Технология «Открытое Пространство» (Open Space Technology)

Технология «Open Space» или «Открытое пространство» – это технология групповой работы, позволяющая разным людям в совместной работе эффективно находить механизмы для решения разнообразных проблем.

«Открытое пространство» используется для решения актуальных, реально существующих проблем, когда:

– проблема достаточно сложна;

–существует дефицит времени для выработки решения;

– люди, от которых зависит решение проблемы, представляют собой различные группировки;

– есть риск возникновения конфликтов.

Встреча в формате «Открытое пространство» – это:

– не мозговой штурм, так как люди вовлечены в работу и умом, и сердцем;

– не самопрезентация, а презентация нужных идей;

– не обсуждение жалоб, а выдвижение предложений;

– не «тусовка», «веселуха» и т.п., а серьезная, профессионально организованная работа.

Встреча в формате «Открытое пространство»– это серьезная бизнес – встреча, конференция, форум и пр., где делается важная работа для настоящего и будущего участников (организации, ее сотрудников, жителей и т.д.)

Условия для проведения технологии «Open Space»:

– ясная и привлекательная тема;

– группа из заинтересованных и ответственных людей (участники);

– время проведения встречи;

– место проведения встречи;

– лидер (организатор).

Выбор темы. Тема не должна становиться препятствием организуемому процессу. Она должна заинтересовать потенциальных участников, то есть должна быть как минимум понятна, как максимум, актуальна для них. В теме должна быть заключена проблема, требующая обсуждения и решения.

Участники. Их может быть от 5 до 1000 человек. Но все они должны быть заинтересованы в теме встречи и их участие должно быть добровольным. Если требуется регистрация и предоставление данных об участниках - организовать это нужно так, чтобы участие и неучастие в мероприятии нигде не афишировалось и ни на что не влияло.

Время проведения встречи.Обычно – не менее дня, но не более трёх. Один день позволяет обсудить темы, не затрагивающие глубокие организационные процессы. Два дня – минимум для качественного проживания процесса и полного раскрытия потенциала всех участников.

Место проведения встречи.Достаточно большое помещение, чтобы вместились все участники, пространство для удобного их передвижения и стулья, которые можно двигать – это то, что необходимо. Исходная расстановка может быть любая. Дальнейшая работа по группам – круг.

Лидер (организатор).Открывает встречу, освещая ее тему, делает подготовку к сбору результатов встречи, записывает формальные решения и результаты дискуссии. Основная функция лидера – поддержание атмосферы «Открытого Пространства».

Четыре принципаработы технологии « Открытое Пространство »:

Первый принцип: все пришедшие сюда люди – это наиболее подходящие участники.

Второй принцип: всё, что здесь происходит – это единственное, что здесь может происходить.

Третий принцип: процесс начинается, когда приходит время.

Четвертый принцип: если это конец, то это конец.

В процессе работы действует Закон «двух ног»:Если участник обнаружит, что оказался в ситуации, где он не можете чему-либо научиться или сделать какой-либо вклад, он ответственен за то, чтобы перейти в другое место, например, в другую группу.

Процедуры проведения «Открытого Пространства»

1. Открытие.Очень неформальное открытие работает достаточно хорошо. Ведущий формулирует тему и объясняет принципы «Оpen Space».

2. Определение повестки дня.Каждый, кто чувствует, что может предложить тему для обсуждения, актуальную для группы, формулирует ее для других участников, фиксирует название темы и свое имя, кратко презентует ее.

3. Формирование тематических групп. После того, когда все вопросы заявлены, участники делятся на группы для обсуждения вопросов. Обсуждение вопросов происходит при участии фасилитатора, который помогает заявившемуся лидеру записывать формальные решения и результаты дискуссии. Основная функция фасилитатора –поддержание атмосферы «Открытого Пространства» в группе. Фасилитатор может взять на себя функции лидера тематической группы в случае необходимости.

4. Сессии («Открытое Пространство»).Всестороннее обсуждение выбранной темы, открытая дискуссия и коллективное решение проблем участниками тематических групп.

5. План действий.Выделяются наиболее приоритетные «шаги» для предстоящих самостоятельных действий (которые зачастую оформляются в проекты), объявляются обязательства участников по выполнению этих действий.

6. Отчеты сессий. Доброволец в каждой группе делает заметки, готовится отчет о ходе и содержании обсуждения. Отчеты размещаются для всеобщего обозрения.

7. Закрытие. Далее следует общая сессия, когда все участники высказываются о прошедшем событии. Каждый из участников получает ответ обо всех сессиях.

8. Работа после мероприятия.Лидер (организаторы) оформляет полученные решения в итоговый результат и доводит его до сведения каждого участника.

Результаты работы по технологии « Открытое Пространство »:

– все САМЫЕ важные для участников вопросы будут подняты;

–участниками будут выдвинуты наиболее эффективные способы решения проблем, выработаны и согласованы совместные планы действий и стратегий;

– у участников проявится стремление к социальному партнерству и совместной ответственности.

Преимущества технологии «Открытое Пространство»

1. Технология «Открытого Пространства» является высокоэффективным средством коммуникации и выработки совместных решений.

2. «Открытое Пространство» можно применять не только как отдельную форму работы с группой, но и как часть тренинга, работу по определенному направлению или этапу какой либо деятельности.

Сложности, которые могут произойти на семинаре « Открытое Пространство»:

–участники группы могут попасть в конфликтную ситуацию;

–участники группы могут «уйти в сторону» от темы дискуссии;

–невозможно предугадать точно, что произойдет.

Преодоление трудностей в«Открытом Пространстве»

– Фасилитатору необходимо грамотно подойти к решению этой проблемы, привлечь внимание к себе и предложить выслушать точку зрения каждого участника. Нет необходимости спорить или кричать.

– Фасилитатор должен следить за ходом дискуссии и, если это необходимо, направлять группу на обсуждение той проблемы, которая была заявлена. Если же находятся те участники, которые не заинтересованы в обсуждении заявленной темы, то следует предложить им воспользоваться Законом «Двух Ног» и перейти в группу, которая занимается обсуждением интересующей их темы.

– Лидер должен действительно доверять группе в определении своего собственного пути. Попытки со стороны лидера или участников «Открытого Пространства» навязать определенные результаты полностью могут сорвать процесс. Здесь имеет важное значение второй принцип «Открытого Пространства»: что бы ни случилось – это единственное, что и могло произойти. Этот означает, что каждый из нас делает все, что может, в данное время и в данном месте, и не должен волноваться о том, что могло бы произойти, и что должно было бы произойти.

За последние годы технология Открытого Пространства неоднократно и успешно применялась в Иркутской области при проведении конференций, встреч, совещаний и т.п. для выработки решений по обсуждаемым вопросам. Она была эффективно использована в работе конференций при организации участия населения в осуществлении местного самоуправления в городе Иркутске, в работе Байкальского Гражданского Форума (2006, 2008гг.) и пр. Так, например, в Иркутске в результате работы конференций были заложены основы городских программ «Развитие общественных инициатив» (2006г.), «Взаимодействие органов местного самоуправления г. Иркутска с населением, некоммерческими организациями, территориальными общественными самоуправлениями» (2008г.), ставшими основой долгосрочной программы развития местного сообщества.

Использование данной технологии в значительной степени определяется опытом и профессионализмом организаторов, пониманием текущих задач развития территории, их умением взаимодействовать с лидерами местных сообществ. В значительной степени это творческая технология, включающая в себя различные формы общественного участия и социального партнерства. Одним из примеров, демонстрирующих эффективность работы по этой технологии, является опыт администрации города Иркутска, реализованный отделом по связям с общественностью администрации города и представленный в следующем разделе.