Функции и свойства процесса управления

 

Процесс управления – это последовательность определенных завершенных этапов, выполнение которых способствует обеспечению управленческого влияния управляющей системы на управляемую с целью достижения целей организации.

Этапы менеджмента образуют управленческий цикл организации.

Процесс управления охватывает определенные категории, такие как управляющая и управляемая системы организации, функции менеджмента, методы менеджмента, управленческие решения, коммуникации, руководство и так далее.

Сервисная организация рассматривается как открытая система, которая имеет входы и выходы, а также состоит из управляющей и управляемой систем, которые тесно взаимодействуют, поскольку являются органически взаимосвязанными. Управляющая система содержит те составные элементы, которые обеспечивают процесс управления. В состав управляемой системы входят элементы, которые обеспечивают непосредственный процесс производственной, хозяйственной, коммерческой и других видов деятельности.

1 этап процесса управления организацией заключается в реализации функций управления, к которым принадлежат любые виды управленческой деятельности, например – планирование производства и реализации услуги и продукции, управление разработкой технологий, конструированием изделия, управление учетом, управление подразделением в организации и так далее. Следовательно, речь идет об управленческой деятельности на всех уровнях управляющей системы организации: руководителей организаций и их заместителей, начальников цехов, отделов, групп, участков, специалистов всех направлений (экономистов, технологов, конструкторов, энергетиков и так далее). Таким образом, аппарат управления, который сосредоточен в управляющей системе, в процессе управленческой деятельности должен выполнять свое основное задание: создать систему методов менеджмента, то есть совокупность способов влияния управляющей системы на управляемую с целью обеспечения производственно-хозяйственной деятельности организации и получения конкретных результатов (изготовление продукции, предоставление услуг, обеспечение прибыльности и так далее).

Процесс управления можно рассматривать как функционирование организационной структуры или системы управления, которое выражает ход выполнения функций управления и характеризует его динамику.

Функции управления – это относительно обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управленческие воздействия на объекты управления для достижения конкретных целей.

Они характеризуются конкретной целевой направленностью, объективностью, определенной однородностью и стабильностью содержания, повторяемостью операций по их выполнению, взаимосвязью и взаимодействием с другими элементами системы управления (структурой, методами, техникой и технологией, кадрами управления, организацией их труда и др.)

Функции управления имеют определенный контур, где циклически повторяются процессы получения и переработки информации, анализа и оценки ситуации, постановка ситуационной задачи, подготовка ее решения и его принятие, доведение решения до исполнения (собственно воздействие).

Функции, исходящие от объекта управления называются хозяйственными. Их основой является общая структура непроизводственной сферы (как в вертикальном, так и в горизонтальном, в том числе и территориальном разрезах).

В основном хозяйственные функции дифференцируют по трем основным признакам объекта управления: воздействие на все сферы деятельности объекта управления в целом; отдельные стадии хозяйственного процесса; отдельные факторы хозяйства.

Хозяйственные функции в целом оказывают непосредственное воздействие на содержание, объем и сложность организационных функций.

Функции управления, выделяемые на основе субъекта управления, называют организационными. Организационные функции, отражающие стадии управления (планирование, организация, координация, стимулирование, контроль, учет, анализ, оценка), имеют приоритет. Их называют общими или основными.

Именно эти функции имеют всеобщий, межотраслевой и межуровневый характер. Они выступают как форма целенаправленного воздействия на объект управления и поэтому универсальны.

Эти особенности отличают их от конкретных функций управления, отражающих специфические особенности каждого хозяйства. Применительно к любому его звену один и тот же процесс управления можно представить в виде двух групп функций (общих и конкретных). Каждую из конкретных функций можно выразить через совокупность общих. И наоборот, каждую общую функцию можно выразить через совокупность конкретных.

Содержание конкретных функций управления в каждой сервисной организации (фирме, компании) отражает ее специфику (тип, сложность, виды услуг, спецификацию, кооперацию, концентрацию и др.). Поэтому носителями конкретных функций управления являются отдельные части управляющей системы, а общих их функций – управляющая система в целом.

Иногда по тому или иному классификационному признаку конкретную функцию управления не удается сразу отнести к определенной группе. Тогда из нее выделяют охватываемые ею задачи (работы), затем их дифференцируют на отдельные подзадачи (части работ) и относят к соответствующим группам, разделяя функцию на ее составляющие.

Такая декомпозиция функций может быть продолжена вплоть до дифференциации выделенных частей работ на составляющие их элементы – однородные группы операций, а затем и на приемы их выполнения (рис. 11.2).

 

 

Рис. 11.2. Схема декомпозиции процесса управления

 

В связи с этим может возрастать (или уменьшаться) объем соответствующих работ и возникать необходимость в дополнительных новых подразделениях, в упразднении (или смене) действующих.

Следовательно, разделение функции объективно существует независимо от того, где она выполняется, то есть изменяться или исчезнуть могут только функции подразделений.

Поэтому состав конкретных функций управления не обязательно должен соответствовать составу функций подразделений. Сформированные функции управления закрепляют за определенными подразделениями или должностными лицами. При этом четко определяют объем подлежащих выполнению работ; их трудоемкость (машиноемкость); стоимость и ресурсоемкость; продолжительность выполнения.

Для организации выполнения конкретных функций создаются соответствующие органы управления, образующие их определенную структуру. В соотношении: функции – органы управления – первичными выступают функции, вторичными – органы управления. Первичным является потребность (цель), а функция – средство ее достижения. Диалектика здесь в том, что сформированные органы, в свою очередь, воздействуют на развитие функции управления.

Процесс управления имеет свое особое содержание, обусловленное его сущностью; свои стадии и внутренние этапы осуществления (начальные, промежуточные, конечные), предполагающие определенную последовательность действий в пространстве и времени.

Основными стадиями являются те, на которых реализуются общие функции управления - планирование, организация, мотивация, контроль. Под стадией мы понимаем временной интервал в цепи следующих друг за другом отрезков времени, отличающихся от предыдущего (и последующего) содержанием управленческой деятельности, необходимой для реализации функций управления.

Каждая стадия включает несколько этапов (или часть одного из них). Порой стадии и этапы могут совпадать. Под этапом мы понимаем совокупность управленческих воздействий (работ, операций), отличающихся качественной определенностью и однородностью и отражающих закономерную (необходимую) последовательность их осуществления. Основными составляющими структуры процесса управления являются постановка целей воздействия (целепологание), оценка ситуации, определение проблемы, управленческое решение.

Постановка цели воздействия (целепологание) - наиболее ответственный этап процесса управления, обусловленный целями, которые определяют при формировании функций и организационной структуры управления.

Каждая цель воздействия может быть постоянной или изменяемой, корректируемой. Она представляет собой желаемое, возможное и необходимое состояние управляющего воздействия и определяет поэтому рациональный вариант сбора релевантной информации, ограничивая ее объем, состав, формы использования.

При этом мы должны учитывать возможность применения различных типов воздействия как по мотивационной характеристике (экономической, организационной, социологической, психологической), так и по виду (прямой, косвенный) и направлению (по вертикалям и горизонталям).

Оценка ситуации призвана выявить состояние процесса управляющего воздействия относительно цели, которые никогда не бывают тождественны. Всегда существуют ситуации, требующие разрешения возникающих противоречий. Главные из них образуют суть основной проблемы. На это противоречие и ориентировано управляющее воздействие.

Определение проблемы – важный этап процесса управления. Перечень проблем выявляется на основе составления желаемого (выраженного в системе целей) и реально существующего (определяемого ситуацией) состояния системы. Он раскрывает сущность противоречия цели и сложившейся ситуации. Одновременно этот этап выступает как связующее звено в переводе системы в новое состояние в направлении движения к поставленной цели. Без него невозможны подготовка и принятие управленческого решения.

Управленческое решение – заключительный этап процесса управления (выбор альтернативы произошел). Он устанавливает пути разрешения проблемы и содержание организационной работы по их практической реализации.

Процессу управления присущи определенные свойства, обуславливающие его особенности: динамичность, устойчивость, непрерывность и дискретность, последовательность, цикличность.

Динамичность проявляется в постоянном изменении процесса управления по его направленности, проблематике, характеру осуществления на различных этапах, а также в переходе его с одного уровня или ступени организационной структуры на другую и в различные звенья каждой ступени, а устойчивость – в сохранении установившихся связей процесса управления между этапами и звеньями.

Непрерывность выражается в одновременном осуществлении процесса производства и управления, а дискретность дополняет свойство непрерывности и в тоже время противостоит ему. Сущность ее состоит в том, что процесс управления внутри его этапов протекает неравномерно.

При постановке цели, оценке ситуации, определении проблемы воздействия как бы накапливаются. Последовательность проявляется в активной организационной работе.

Таким образом, если постановка цели очерчивает контур ожидаемых решений, их направленность и перспективу, ситуация – реальность и практическую значимость, а проблема – конкретность, эффективность, то подготовка и принятие подлежащих реализации решений служит средством достижения намеченных целей.

Поскольку охарактеризованное обязательно и повторяется, процессу управления присуща цикличность (пульсация, «волнообразность»)