Ділове спілкування на відміну від його інших видів має певні особливості, а саме:
· наявність певного офіційного статусу об‘єкту;
· спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів підтримку зв'язків між представниками взаємозацікавлених організацій;
· відповідність певним загальновизнаним і загальноприйнятим правилам;
· передбачуваність ділових контактів, які попередньо плануються, визначається їх мета, зміст і можливі наслідки;
· конструктивність характеру взаємовідносин, їх спрямування на розв'язання конкретних завдань, досягнення певної мети, як правило, не виходячи за рамки певного кола;
· взаємоузгодженість рішень, домовленість та подальша організація взаємодії партнерів;
· значущість кожного партнера як особистості;
· безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а не проблеми, що бентежать їх внутрішній світ.
Людина, яка спрямовує інформацію (комунікатор), і людина, яка її приймає (реципієнт), у діловому спілкуванні постійно міняються місцями, завдяки чому у людей, що спілкуються, має бути однакове розуміння не тільки значень, а й змісту слів. Ефективне ділове спілкування — це не стільки обмін значеннями, скільки обмін думками. Більше того, це пошук спільного рішення.
|
|
Зони спілкування
Ділове спілкування підсвідомо здійснюється на певній відстані між людьми, причому виділяються такі види зон спілкування:
· Інтимна зона (15 — 46 см) — спілкування з близькими, батьками, родичами.
· Особиста зона (46 — 120 см)— відстань спілкування з друзями і однодумцями.
· Зона соціального спілкування (1,2 — 2,0 м) — встань на переговорах з приятелями і колегами по роботі.
· Формальна зона (2,0 — 3,6 м) — ділові переговори візити до вищих чиновників.
· Загальнодоступна або публічна зона (більше 3,6 м) спілкування з великою групою людей.
Величина кожної зони залежить не тільки від ситуації, а й від національно-культурного поля особистості, від статусу партнера, з яким ведеться спілкування, від власного настрою У діловому спілкуванні вироблені такі найбільш прийнятні правила:
· слід дотримуватись міри у дистанціюванні (не треба надмірно віддалятись і не надто наближатись до партнера) - дистанція між партнерами повинна відповідати ситуації;
· не варто починати спілкування з відстані більш ніж 4 м. Найбільш прийнятними на такій дистанції може бути посмішка чи кивок головою на знак привітання;
· перші фрази краще говорити на відстані соціальної зони (залежно від близькості відносин з партнером);
· найбільш головними, важливими ідеями, інформацією з партнером обмінюються в особистій зоні;
· відстань треба долати поступово, а не перескакувати через одну чи дві зони. У такому разі легше досягти згоди, виважено розв'язати проблему;
|
|
· не порушати визначену зону, особливо інтимну, в ділових стосунках це є неприйнятним.
Нерідко ділове спілкування порівнюють з грою в шахи, де неможливо «закреслити» непродуманий хід. Якщо хід вже зроблено, ситуація змінюється, і наступні ходи необхідно робити за нових умов.
Фази спілкування
Ділове спілкування, як певний процес взаємодії людей, має свою стратегічну лінію, тактику проведення, а також певні фази. До фаз ділового спілкування відносяться початкова, основна і завершальна.
Початкова фаза — протягом якої встановлюють вихідні контакти, настроєність на спілкування, йде орієнтація в ситуації. У цій фазі постає завдання; спонукати ділового партнера до спілкування, зацікавити, створити максимальне поле для обговорення проблем. Тут також оцінюється стан партнера, визначаються стратегія і тактика спілкування, вибирається певний тон взаємин, виявляється намір партнера і йде орієнтація в розподілі ролей.
Основна фаза — протягом якої реалізується певна послідовність дій, а саме: встановлюється проміжна та кінцева мета спілкування, виконуються безпосередні мовні, немовні та документальні контакти, йде взаємний аналіз вихідних та проміжних пропозицій, пошук узгодження рішень, відбувається розподіл ролей за принципом «домінування-підпорядкування», визначення перспектив спілкування.
Завершальна фаза — протягом якої формулюються підсумки ділової взаємодії, відбувається вихід із контакту, формуються основи для подальшої взаємодії.