечения сохранности денежных средств, в сроки, установленные руководителем организации, но не реже 1 раза в квартал проводится внеплановая инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе.