Этапы документооборота в бухгалтерии

Сыктывкар 2001

 

Содержание

ВВЕДЕНИЕ..............................3

 

1. Этапы документооборота в бухгалтерии...............5

 

1.1. Составление и оформление первичных документов..........7

1.1.1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов....7

1.2. Проверка первичных документов.................10

1.2.1 Правила проверки первичных документов...............10

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов.............11

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия..........12

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов...............14

1.3. Обработка документов.........................15

1.3.1. Регистры бухгалтерского учета..................15

1.3.2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского

учета.............................17

1.4. Хранение бухгалтерских документов..................18

1.4.1. Порядок хранения бухгалтерских документов.............18

1.5. Учетная политика предприятия в области документооборота.......21

 

1. Унифицированные формы документации..................22

 

2.1. Применение унифицированных форм документации............22

2.2. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной

документации..........................24

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ...........................25

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.............27

ПРИЛОЖЕНИЕ...........................28

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата

управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформ­ление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутыва­ет бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой ин­спекцией.

Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногла­сий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отноше­нию к предприятию.

Создание носителей первичной учетной информации является ответст­венным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообло­жения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассо­вые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ

и т.д.) и др.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определе­ны

назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с приня­тыми

едиными формами документов надо подробно рас­сматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юри­дической силы документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы

документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определим следующие задачи // рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы;

исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку

документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них.

Этапы документооборота в бухгалтерии

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первич­ными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально- ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составля­ются сводные

учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько ве­лик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную.

Поэтому сокращение трудоемкости учетных ра­бот путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их созда­ния или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают ли­ца, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для

отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с ут­вержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить про­хождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и провер­ки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников,

способствует усилению контрольных функций бухгалтерского уче­та, а также

повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или пе­речня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.