Основные правила оформления текста документов

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр- образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требования к оформлению управленческих документов и т.д.

Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов:

 

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак;

4. код организации;

5. основной государственный регистрационный номер предприятия;

6. индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7. код формы документа;

8. наименование организации;

9. справочные данные об организации;

10. наименование вида документа;

11. дата документа;

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления и или издания документа;

15. сведения об адресате;

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о постановке документа на контроль;

20. текст документа;

21. отметка о наличии приложений;

22. подпись;

23. гриф согласования документа;

24. визы согласования документа;

25. оттиск печати организации;

26. отметка о заверении копии документа;

27. отметка об исполнителе документа;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организации;

30. идентификатор электронной копии документа.

Двадцатый реквизит - текст документа.

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст делового документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учету кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.